BPMN é a sigla para Business Process Model and Notation, uma notação visual criada para representar processos de negócio de forma padronizada. Com ela, uma empresa consegue mostrar em um diagrama quem executa cada atividade, em que ordem, quais decisões alteram o fluxo, como áreas trocam informações e o que acontece diante de exceções.

Na prática, a BPMN ajuda a tirar processos da memória das pessoas, de e-mails e de instruções dispersas. O desenho cria uma linguagem comum entre operação, gestores, analistas e TI e pode apoiar desde o mapeamento de processos até projetos de automação.

O que é BPMN?

BPMN é um padrão de modelagem de processos mantido pela Object Management Group, a OMG. A notação utiliza símbolos definidos para representar atividades, eventos, decisões, participantes, mensagens e outros elementos que compõem um processo.

Ela não é uma metodologia de gestão e não determina como uma empresa deve melhorar seus processos. Seu papel é fornecer uma linguagem visual padronizada para registrar como o trabalho acontece ou como deverá acontecer.

Qual é o objetivo principal da BPMN?

O objetivo é tornar a lógica de um processo compreensível para diferentes públicos. Um mesmo diagrama pode ajudar o gestor a enxergar responsabilidades e gargalos, o analista a documentar regras e a TI a entender requisitos para uma eventual automação.

Isso reduz interpretações diferentes sobre o mesmo fluxo e facilita a gestão de processos, principalmente quando várias áreas participam da execução.

Qual é a versão atual da BPMN?

A versão formal vigente é a BPMN 2.0.2, adotada pela OMG em janeiro de 2014. A especificação também está publicada como ISO/IEC 19510.

A versão 2 trouxe definições mais precisas para elementos, diagramas e intercâmbio de modelos, inclusive por meio de BPMN XML. Isso permite que ferramentas compatíveis troquem informações sobre os modelos com maior consistência.

Como surgiu a BPMN?

A primeira versão foi desenvolvida pela Business Process Management Initiative. Posteriormente, a iniciativa foi incorporada à OMG, que assumiu a manutenção da especificação.

As versões seguintes ampliaram e formalizaram a notação até a BPMN 2.0.2 atual.

Para que serve a BPMN?

A BPMN pode ser usada para documentar um processo existente, projetar um fluxo futuro, esclarecer responsabilidades, analisar gargalos, especificar requisitos e preparar determinados processos para automação.

Um processo de compras, por exemplo, pode mostrar desde a solicitação feita por uma área até a aprovação, consulta ao fornecedor, emissão do pedido, recebimento e encerramento. Decisões e exceções ficam explícitas no próprio fluxo.

Qual é a diferença entre BPM, BPMN, BPMS e workflow?

Os termos aparecem juntos com frequência, mas representam conceitos diferentes.

Conceito	O que significa	Aplicação
BPM	Business Process Management	Disciplina de gestão e melhoria de processos
BPMN	Business Process Model and Notation	Notação usada para representar processos
BPMS	Business Process Management Suite/System	Tecnologia para modelar, executar ou acompanhar processos
Workflow	Fluxo de trabalho	Sequência de atividades e responsabilidades

O BPM trata da gestão dos processos. A BPMN pode ser usada dentro dessa prática para representá-los. Um BPMS pode utilizar BPMN, mas não se limita a desenhar diagramas. Já workflow descreve a movimentação do trabalho entre etapas ou pessoas.

BPMN e fluxograma são a mesma coisa?

Não. O fluxograma também representa sequências visualmente, mas costuma trabalhar com um conjunto mais simples e menos específico de símbolos.

A BPMN permite representar elementos como mensagens entre participantes, eventos temporais, exceções, subprocessos e diferentes tipos de gateway. Por isso, atende melhor processos com muitas regras ou interações.

Recurso	BPMN	Fluxograma	UML
Processos de negócio	Sim	Sim	Possível
Notação formal específica	Sim	Limitada	Sim
Mensagens entre participantes	Sim	Não padronizado	Possível
Eventos e exceções	Sim	Limitado	Depende do diagrama
Foco principal	Processos	Fluxos gerais	Sistemas e software

Qual é a diferença entre BPMN e UML?

UML, Unified Modeling Language, possui vários tipos de diagramas e é muito utilizada na especificação de sistemas de software. BPMN foi desenvolvida especificamente para processos de negócio.

Como funciona um diagrama BPMN?

Um diagrama organiza o processo a partir de uma lógica de leitura. O fluxo normalmente parte de um evento inicial, passa por atividades e decisões e chega a um evento final.

