A eficácia na gestão de fretes e frotas tem um papel importante na cadeia de suprimentos de qualquer empresa, abrangendo a separação e a expedição de pedidos. Quando realizada de maneira eficiente, ela reduz custos operacionais, melhora a satisfação do cliente e agiliza os processos.

Hoje, quero conversar com você sobre as melhores práticas de como maximizar a eficiência e a precisão na preparação de pedidos, desde a coleta dos produtos até a sua entrega ao cliente. Confira!

O que é a separação de pedidos?

A separação de pedidos é o processo em que os produtos são selecionados e retirados do estoque para atender às demandas dos clientes. Essa operação envolve a identificação correta dos produtos solicitados, a sua localização dentro do armazém e a preparação para envio. 

Para que a separação de pedidos seja eficiente, é essencial contar com um sistema de gerenciamento de estoque adequado, além de processos bem definidos e colaboradores treinados. 

Uma gestão eficaz da separação de pedidos contribui para a satisfação do cliente, evitando erros de envio e garantindo que os produtos sejam entregues com precisão e dentro do prazo estipulado. 

Além disso, ela pode resultar em economia de tempo e recursos, uma vez que minimiza a movimentação desnecessária de produtos no estoque e otimiza o fluxo de trabalho. 

O que é a expedição de pedidos?

A expedição de pedidos é uma fase essencial do processo logístico de uma empresa, marcando o momento em que os produtos preparados na separação de pedidos estão prontos para serem enviados aos clientes. 

Nesse estágio, os itens são embalados de forma adequada, etiquetados com informações de remessa e despachados para o destino final. A expedição é uma operação essencial para garantir que os produtos cheguem aos consumidores de maneira segura e dentro dos prazos estabelecidos.

Um gerenciamento eficiente da expedição de pedidos não apenas assegura a entrega pontual, mas também ajuda a minimizar erros de envio e custos de transporte. Além disso, ela auxilia na satisfação do cliente, uma vez que um processo de expedição bem executado garante que os produtos cheguem em perfeitas condições e de acordo com as expectativas.

Dicas para otimizar os processos de formação, separação e expedição de pedidos 

Formação, separação e expedição de pedidos são processos fundamentais na gestão de estoque e logística de qualquer empresa. Garantir que esses processos sejam executados de maneira eficaz é essencial para melhorar a eficiência operacional. A seguir, veja as principais dicas para otimizar esses processos.

1. Separação dos itens por rotas

Algumas empresas fazem a separação dos itens por rotas, ou seja, existe uma segmentação do percurso de cada veículo. Nessas rotas, já estão incluídas as cidades nas quais a empresa vai fazer as entregas e o sistema faz automaticamente a separação dos pedidos de acordo com o endereço dos clientes.

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2. Formação de carga por quantidade, cubagem e peso

A formação de carga requer mais do que a simples alocação de pedidos às rotas dos clientes. É essencial considerar fatores como quantidade, cubagem e peso, pois, em algumas situações, pode ser necessário utilizar dois veículos, um maior ou um menor, para realizar as entregas de forma eficiente.

3. Transbordo de cargas

Em algumas cidades, devido às regras de circulação de trânsito, é necessário realizar transbordo de carga. Por exemplo, se a empresa precisa entregar 25 toneladas de produtos em um município, mas a carreta não pode circular dentro dele, é necessário transportar os produtos até um ponto de transbordo. 

A partir desse local, os itens são distribuídos para vans, caminhonetes ou caminhões menores, que podem realizar a entrega aos clientes na cidade. Em outros casos, quando as mercadorias são destinadas a indústrias, o veículo pode ser conduzido diretamente aos distritos industriais onde a circulação é permitida.

4. Parametrização do ERP na formação de cargas

Essas regras, classificações e segmentações precisam estar estipuladas no ERP para que o sistema esteja apto a fornecer as seguintes respostas sobre os veículos:

  • Quantos são necessários;
  • Quais são necessários;
  • Se é preciso desmembrar ou não no transbordo.

Todo esse processo pode ser feito automaticamente no ERP à medida que os pedidos entram.

5. Tempo de corte para formação de cargas

Empresas frequentemente estabelecem horários limite para a formação de cargas. Por exemplo, uma rota deve estar pronta até as 16h, outra até as 18h, ou o carregamento inicia a partir de um horário determinado. 

Os pedidos são alocados nas respectivas cargas e, à medida que chegam, a equipe do armazém realiza a separação e os organiza de acordo com suas rotas específicas em áreas designadas, como docas, boxes ou outros locais do armazém, visando à posterior expedição.

6. Separação e conferência cega de itens

A etapa de separação de produtos deve incluir uma conferência para prevenir possíveis trocas, fraudes ou erros de quantidade. Portanto, um procedimento é adotado, no qual o separador realiza a separação e, em seguida, entrega os produtos para um conferente realizar uma contagem cega, ou seja, sem conhecimento prévio da quantidade exata. Posteriormente, o sistema verifica se a contagem está correta.

7. Geração de etiquetas e paletização

O processo envolve a geração de etiquetas que são afixadas nas caixas ou na paletização usada para agrupar os itens destinados a cada cliente. Isso garante que os produtos sejam carregados no caminhão na ordem mais eficiente para a entrega. O ERP pode automatizar todo esse processo e também controlar o ritmo da separação, conferência e expedição para os colaboradores.

8. Documentos para a formação de carga

A empresa possui um romaneio detalhado que inclui informações sobre clientes, produtos, ordem de entrega, notas fiscais e, dependendo do regime jurídico, também o manifesto. 

Além disso, o sistema controla os pagamentos, seja através de boletos ou acordos com o motorista responsável, e gera diversos documentos, como laudos, relatórios e boletos, de acordo com as exigências de cada cliente. 

O ERP automatiza o processo de formação de carga, indicando o que deve ser separado, conferido e quais etiquetas e documentos devem ser emitidos, além de sugerir os veículos adequados para cada entrega, com base nas informações cadastradas para cada consumidor.

Aproveite e assista ao vídeo em que falei sobre o assunto.

Você conhece algum processo diferente desses que citamos? Quais outras dicas você daria para otimizar esse processo? Inscreva-se no canal do Mestre do ERP e compartilhe sua experiência nos comentários.