Diferenças no estoque? Veja como apurar as causas

Possivelmente você já passou por esse problema: após realizar o inventário do estoque, percebe que o estoque físico não condiz com o que está registrado. Isso é motivo de preocupação, mas, com as informações que preparamos neste post, você verá que não é difícil encontrar a origem das diferenças no estoque.

Essa diferença pode acontecer por diversos fatores. Por isso, é importantíssimo que a empresa e suas filiais criem o hábito de apurar as causas de diferenças entre estoque físico e estoque registrado. Mas, por onde começar? O primeiro passo é levantar as possíveis causas de diferenças no seu estoque.

Quais são as possíveis causas de diferenças no estoque?

Levantamos aqui os principais motivos que podem levar a diferenças entre o estoque disponível e o estoque registrado. Elas podem ser tanto na quantidade (para mais ou para menos) quanto no tipo de produto:

• Não registrar todas as movimentações de entrada e saída de produtos (compra, venda, perdas, trocas, devoluções, saída para consumo interno etc.);
• Erro nos lançamentos (tipo de produto ou quantidade diferente);
• Lançamento correto e operação física errada (entrega do produto errado);
• Baixa do produto incorreto na venda (baixar produto similar);
• Furtos internos;
• Falha na configuração do software utilizado pela empresa.

Agora que você já sabe quais motivos podem levar a sua empresa a ter diferenças no estoque, o próximo passo é encontrar quais são as verdadeiras causas dessas diferenças terem ocorrido.

Como encontrar as causas de diferenças no estoque?

Em 6 passos, é possível identificar o que aconteceu para que o seu estoque tenha apresentado diferenças. Acompanhe:

• Confira a quantidade exata de produtos no estoque físico;
• Verifique se está faltando o registro de algum lançamento (vendas ou compras);
• Confira se os produtos vendidos estão sendo registrados corretamente;
• Verifique se os produtos similares não estão sendo confundidos no lançamento ou na operação física;
• Compare vendas x caixa (diferenças no caixa podem indicar vendas não registradas);
• Confira se o sistema está configurado corretamente.

Identificada uma divergência no estoque, não apenas faça o ajuste na quantidade de produtos, mas também apure quais causas geraram o descontrole. Assim, é possível tomar medidas corretivas para evitar que os erros não se tornem recorrentes.

Como acontece na prática

Andressa trabalha em uma rede de materiais para construção e é a responsável pelo processo de compras e também pelo controle de estoques na filial de sua cidade.

Nas últimas semanas, Andressa recebeu queixas dos vendedores de que estavam perdendo vendas, pois no software utilizado pela empresa constavam os produtos em estoque, mas eles não se encontravam no estoque físico.

Buscando entender o que poderia estar acontecendo, Andressa realizou um inventário rotativo, priorizando a contagem dos últimos produtos que apresentaram esse problema, e começou a investigar:

• Verificou se os produtos realmente não estavam no estoque em um lugar diferente do habitual;
• Analisou os últimos registros de vendas para assegurar-se de que, no dia das saídas, o caixa foi fechado corretamente;
• Verificou se houve alguma devolução ao fornecedor que possa não ter sido registrada;
• Analisou os registros das entradas de compras e, enfim, encontrou o erro: o fornecedor enviava a mercadoria acompanhada da nota fiscal de entrada. Posteriormente, a mesma nota era enviada por correio acompanhada das duplicatas para pagamento. Nesse momento, a entrada da nota era feita novamente, o que duplicava o número de produtos em estoque.

Para resolver o problema definitivamente, bastou uma simples configuração no software utilizado pela empresa para que fosse feita a validação das notas fiscais, barrando o lançamento de notas com o mesmo número para um mesmo parceiro.

E, para corrigir o que já estava errado, Andressa tirou um relatório de todas as notas com a mesma numeração, agrupando por parceiro, e fez a exclusão, já que, além de erros no estoque, esse problema estava impactando diretamente na contabilidade.

Viu como não é tão difícil resolver problemas de diferenças no estoque? Para seguir aprimorando seus conhecimentos nesta área, sugerimos que você baixe nosso eBook sobre como alinhar compras e estoque: