Um dos momentos mais marcantes na relação entre empresa e ERP é a tão temida implantação, que leva muito tempo, exige muito esforço e, obviamente, custa dinheiro.
Por ser um processo tão importante para que seu sistema de gestão funcione bem e atenda suas demandas, nós decidimos compilar tudo que você precisa saber sobre a implantação do seu ERP.
Neste artigo você irá entender melhor para que serve um sistema de gestão, conhecer as partes mais relevantes do processo de implantação desse software e, por fim, te daremos 5 dicas sobre o que levar em consideração para fazer uma boa implantação do seu ERP. Vamos lá?
Para que serve um ERP?
Antes de te contar os pontos mais relevantes a respeito da implantação de um software de gestão empresarial, é necessário que você conheça mais sobre o papel de um ERP dentro da sua empresa.
Seja no setor de atacado, varejo, indústria, agro, serviços ou qualquer outro: a implantação de um ERP é realizada com o intuito de melhorar a gestão estratégica e promover melhor fluidez dos processos internos do seu negócio.
Dentre os benefícios oferecidos por um sistema de gestão de qualidade, estão:
- Mais facilidade para realizar a sua gestão tributária
- Redução de custos
- Otimização dos processos internos
- Melhoria na produtividade
Diversos outros fatores podem ser citados, como mais facilidade para gestão financeira e até mesmo maior agilidade na tomada de decisão. No entanto, é preciso estar atento ao procurar por um fornecedor.
O momento de implantação do seu ERP pode ser turbulento, pois custa muito tempo e dinheiro. Por isso é importante entender como será realizada a implantação do sistema em sua empresa.
Como é o processo de implantação do ERP?
Por mais que planos diferentes de implantação possam ser traçados para cada empresa, ainda é possível te mostrar um overview desse processo e te preparar para o que está por vir.
- Planejar e avaliar
A implantação de um ERP irá afetar diversas áreas e processos de sua empresa, afinal, este é o intuito do software de gestão. Portanto, é importante ter em mente que mudanças irão ocorrer internamente em sua empresa e se preparar para a adaptação da sua futura solução.
- Entender o próprio sistema
Antes que a implantação comece, é preciso que você entenda, de fato, quais são as funcionalidades do ERP que se aplicarão ao seu negócio e em quais processos seu novo software irá atuar.
- Ter em mente quanto vai custar
O custo de um ERP não termina junto com o fim da implantação do sistema, por isso, é necessário que você tenha o planejamento e controle do quanto será gasto no total. Portanto, leve em conta quanto tempo o projeto irá durar, o treinamento dos profissionais que executarão seu software, a licença de uso e outros possíveis imprevistos e custos.
- Inserir dados precisos
Um dos momentos mais relevantes ao implantar seu ERP é quando ocorre a inserção dos dados na plataforma. No entanto, é necessário ter muita cautela e ser minucioso ao incluir seus dados, que – caso sejam inseridos incorretamente – podem inviabilizar o funcionamento correto de seu sistema e, muitas vezes, não é possível corrigir isso depois.
O que levar em consideração para fazer uma boa implantação do seu ERP
Agora que você já tem noção de como vai ser a implantação de seu software, nós separamos algumas dicas para te ajudar neste processo.
São cinco passos que irão clarear a sua mente e tornar seu primeiro contato com sua solução muito menos turbulento:
1- Escopo e definição
Antes de tudo, você precisa ter um escopo e uma definição clara de qual rumo será tomado e o que vai ser implantado em sua empresa.
Sem esse norte, seus colaboradores e equipes podem começar a se desorientar dentro desse processo, contrabandeando para o processo uma série de coisas que não fazem parte do foco de sua empresa.
Por conta disso, é importante que esteja clara a definição do que você deseja levar adiante e implantar em seu negócio. Para isso, é possível contar com a ajuda do seu fornecedor.
2- Cronograma
Já com seu escopo e definição prontos, está na hora de definir um cronograma que detalha os caminhos a serem seguidos nesta implantação. Uma ferramenta útil para esse momento é a 5W2H, que estabelece os seguintes passos:
- O que?
Deixe claro o que vai ser realizado.
- Por que?
Levante os motivos que te levaram a buscar esta implantação.
- Quem?
Delegue papéis! Quem será responsável pelo que?
- Quanto?
Tenha claro e definido quanto você gastará em todo o processo.
- Como?
Estabeleça como será feita a implantação.
- Quando?
Coloque prazos nas entregas e acompanhe rigidamente os deadlines.
- Onde?
Sempre se certifique que tudo está sendo feito no lugar certo.
3- Dedicação das equipes
Outro fator que você precisa levar em consideração é que as equipes irão precisar participar e ajudar no processo de implantação do novo ERP, o que – muitas vezes – implica em um trabalho dobrado do seu time.
Isso porque não é possível que as tarefas do dia a dia sejam abandonadas para que os funcionários se dediquem exclusivamente à implantação.
Obviamente, existem exceções. Caso a realidade de sua empresa permita, é interessante ter times que se dediquem completamente ao processo de implantação do ERP.
Uma boa implantação implica o envolvimento e orientação da sua equipe.
4- Checklist
À medida que as tarefas vão sendo executadas, você precisa marcar o que está sendo feito, o que necessita de correção e, além disso, é necessário ter a serenidade de saber o que é preponderante para continuar.
É preciso também saber o momento de recuar e, se for o caso, atrasar o seu cronograma em nome de uma boa implantação.
O checklist, no entanto, não serve para você ficar somente conferindo se está tudo ok. Essa ferramenta, na realidade, é essencial para que você mantenha sempre o controle da situação e do que não está sendo feito conforme o esperado.
5- Auditoria
Antes de colocar tudo o que foi realizado na implantação para rodar, você precisa promover uma auditoria.
Mas, como fazer isso?
Será necessário que você realize um processo de simulação, considerando o andamento das coisas dentro de sua empresa na vida real – ou seja, levando em conta os acontecimentos e ações do dia a dia.
Quando você faz essa auditoria, também é preciso ter consciência e serenidade, pois caso seja necessário dar um passo atrás, você não siga com o projeto que pode comprometer uma implantação de qualidade.
Você está passando por uma implantação de ERP ou irá logo entrar nesse processo?
Conte nos comentários qual é a sua experiência com a sua solução!
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Basta clicar na no vídeo abaixo para conferir o conteúdo sobre uma boa implantação do seu sistema de gestão.
