Entenda nesse artigo como identificar e o seu sistema ERP atende às necessidades de gestão e processos da sua empresa, e como escolher o software ideal.
Ao escolher um sistema ERP para a sua empresa, é importante avaliar todos os recursos disponíveis e se ele irá atender as necessidades atuais ou futuras do negócio. É importante essa análise para não ser necessária a troca de ERP a curto prazo.
Sempre que a empresa alcança seus objetivos e começa a crescer, automaticamente surgem novas necessidades, novos problemas, novas rotinas de trabalho e novas demandas. Com essa atual realidade, muitos sistemas ERPs não conseguem oferecer as ferramentas essenciais para essa nova forma de trabalhar e, com isso, se tornam obsoletos.
Neste artigo, explicamos o conceito de sistema ERP, a importância de ter esse software na sua empresa, suas principais vantagens e como identificar se o seu ERP atende às necessidades do seu negócio. Confira!
O que é sistema ERP e como ele surgiu?
O sistema ERP, Enterprise Resource Planning, que, em português, é conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, é um software que faz o gerenciamento dos processos empresariais de forma a integrar, armazenar e distribuir dados.
Ele oferece recursos essenciais para empresas que desejam otimizar a rotina de trabalho, melhorar os processos internos, independente do setor, aumentar a produtividade e oferecer um produto/serviço final de qualidade no mercado.
Uma das maiores vantagens no funcionamento do ERP é a possibilidade de centralizar os dados e informações de todos os setores. Esse diferencial permite aos gestores uma análise mais precisa do desempenho do negócio, diminui o tempo dos processos burocráticos e facilita a comunicação interna, melhorando, assim, a execução dos processos.
O ERP surgiu há mais de 100 anos, especificamente em 1913, quando o engenheiro Ford Whitman Harris desenvolveu um modelo que na época era conhecido como EOQ (Economic Order Quantity), em português, Quantidade de Ordem Econômica. O objetivo desse modelo era fazer a programação dos processos de produção, baseados em papel.
Em 1964, tudo mudou quando a Black & Decker se tornou a primeira empresa a adotar um sistema de planejamento focado nas necessidades de materiais, também conhecido como MRP (Material Requirements Planning). O MRP era uma junção de conceitos do EOQ integrados a um computador.
Em seguida, no ano de 1983, surgiu a MRP II e, assim, ao longo das décadas, o sistema foi se desenvolvendo, evoluindo e integrando novos setores, para chegar à tecnologia inovadora que é hoje o sistema ERP.
Qual a importância de ter sistema ERP na empresa?
O sistema ERP é importante para dar agilidade nos processos organizacionais e, assim, otimizar o tempo das tarefas e aumentar a produtividade. Com demandas mais rápidas e executadas com qualidade e assertividade, a empresa consegue conquistar os clientes e fidelizá-los com um produto ou serviço de alto nível.
Com a concorrência cada vez maior, o uso do ERP para o crescimento dos negócios no mercado é cada dia mais essencial para empresas que desejam destaque. Uma pesquisa da IDG Research Services, realizada com pequenas e médias empresas dos Estados Unidos, mostrou que as empresas que utilizam o sistema de gestão crescem 35% mais rápido do que as que não usam.
Ainda segundo o levantamento, as organizações que utilizam o software também têm 10% mais produtividades que as outras. Isso mostra a importância da automatização na rotina de uma empresa para facilitar a execução dos processos.
Com a integração de dados dos setores, as informações são encontradas com facilidade pelos colaboradores, o que economiza tempo, reduz burocracias e mantém a equipe alinhada com os objetivos da organização.
Assim, o trabalho é feito com melhor direcionamento, os gestores conseguem monitorar o desempenho com precisão e dar o feedback necessário aos funcionários. Com toda a empresa em sincronia, utilizando as ferramentas e os recursos oferecidos pelo sistema ERP, é possível melhorar o resultado final e aumentar a lucratividade.
Como o sistema ERP atua em uma empresa?
O sistema ERP auxilia os gestores na administração, organização e monitoramento em tempo real do desempenho do seu setor. Dessa forma, é possível identificar tanto gargalos quanto oportunidades e fazer as modificações necessárias nas atividades. Com isso, a rotina de trabalho é otimizada e mais alinhada com os objetivos e as metas.
Esse gerenciamento é essencial para que os processos organizacionais, tanto internos quanto externos, possam evoluir de forma a impactar positivamente o resultado final. A integração de dados facilita a execução das tarefas e diminui as chances de falhas de informações, que geram problemas que demandam tempo para solucionar e muitas vezes gastos extras.
Todas as áreas são beneficiadas com o uso do sistema ERP, já que ele pode atuar de diversas maneiras na empresa. Entre as principais formas de aproveitar os recursos e as ferramentas que o software oferece, estão:
- Financeiro e contábil;
- Fiscal e tributário;
- Gestão de pessoas;
- Controle de vendas;
- Compras e estoque;
- Produção;
- Sistema WMS;
- Sistema CRM;
- Controle de entregas.
Quais são as vantagens de um sistema ERP?
Falamos anteriormente sobre uma das principais vantagens de ter o sistema ERP na rotina de trabalho, que é a integração dos dados e informações. Mas o software também oferece outras diversas e que fazem a diferença na entrega final do produto ou serviço. A seguir, listamos os principais benefícios do ERP.
1. Diminuir gastos
Com o monitoramento em tempo real dos processos, os gestores conseguem obter informações precisas sobre as atividades, através de indicadores de desempenho e relatórios detalhados. Com isso, é possível ter um controle de gastos mais assertivo, avaliando os gastos que são necessários e os que podem ser reduzidos ou eliminados.
O ERP auxilia no controle dos custos de todos os setores, de forma a manter a boa qualidade e produtividade do trabalho, mas sem gastos desnecessários. Um dos exemplos que podemos citar é o controle de estoque, que passa a ser bem gerenciado para evitar o excesso de produtos, que implica em dinheiro parado.
2. Monitorar o desempenho
Uma ótima vantagem que o sistema ERP proporciona para o negócio é o monitoramento do desempenho, seja de produção, de vendas ou de outras áreas. Com esse controle, os gestores conseguem avaliar as ações que geram bons resultados e as que precisam de ações corretivas.
Através dos indicadores de desempenho, é possível estruturar estratégias precisas para elevar a performance das atividades, dar feedbacks à equipe, reorganizar metas, eliminar ações desnecessárias, entre outros benefícios. Assim, os setores e os processos permanecem alinhados com o propósito da empresa.
3. Reduzir falhas
Com a automatização dos processos, as chances de falhas e problemas, tanto na execução das atividades quanto no fornecimento de dados, são reduzidas. Principalmente quando se trata de tarefas feitas de forma manual e burocráticas, em que as possibilidades de erros são grandes.
O ERP oferece segurança e assertividade, evitando retrabalho e, muitas vezes, gastos. Com a centralização das informações, a comunicação interna fica mais ágil e clara, o que também ajuda na diminuição de problemas com o fornecimento de dados.
4. Auxiliar as tomadas de decisões
Com os relatórios detalhados e as informações dos indicadores que o sistema ERP fornece, os gestores têm acesso a dados que auxiliam nas tomadas de decisões, independente do setor. Assim, é possível criar estratégias, planejamentos e metas coerentes com as necessidades do negócio.
Com as informações disponíveis de forma ampla e objetiva, os gestores conseguem fazer uma avaliação mais concreta do seu setor ou do negócio como um todo. Dessa forma, é fácil detectar problemas e fazer as correções com rapidez, além de identificar oportunidades que ajudam no crescimento do negócio.
5. Possuir mobilidade
O sistema ERP utiliza a computação em nuvem, o que garante agilidade, segurança e mobilidade. Com isso, os colaboradores conseguem acessar todas as informações, tanto através dos computadores quanto de aplicativos para tablets e smartphones.
Com a necessidade apenas da internet, o sistema pode ser acessado em tempo real e de qualquer lugar, o que facilita o trabalho da equipe. Assim, o profissional consegue ter acesso a todas as suas funções e consegue concluí-las de onde estiver.
6. Oferecer segurança de dados
Por ser um sistema com integração de dados e possuir um armazenamento alto de informações, o sistema ERP oferece segurança para as informações da empresa. Assim, é possível diminuir gastos com outros softwares específicos para proteção. O ERP garante a segurança de todas as informações do Data Center, evitando os riscos de ciberataques.
Como identificar se o seu sistema ERP atende às necessidades do seu negócio?
Listamos algumas dicas e um passo a passo para você identificar se o seu ERP tem atendido com eficiência a sua empresa.
