Em um cenário empresarial em que a gestão de tempo, a produtividade, o controle de perdas de produção e a redução de desperdícios são imperativos, a conferência de mercadorias se destaca como um exemplo de processo que abrange todas essas variáveis essenciais.
Compreender como realizar a conferência de mercadorias de maneira adequada no estoque e otimizar esse processo são fatores-chave para alcançar melhores resultados.
Resumidamente, a conferência de mercadorias envolve a verificação minuciosa dos itens em estoque, assegurando que tanto a qualidade quanto a quantidade estejam corretas. Essa etapa está diretamente vinculada às estratégias de armazenagem adotadas e pode gerar benefícios substanciais.
Mas não para por aí. A conferência de mercadorias vai muito além. Saiba o que é e por que é importante fazê-la com eficiência.
O que é conferência de mercadorias?
A conferência de mercadorias é uma etapa crucial no processo logístico, na fase de verificação da conformidade dos produtos com os requisitos estabelecidos pelo negócio.
Durante a conferência, é necessário checar se os itens recebidos correspondem aos registros, conferir as características, garantir a contagem correta e avaliar a integridade e as condições gerais.
O objetivo principal da conferência de mercadorias é potencializar a produtividade e reduzir desperdícios, possibilitando uma ação assertiva para reduzir gargalos e minimizar perdas.
Alguns dos principais benefícios de uma conferência de mercadorias bem executada incluem:
- Redução de perdas e prejuízos;
- Identificação de avarias antes que cheguem ao cliente;
- Diminuição de erros e retrabalho;
- Detecção mais rápida de divergências de dados;
- Organização adequada do estoque, entre outros.
Quando a conferência de mercadorias é realizada de maneira eficiente, é possível evitar erros comuns que ocorrem nesse processo, como: falta de planejamento, supervisão insuficiente, ausência de padronização e regras na conferência e falta de orientação sobre como lidar com problemas que possam surgir.
Dessa forma, compreender e implementar uma conferência de mercadorias eficiente é essencial para garantir o bom funcionamento dos processos logísticos, aumentar a eficiência operacional e assegurar a satisfação e a fidelização do cliente.
Por que é importante fazer conferência de mercadorias?
Conforme dito anteriormente, a conferência de mercadorias desempenha um papel de extrema importância para as empresas, pois pode ser um fator determinante para o sucesso no mercado.
Uma política clara e eficiente em relação ao estoque é essencial para garantir o controle adequado das entradas e saídas de produtos.
Um estoque bem organizado, resultado de uma conferência de mercadorias eficiente, agiliza o processo de reposição de produtos. Isso significa que os colaboradores têm acesso rápido e fácil aos itens necessários, permitindo uma ação mais ágil e eficiente.
Em termos gerais, a conferência de mercadorias diferencia empresas bem organizadas das demais. Quando esse processo é realizado adequadamente, o fluxo de reposição de produtos se torna mais satisfatório e os gestores têm acesso a informações mais precisas.
Por outro lado, a ausência ou a realização da conferência de mercadorias sem critérios pode gerar uma série de problemas. Desvios, erros de contagem, divergências de dados e falta de controle podem comprometer a eficiência operacional, resultando em prejuízos financeiros, insatisfação dos clientes e perda de competitividade no mercado.
A conferência também ajuda a identificar possíveis problemas, como produtos vencidos, danificados ou furtados. Isso permite ação imediata para mitigar perdas e melhorar a segurança do estoque.
Como é feita a conferência de mercadorias?
Os detalhes exatos do processo de conferência de mercadorias variam dependendo do negócio e do setor, mas geralmente existem etapas comuns que são seguidas na realização da conferência de mercadorias.
Preparação
Antes de iniciar a conferência, é importante ter um planejamento adequado. Isso inclui revisar a documentação relacionada às mercadorias, como notas fiscais, ordens de compra ou guias de remessa, para entender as informações-chave, como quantidades, descrições dos produtos e especificações.
Descarregamento e conferência de mercadorias física
Após o recebimento das mercadorias, é necessário descarregá-las e realizar uma conferência física. Nessa etapa, os itens são comparados com as informações documentadas para verificar a exatidão.
É importante avaliar se as quantidades estão corretas, se os produtos correspondem às descrições, se há danos visíveis ou qualquer outra questão que possa afetar a qualidade.
Verificação de qualidade
Além da conferência visual, pode ser necessário realizar testes ou inspeções de qualidade específicas, dependendo do tipo de mercadoria. Isso pode incluir a verificação de aspectos como peso, medidas, funcionalidade, validade ou qualquer critério de qualidade relevante para o produto em questão.
Registro de dados
Durante a conferência, é essencial documentar todas as informações relevantes, como quantidades verificadas, eventuais discrepâncias encontradas, avarias, registros fotográficos ou qualquer outra observação importante. Esses registros serão valiosos para futuras referências e para acompanhar o desempenho do fornecedor.
Resolução de problemas
Caso sejam encontradas divergências ou problemas durante a conferência, é necessário tomar medidas apropriadas. Isso pode envolver a comunicação imediata com o fornecedor, o preenchimento de relatórios de não conformidade, a solicitação de substituição ou reembolso, ou qualquer outra ação necessária para resolver a questão de forma eficiente.
Atualização do sistema de estoque
Após a conferência, é fundamental atualizar o sistema de controle de estoque com as informações corretas sobre as mercadorias recebidas. Isso garantirá a precisão dos registros e permitirá uma gestão eficiente do estoque.
É importante ressaltar que a conferência de mercadorias pode ser realizada manualmente ou com o auxílio de tecnologias, como leitores de códigos de barras, sistemas de identificação por radiofrequência (RFID) e sistemas de gestão integrado (ERP).
Essas ferramentas podem agilizar o processo e aumentar a precisão dos registros. E, quando aliadas às dicas a seguir, podem potencializar ainda mais os resultados do negócio.
Dicas de como fazer conferência de mercadorias
Para realizar a conferência de mercadorias de forma eficiente, coloque essas dicas em prática:
1. Acompanhe a logística e monitore as entregas
Mantenha uma comunicação clara com os fornecedores e parceiros logísticos para agendar as entregas de acordo com as necessidades da empresa.
Acompanhe o status da entrega por meio de ferramentas de monitoramento para garantir que as mercadorias cheguem no prazo e estejam disponíveis para a conferência.
2. Capacite os colaboradores
Forneça treinamentos adequados aos funcionários responsáveis pela conferência de mercadorias. Eles devem estar familiarizados com os procedimentos, critérios de qualidade e técnicas de verificação.
3. Faça conferência da nota
Compare os dados da nota fiscal com as informações das mercadorias recebidas. Verifique se as descrições, as quantidades e os valores estão corretos. Qualquer divergência deve ser prontamente comunicada ao fornecedor para correção.
4. Observe a tributação
Esteja atento às obrigações tributárias relacionadas à entrada de mercadorias, como a conferência de notas fiscais e o cálculo dos impostos devidos. Certifique-se de que a documentação fiscal esteja correta e em conformidade com a legislação vigente.
5. Tenha um bom relacionamento com fornecedores
Mantenha uma relação próxima e transparente com os fornecedores. Estabeleça critérios claros de qualidade, prazos de entrega e políticas de devolução.
Avalie regularmente o desempenho dos fornecedores e, se necessário, reavalie parcerias para garantir uma cadeia de suprimentos confiável.
6. Verifique a quantidade e a qualidade das mercadorias
Ao realizar a conferência, verifique cuidadosamente a quantidade de mercadorias recebidas. Utilize instrumentos adequados, como balanças e medidores, para garantir uma contagem precisa. Avalie também a qualidade dos produtos, verificando aspectos como integridade, embalagem, validade e especificações técnicas.
7. Aplique a gestão estratégica usando um ERP
Utilize um sistema de gestão integrado (ERP) para auxiliar na conferência de mercadorias. Dessa forma, é possível fazer o registro e o acompanhamento eficiente de todas as etapas do processo, desde o recebimento até a atualização do estoque.
E os dados fornecidos pelo ERP são valiosos para a análise e a tomada de decisões estratégicas.
Seguir essas dicas vai auxiliar na realização de uma conferência de mercadorias eficiente, garantindo o controle adequado do estoque, a qualidade das mercadorias e a conformidade com as obrigações fiscais.
ERP Sankhya para conferência de mercadorias
Se você chegou até aqui, entendeu que investir em uma conferência de mercadorias bem estruturada e eficiente traz inúmeros benefícios, como a redução de perdas, a identificação precoce de problemas, a agilidade no processo de reposição de produtos e a melhoria na gestão de dados.
A conferência de mercadorias também diferencia as empresas organizadas das demais, proporcionando um fluxo de operações mais satisfatório e informações mais precisas para os gestores.
Lembramos que o uso de tecnologias como um sistema ERP permite integrar e automatizar as etapas do processo, desde o recebimento até a atualização do estoque, fornecendo uma visão abrangente e em tempo real das operações. Assim, é possível tomar decisões estratégicas baseadas em informações confiáveis e impulsionar a eficiência da empresa.
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