Participantes podem ser separados por pools e lanes. Mensagens, documentos, sistemas, prazos e exceções ajudam a explicar como a execução realmente acontece.

Quais são os principais símbolos e elementos da BPMN?

Não é preciso decorar todo o catálogo da notação para começar. Alguns elementos aparecem na maioria dos processos.

Eventos

Os eventos são representados por círculos.

• Evento de início: Indica o que dispara o processo, como o recebimento de uma solicitação.
• Evento intermediário: Representa algo que acontece durante a execução, como espera por uma mensagem ou prazo.
• Evento de fim: Indica o término de um caminho do processo.

Atividades

São as ações executadas no fluxo. Podem representar uma tarefa realizada por uma pessoa, uma atividade automatizada ou um subprocesso.

Gateways

Gateways controlam caminhos do fluxo. Eles não representam uma tarefa de decisão, mas a lógica segundo a qual os caminhos são abertos ou fechados.

O gateway exclusivo, XOR, seleciona um caminho. O inclusivo, OR, permite um ou mais. O paralelo, AND, abre caminhos simultâneos. O gateway baseado em evento direciona o processo conforme o evento que ocorrer.

Objetos de conexão

O fluxo de sequência conecta elementos dentro de um processo. Já o fluxo de mensagem representa comunicação entre participantes diferentes.

Por isso, pools diferentes não devem ser ligados por fluxo de sequência, e o fluxo de mensagem não deve ser usado para conectar atividades do mesmo pool.

Pools e lanes

Pool representa um participante do processo, como uma empresa ou fornecedor. Lane divide responsabilidades dentro desse participante, por exemplo, Compras, Financeiro e Diretoria.

Dados e artefatos

Objetos de dados, anotações e outros artefatos acrescentam informações ao modelo sem alterar necessariamente a sequência do processo.

Quais são os tipos de diagramas BPMN?

A especificação contempla diferentes formas de representar processos.

O diagrama de processo mostra atividades dentro de um participante. O de colaboração acrescenta a interação entre dois ou mais participantes por fluxos de mensagem.

O diagrama de coreografia concentra-se nas trocas entre participantes. Já o diagrama de conversação oferece uma visão mais sintética das comunicações existentes.

O que são processos AS IS e TO BE?

AS IS representa como o processo funciona atualmente. TO BE registra como a empresa pretende que ele funcione após mudanças.

Processo AS IS

O desenho deve refletir a operação real, inclusive esperas, desvios, aprovações paralelas e atividades manuais. Se o modelo mostrar apenas o processo idealizado, problemas importantes podem ficar escondidos.

Processo TO BE

Depois de entender o processo atual, a empresa pode propor exclusões, mudanças de responsabilidade, novas regras ou automações. Esse fluxo futuro forma o TO BE.

Por que não começar diretamente pelo TO BE?

Sem compreender o AS IS, existe o risco de automatizar ineficiências existentes. Modelar primeiro a situação atual ajuda a identificar a origem de atrasos, retrabalhos e exceções antes de decidir o que mudar.

Como fazer um diagrama BPMN passo a passo?

Uma sequência prática de modelagem é:

1. Defina qual resultado o processo deve produzir.
2. Determine onde ele começa e termina.
3. Identifique participantes e responsáveis.
4. Levante como o processo realmente acontece.
5. Liste atividades e entregáveis.
6. Organize a sequência das tarefas.
7. Represente decisões e exceções.
8. Inclua mensagens, dados e prazos relevantes.
9. Valide o desenho com quem executa as atividades.
10. Retire detalhes que não ajudam a compreender o fluxo.
11. Modele o TO BE após analisar o AS IS.
12. Publique, controle versões e acompanhe o processo.

A validação com os responsáveis pela execução é especialmente importante. Um desenho tecnicamente correto, mas diferente da rotina, terá pouco valor para análise ou automação.

Exemplo de diagrama BPMN

Considere uma solicitação de compra. Um colaborador inicia o processo e preenche o pedido em uma tarefa de usuário. Dentro do pool da empresa, lanes separam Solicitante, Gestor e Compras.

O pedido segue para o gestor. Um gateway exclusivo verifica se ele foi aprovado. Em caso negativo, o processo termina como solicitação recusada. Se aprovado, Compras recebe a tarefa.

O sistema pode executar uma tarefa de serviço para registrar ou consultar dados. A comunicação com um fornecedor, representado em outro pool, ocorre por fluxo de mensagem.

Se a resposta não chegar no prazo, um evento de tempo pode iniciar um tratamento específico. O recebimento da confirmação pode ser representado por um evento de mensagem antes do encerramento do fluxo.

