Quando há movimentações de entradas e saídas de diferentes locais de estoque na sua empresa, como elas são registradas? Existe o cuidado em informar a transferência de estoque para um controle mais preciso e organizado?

O registro de transferência de estoque tem importante papel para o dia a dia da empresa, contribuindo para:

  • facilitar a localização dos produtos no estoque;
  • assegurar a disponibilidade de mercadorias para venda ou produção;
  • apurar as divergências entre o estoque físico e o estoque controlado nos diferentes locais.

Trouxemos neste artigo tudo o que você precisa saber para adequar o registro de transferência de estoque na sua empresa. Continue a leitura e fique por dentro!

Conheça os tipos de transferência de estoque

A transferência de estoque pode ocorrer de forma interna (entre locais da mesma empresa) ou externa (entre empresas do mesmo grupo). Saiba mais sobre cada um desses tipos:

Transferência de estoque interna: entre locais da mesma empresa

Transferências entre locais ou transferências de estoque internas são todas as rotinas de movimentações de mercadorias que ocorrem entre pontos de estocagem diferentes na mesma estrutura física.

Por exemplo, podem ser consideradas transferências de estoque internas:

  • transferência entre estoque andar 1 e vitrine;
  • transferência entre estoque andar 2 e estoque de produtos defeituosos etc.

O registro das transferências de estoque internas é apenas gerencial, para controle interno e não há a necessidade de ser resguardado por Nota Fiscal.

Transferência de estoque externa: entre empresas do mesmo grupo

Já as transferências entre empresas do mesmo grupo ou transferências de estoque externas são caracterizadas pelas saídas de produtos para armazenagem de uma estrutura física para outra.

Por exemplo, podem ser consideradas transferências de estoque externas:

  • transferências entre filiais;
  • transferências entre depósitos;
  • transferências entre centros de distribuição etc.

Para o registro das transferências de estoque externas, é necessária a emissão de nota fiscal de transferência.

Na operação diária desses estoques, independente de qual seja a destinação dada aos materiais, sempre que houver qualquer transferência de estoque, é necessário fazer o registro dessa mudança de local, atualizando a quantidade dos produtos no ponto de origem (saída) e também no ponto de destino (entrada).

As transferências podem, além de atualizar estoques, atualizar também custos. Por exemplo, quando ocorre uma transferência entre uma empresa e um centro de distribuição, existirão custos de fretes, seguros etc.

Para mais informações sobre registro de estoque, leia: Passo a passo para registro de entradas e saídas no estoque

Qual é a melhor forma de fazer o registro de transferência de estoque?

Existem três principais maneiras de registrar transferências de estoque. A seguir, você conhece cada uma delas e em quais situações elas são recomendadas:

De forma manual

Manualmente, o registro de transferência de estoque pode ser feito utilizando fichas de papel ou por meio das lembranças de entradas/saídas ocorridas ao organizar os estoques.

Nesse caso, é necessária a realização manual de dois lançamentos: o lançamento de saída no estoque de origem da transferência e o lançamento de entrada no estoque de destino.

Para quem é recomendada: a forma manual de registrar transferências de estoque pode ser utilizada por empresas com baixo volume de estoques e dois ou três locais de armazenagem. É preciso destacar que, por ser realizado manualmente, esse método está mais sujeito a erros.

De forma eletrônica-manual

O registro de transferência de estoque também pode ser feito utilizando um programa simples ou planilhas eletrônicas.

Para esse tipo de registro, também é necessária a realização de dois lançamentos: o lançamento de saída no estoque de origem da transferência e o lançamento de entrada no estoque de destino.

Para quem é recomendada: essa forma de registrar transferências de estoque pode ser utilizada por empresas com baixo volume de estoques e poucos locais de armazenagem.

Por meio de sistema integrado de gestão

A maneira mais prática e segura de registrar transferências de estoque é utilizando um sistema integrado de gestão (ERP).

Automaticamente, o sistema realiza tanto a saída do estoque de origem quanto a entrada no estoque de destino.

Para quem é recomendada: essa forma de registrar transferências de estoque é recomendada para empresas que trabalham com uma quantidade significativa de estoque e possuem diferentes locais de armazenagem.

Na prática, como é feito o lançamento de uma transferência de estoque usando um ERP?

A exatidão das informações relacionadas ao estoque é fundamental para empresas que priorizam sua gestão.

Por um lado, o excesso de estoques representa custos operacionais e de oportunidade do capital empatado.

Por outro lado, níveis baixos de estoque podem originar perdas de economias e custos elevados devido à falta de produtos.

Além de representar um significativo investimento de capital, o estoque é visto como um fator potencial de geração de negócios e lucros.

Quando a empresa possui um sistema integrado de gestão (ERP), o controle de estoque é facilitado. Por exemplo, para fazer o lançamento de transferência entre locais diferentes de estoque na mesma empresa, é preciso informar os produtos, as quantidades, a data e o local de origem e destino.

Com apenas esse lançamento, o sistema automaticamente dá baixa no estoque de origem e registra a entrada no estoque de destino. Confira na imagem:

Além da precisão e da agilidade nas informações, um bom software de gestão de estoques oferece outras vantagens, como:

  • visualização de todos os produtos cadastrados no sistema;
  • fácil localização interna dos produtos no estoque;
  • acompanhamento de saldo em tempo real;
  • preço de custo atualizado, por produto;
  • opções de relatórios fiéis de produtos, por ponto de estocagem.

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