No ambiente empresarial atual, caracterizado por uma concorrência acirrada e a necessidade constante de otimização de recursos, um inventário de estoque eficiente é um dos pilares para o sucesso. 

Para gerentes de estoque, operações, compras, vendas e analistas financeiros, entender inventário de estoque e como fazer com o auxílio da tecnologia não é apenas uma vantagem competitiva, mas uma necessidade estratégica.

Neste cenário, o uso de sistemas ERP e outras ferramentas tecnológicas se destaca como uma solução eficaz para aprimorar o controle e a visibilidade do inventário. 

Essas soluções facilitam a contagem e o monitoramento dos produtos e integram dados em tempo real que são fundamentais para a tomada de decisões informadas. 

Neste artigo, vamos explorar como fazer inventário de estoque utilizando tecnologias modernas, destacando as melhores práticas e ferramentas disponíveis no mercado. Confira!

O que é um inventário de estoque?

Resumidamente, um inventário de estoque consiste na contagem, verificação e registro de todos os itens armazenados, sejam eles matérias-primas, produtos em processo de fabricação ou mercadorias prontas para venda. 

A realização do inventário de estoque pode ocorrer de diferentes maneiras, dependendo das necessidades e do porte da empresa. Os principais tipos de inventário incluem: 

  • Inventário periódico: Neste método, a contagem do estoque é feita em intervalos regulares, como mensal, trimestral ou anual. 
  • Inventário permanente: Também conhecido como inventário contínuo, este método envolve a atualização constante do estoque através de sistemas automatizados que registram entradas e saídas de mercadorias em tempo real.
  • Inventário cíclico: Neste modelo, a contagem do estoque é realizada de forma rotativa e contínua, focando em diferentes segmentos do estoque em diferentes períodos. 

Para que serve e o inventário de estoque e quais são seus benefícios?

Em suma, o inventário de estoque é uma ferramenta essencial para a eficiência operacional e a saúde financeira de uma empresa. Ele garante que a organização tenha o controle total sobre suas mercadorias, possibilitando uma gestão mais eficaz e a satisfação dos clientes.

Entre as principais finalidades e vantagens de um inventário de estoque estão:

  • Controle e monitoramento;
  • Prevenção de perdas;
  • Planejamento e previsão; 
  • Suporte para decisões estratégicas; 
  • Redução de custos; 
  • Melhoria no atendimento ao cliente; 
  • Aumento da eficiência operacional; 
  • Conformidade e auditoria; 
  • Prevenção de rupturas de estoque, entre outras. 

Ao garantir um controle rigoroso e atualizado dos produtos, a empresa não só otimiza seus processos internos, mas também se posiciona de maneira mais competitiva no mercado.

Quando fazer um inventário de estoque?

Saber quando fazer um inventário de estoque é importante para garantir a eficácia do processo e maximizar os benefícios que ele pode trazer para a empresa.

Existem diferentes momentos e situações em que a realização de um inventário de estoque se torna necessária ou altamente recomendada. 

Um dos momentos mais comuns para realizar um inventário de estoque é no fechamento do ano fiscal. Isso ajuda a empresa a preparar relatórios financeiros precisos e a cumprir requisitos legais e contábeis. 

Para empresas que lidam com produtos sazonais, é importante fazer um inventário de estoque antes e depois das temporadas de alta demanda, garantindo que a empresa esteja preparada para atender às demandas durante o pico de vendas e que o estoque residual seja gerido de forma eficaz após o período. 

Outro momento apropriado para fazer um inventário de estoque é antes de lançar novos produtos no mercado, permitindo que a empresa avalie o espaço disponível, reorganize o armazém se necessário e planeje a introdução dos novos itens. 

Quando a empresa passa por mudanças significativas, como a adoção de novos sistemas de gestão de estoque, expansão das instalações de armazenamento ou reestruturação organizacional, realizar um inventário de estoque é essencial. 

Se a empresa detectar discrepâncias frequentes entre os registros de estoque e as contagens físicas, é um sinal claro de que um inventário de estoque é necessário, identificando a causa das diferenças, como erros de entrada de dados, perdas ou roubos. 

Também é fundamental realizar um inventário de estoque antes de auditorias internas ou externas, para garantir que todos os dados estejam corretos e atualizados, demonstrando a conformidade da empresa com as práticas contábeis e regulatórias. 

Por fim, reforçamos que regularmente a empresa deve realizar inventários para identificar produtos obsoletos, vencidos ou danificados, permitindo que a empresa tome decisões informadas sobre descontos, devoluções a fornecedores ou descarte adequado desses itens. 

Como fazer um inventário de estoque? 

Um inventário bem executado garante um controle preciso sobre os itens armazenados e facilita a tomada de decisões estratégicas. Confira 6 passos para fazer um inventário de estoque: 

1. Planejamento do inventário 

  • Definir objetivos: Antes de começar, é importante definir claramente os objetivos do inventário. Isso pode incluir a verificação de quantidades, a identificação de itens danificados ou obsoletos, e a avaliação da precisão dos registros. 
  • Escolher o tipo de inventário: Decida se o inventário será periódico, permanente ou cíclico. Cada tipo tem suas vantagens e deve ser escolhido com base nas necessidades específicas da empresa. 

2. Preparação 

  • Treinar a equipe: Todos os envolvidos no processo devem ser treinados sobre como realizar o inventário de estoque corretamente, incluindo a utilização de sistemas de contagem, preenchimento de formulários e identificação de produtos. 
  • Organizar o espaço: Antes de iniciar a contagem, organize o armazém ou área de estoque. Certifique-se de que os itens estejam bem arrumados e acessíveis. Etiquetas claras e divisões adequadas podem facilitar o processo. 

3. Contagem física

  • Dividir em seções: Divida o estoque em seções menores para facilitar a contagem. Cada seção pode ser atribuída a uma equipe específica para garantir que nenhum item seja esquecido. 
  • Usar ferramentas adequadas: Utilize ferramentas como planilhas, scanners de código de barras ou softwares de gestão de estoque para registrar as contagens. Isso ajuda a reduzir erros e agiliza o processo. 

4. Registro de dados

  • Anotar quantidades: Registre as quantidades de cada item contando com precisão. Certifique-se de que os registros sejam feitos de forma organizada e que cada entrada seja conferida por pelo menos duas pessoas para garantir a precisão. 
  • Identificar discrepâncias: Compare os dados coletados com os registros existentes no sistema de gestão de estoque. Qualquer discrepância deve ser investigada e corrigida imediatamente. 

5. Revisão e análise 

  • Verificar erros: Após a contagem, revise todos os registros para identificar possíveis erros. Isso pode incluir a recontagem de itens que apresentaram discrepâncias significativas. 
  • Analisar dados: Analise os dados do inventário para identificar tendências, como itens de alta ou baixa rotatividade, e produtos obsoletos ou danificados. 

6. Atualização dos registros 

  • Atualizar o sistema: Após a verificação e correção de dados, atualize o sistema de gestão de estoque com as informações mais recentes. Isso garante que todos os departamentos da empresa tenham acesso a dados precisos e atualizados.
  • Fazer relatório final: Prepare um relatório final do inventário de estoque, detalhando todas as contagens, discrepâncias encontradas e ações corretivas tomadas. Esse relatório pode ser usado para auditorias e para o planejamento futuro. 

Dicas extras

  • Realizar inventários regulares: Estabeleça uma rotina para realizar inventários regulares, seja mensal, trimestral ou anualmente, dependendo das necessidades da sua empresa. 
  • Envolver toda a equipe: A participação de todos no processo de inventário aumenta a precisão e promove a conscientização sobre a importância do controle de estoque.
  • Utilizar tecnologia: Ferramentas como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e softwares específicos de gestão de estoque podem automatizar grande parte do processo, aumentando a eficiência e a precisão. 

Soluções ERP Sankhya para inventário e gestão de estoque 

As soluções ERP Sankhya são reconhecidas por sua eficiência e capacidade de integrar todos os processos empresariais em uma única plataforma, oferecendo uma gestão robusta e precisa. 

No que tange ao inventário de estoque, a Sankhya proporciona uma série de ferramentas e funcionalidades que facilitam e otimizam esse processo essencial para a operação das empresas. 

Aqui está uma visão detalhada de como o ERP Sankhya pode ser utilizado para inventário de estoque. 

Automatização do processo de inventário 

  • Contagem cíclica e periódica: O ERP Sankhya permite a configuração de inventários cíclicos, em que diferentes seções do estoque são contadas em intervalos regulares, além de inventários periódicos, ideais para balanços anuais. 
  • Integração com dispositivos móveis: A plataforma é compatível com dispositivos móveis, permitindo que os funcionários realizem contagens diretamente nos corredores do armazém usando tablets ou smartphones, que se comunicam em tempo real com o sistema central. 

Gestão centralizada e integrada 

  • Controle em tempo real: O ERP Sankhya oferece uma visão em tempo real do inventário de estoque, com atualizações instantâneas sempre que há movimentação de produtos.
  • Sincronização com outros módulos: A solução integra-se perfeitamente com outros módulos de gestão financeira, vendas, compras e produção, proporcionando uma visão holística do negócio e facilitando a tomada de decisões. 

Análise e relatórios detalhados 

  • Dashboards personalizáveis: Por meio do ERP Sankhya, é possível personalizar dashboards para mostrar os dados mais relevantes para cada usuário, como níveis de estoque, produtos mais vendidos e itens próximos ao vencimento. 
  • Relatórios avançados: Geração de relatórios detalhados sobre o inventário de estoque, incluindo históricos de movimentação, análise de discrepâncias e identificação de tendências, permitindo uma gestão mais informada e proativa. 

Entre os benefícios das soluções ERP Sankhya para gestão de estoque, podemos destacar:

  • Precisão e confiabilidade: Redução de erros e rastreamento completo;
  • Eficiência operacional: Otimização de tempo e recursos e melhoria na gestão de espaço;
  • Tomada de decisões estratégicas: Dados precisos para planejamento, fácil  identificação de oportunidades e muito mais. 

As soluções ERP Sankhya para inventário de estoque são uma escolha inteligente para empresas que buscam eficiência, precisão e integração em seus processos de gestão de estoque.

Com funcionalidades robustas que automatizam e otimizam o inventário, a Sankhya ajuda as empresas a manterem o controle rigoroso de seus produtos, tomarem decisões estratégicas bem informadas e melhorarem sua eficiência operacional de maneira significativa. 

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