Quais são os erros mais comuns na modelagem BPMN?

Entre os problemas recorrentes estão diagramas grandes demais, símbolos utilizados com significado incorreto, regras não documentadas, ausência de exceções e desenhos que mostram como o processo deveria funcionar, e não como funciona.

Outro erro é começar pela automação. Antes dela, é preciso entender entradas, responsáveis, decisões, dados necessários e problemas do fluxo.

Quais são as boas práticas para criar diagramas BPMN?

Use apenas o nível de detalhe necessário para o objetivo do modelo. Nomeie atividades com verbos claros, identifique responsabilidades e modele exceções que realmente interferem no processo.

Também é recomendável controlar versões e manter a documentação acessível. O processo muda com políticas internas, sistemas, produtos e regras de negócio, portanto o diagrama precisa acompanhar essas alterações.

Todo diagrama BPMN pode ser automatizado?

Não. Um modelo pode existir somente para comunicação ou análise.

Modelo descritivo

Apresenta o processo em nível suficiente para compreensão de gestores e equipes.

Modelo analítico

Adiciona informações que permitem examinar decisões, exceções, responsabilidades e possibilidades de melhoria.

Modelo executável

Precisa atender requisitos técnicos da ferramenta usada na execução, além de ter regras, dados e integrações definidos.

Desenhar um fluxo em BPMN, portanto, não significa que ele possa ser executado automaticamente.

Qual é a relação entre BPMN e DMN?

BPMN representa o fluxo do processo. DMN, Decision Model and Notation, é voltada à modelagem de decisões e regras. As duas especificações podem ser combinadas quando uma decisão do processo exige uma lógica própria mais detalhada.

Quando usar BPMN e quando usar um fluxograma simples?

Um fluxograma pode ser suficiente para processos curtos, lineares e usados apenas para comunicação.

BPMN tende a ser mais adequada quando existem várias áreas, mensagens externas, decisões, eventos, exceções, subprocessos ou intenção de avançar para automação de processos.

Como escolher uma ferramenta BPMN?

Além da interface de desenho, avalie se a ferramenta atende ao uso pretendido. Alguns critérios são:

• compatibilidade com BPMN 2.0;
• validação da notação;
• importação e exportação em BPMN XML;
• colaboração e controle de versões;
• documentação e permissões;
• segurança;
• integração com outros sistemas;
• formulários e regras de negócio;
• controle de SLA;
• indicadores e monitoramento;
• recursos de execução, quando necessários;
• facilidade de manutenção dos modelos.

Uma ferramenta simples pode atender à documentação. Para processos operacionais, integração e monitoramento passam a ter peso maior.

Como transformar BPMN em melhoria de processos?

Depois de validar o AS IS, o diagrama permite localizar esperas, atividades duplicadas, transferências excessivas e exceções frequentes. A partir daí, a empresa pode desenhar o TO BE e definir quais mudanças serão implementadas.

A otimização de processos deve ser acompanhada por indicadores como tempo de ciclo, tempo de espera, cumprimento de SLA, retrabalho, custo por execução, volume processado, taxa de exceção e percentual de automação.

Como o BPMN se conecta ao ERP e à automação?

O ganho operacional aparece quando o desenho se conecta à execução. Em vez de uma aprovação permanecer apenas no diagrama, por exemplo, um sistema pode encaminhar tarefas, registrar decisões, cobrar prazos e manter o histórico.

No ecossistema Sankhya, o Sankhya Flow permite modelar e acompanhar processos e integrá-los à operação. A documentação atual da solução confirma recursos de modelagem, gestão de atividades e representação gráfica baseada em BPMN.

Com isso, o fluxo pode se relacionar aos dados transacionais do ERP Sankhya, reduzindo a distância entre o processo desenhado e as operações registradas no sistema.

Essa integração também abre espaço para iniciativas de hiperautomação, desde que regras, dados, integrações e exceções estejam definidos antes da execução automatizada.

Transforme o desenho do processo em uma operação acompanhável

Um diagrama só gera resultado quando ajuda a empresa a compreender e tratar problemas reais do processo. Isso significa validar o fluxo com quem executa, revisar gargalos antes de automatizar e acompanhar o desempenho depois das mudanças.

O Sankhya Flow aproxima modelagem, tarefas, aprovações e acompanhamento da operação registrada no ERP. Assim, a empresa consegue trabalhar processos com responsabilidades, prazos e histórico definidos.

Conheça as soluções da Sankhya para transformar seus diagramas em processos integrados, acompanháveis e preparados para evoluir.