1. Certifique-se de que você realmente utiliza um sistema ERP
O primeiro passo para saber se o seu ERP atual responde às necessidades da sua empresa é verificar se o sistema utilizado na sua empresa é realmente um ERP, isto é, um sistema de gestão integrado. Afinal, pode ser que você utilize um software destinado à gestão de uma área específica do seu negócio – como um CRM, que é o “Customer Relationship Management” (em português, gestão de relacionamento com o cliente), por exemplo.
Os ERPs caracterizam-se por integrar todas as áreas da empresa. Por isso, são também chamados de sistema de gestão integrado. Diferente de um software de controle de estoque, por exemplo, ele armazena, centraliza e cruza os dados de todos os setores do negócio.
Talvez, seus problemas estejam surgindo justamente porque você precisa utilizar um sistema de gestão integrada.
2. Analise a relação entre custo e benefício do investimento
Partindo do pressuposto de que a sua empresa realmente utiliza um sistema de gestão integrado, isto é, um ERP, é preciso analisar se a relação entre custo e benefício está sendo proveitosa.
É muito comum que gestores optem por investir em sistemas ERP completos e robustos. Mas, nem sempre esse investimento é assertivo. O motivo é simples: pode ser que a empresa não esteja fazendo uso de todas as vantagens oferecidas pelo software em questão e que, com isso, perca dinheiro.
Normalmente, os sistemas ERP são divididos por módulos, que podem ser: módulo de controle de estoque, financeiro, de vendas etc. Pode ser que você pague mensalmente por um sistema muito completo, cujos módulos não são usados em sua totalidade pela sua empresa.
Para ter um ERP aderente ao seu negócio, é preciso conhecer a realidade da sua empresa, especialmente se você é gestor de uma pequena ou média empresa (PME). Lembre-se: nem sempre a solução mais cara é a melhor opção para o seu empreendimento.
Baixe um template de RFP 100% gratuito para auxiliar na contratação do ERP ideal para sua empresa. >
3. Veja se atualizações constantes são necessárias
Se você investiu em um ERP que não tem atualizações automáticas, que não é parametrizado e que demanda investimento para atualizações, pode ser que seu ERP se torne muito oneroso para se manter aderente à sua empresa.
Mudanças nos processos dos negócios e novas regras tributárias, por exemplo, fazem necessária a atualização do sistema para se adequar-se à nova realidade e manter a empresa competitiva no mercado e em dia com o fisco.
Por isso, pode ser mais vantajoso investir em uma solução parametrizada, isto é, que ofereça suporte para que os processos sejam realizados conforme melhores práticas do mercado e que tenha informações tributárias constantemente atualizadas.
4. Certifique-se de que o sistema se adequa às melhores práticas do mercado
Já falamos um pouco sobre isso no tópico acima, mas é fundamental que seu ERP seja uma tecnologia coerente com as melhores práticas do mercado. Isso quer dizer que suas funcionalidades devem ser configuradas para se adequar às maneiras corretas de realizar a administração de dados e setores do seu negócio.
O ERP personalizável conforme a vontade da empresa é muito comum. No entanto, nem sempre isso é um benefício, uma vez que é possível que você realize um procedimento da maneira que julga melhor, mas que, na verdade, acaba trazendo prejuízo para a sua empresa.
Vamos supor que, não tendo um produto em estoque, os pedidos feitos para aqueles produtos sejam automaticamente descartados pelo sistema que você usa. A princípio, pode parecer prático. No entanto, sua empresa acaba perdendo informações valiosas, que poderiam aumentar seu lucro se fossem analisadas.
Se você não fizesse o corte, poderia ter em mãos a quantidade do produto que você deixa de vender todo mês e, assim, otimizar seu processo de compras para atender a essa demanda.
5. Observe se o seu ERP oferece todos os dados de que você precisa
Atualmente, você tem em mãos todos os dados de que precisa para gerir com maestria sua empresa? Se a resposta para essa questão for negativa, então, com certeza o seu ERP não está sendo suficiente para atender às suas necessidades.
O ERP deve oferecer mais do que automatização de processos: ele deve fornecer praticidade para encontrar dados que te auxiliem na tomada de decisões assertivas.
Será que é hora de trocar seu ERP?
Para te ajudar nessa tomada de decisão importante, nossos especialistas elaboraram um quiz rápido que te indica se já está na hora de fazer a troca do seu ERP.
