Praticado em muitos setores comerciais, o modelo de estoque consignado proporciona benefícios tanto para fornecedores quanto para vendedores. Isso acontece primordialmente em situações em que uma empresa vende produtos sob consignação ou contrato estimatório.
Por exemplo, suponha que uma editora forneça livros para uma livraria sob consignação. Os livros são armazenados na livraria, mas a propriedade ainda pertence à editora.
Durante o período determinado pelo contrato, digamos três meses, os livros permanecem de propriedade da editora. Nesse período, a livraria vende os livros aos clientes.
Ao final dos três meses, se a livraria não vender todos os livros, ela pode devolvê-los à editora ou efetuar o pagamento deles para mantê-los no estoque.
O modelo de estoque consignado é utilizado para facilitar a distribuição dos produtos, como no caso dos livros, e expandir os canais de vendas da editora, reduzindo custos de armazenamento.
Ao compreender o que é o estoque consignado e como gerenciar seu controle de forma eficaz, as empresas podem otimizar operações e fortalecer parcerias comerciais.
Neste artigo, entenda o que é estoque consignado, os principais tipos, quais são suas vantagens e desvantagens, como fazer o controle eficiente e como a tecnologia pode ser aliada nesse processo. Confira!
O que é estoque consignado?
Estoque consignado refere-se a uma prática comercial na qual um fornecedor armazena seus produtos nas instalações de um cliente, mas mantém a propriedade desses itens até que sejam vendidos ou utilizados.
Nesse arranjo, o fornecedor continua sendo o proprietário dos produtos, mesmo que estejam armazenados no local do cliente.
Conforme já mencionado, essa forma de gestão de estoque é comumente utilizada em diversos setores, como varejo, distribuição e indústria, para facilitar a distribuição e reduzir os custos de armazenamento.
Quando falamos em estoque consignado, a empresa tem duas perspectivas diferentes como possibilidades para gestão:
Estoques de terceiros em poder próprio
Os estoques de terceiros em poder próprio ocorre quando o fornecedor deixa produtos sob o domínio da empresa, transferindo posse e uso, mas mantendo a propriedade desses itens.
O controle desses produtos deve ser feito de forma criteriosa, já que eles não devem ser confundidos com os que são da empresa. Apesar de estarem presentes no estoque e permanecerem à disposição, eles ainda não pertencem à organização.
Estoque próprio em poder de terceiros
Já essa outra situação é o oposto da anterior: a empresa deixa produtos sob o domínio de outra, o que exige procedimentos que controlem quais itens não se encontram na estrutura física da empresa.
Apesar de estarem sob o domínio de um terceiro, esses produtos são de sua propriedade e, portanto, devem ser considerados em seu controle de estoque.
Para que a empresa tenha a informação exata das quantidades e dos locais onde os estoques estão armazenados, esse tipo de estoque deve ser administrado separadamente do restante.
Ou seja, deve ser considerado como um estoque especial concedido a clientes específicos.
Em ambas as perspectivas, é preciso um cuidado especial no controle de estoque, uma vez que é fácil confundir produtos que estão apenas alocados na empresa e produtos que são realmente da empresa.
Quais são as vantagens e as desvantagens do estoque consignado?
O estoque consignado oferece uma série de vantagens e desvantagens para as empresas que o utilizam. Vamos explorar cada uma delas:
Vantagens do estoque consignado
- Redução de custos de armazenamento: O fornecedor não precisa manter seus produtos em seus próprios depósitos, o que reduz os custos associados ao armazenamento, como aluguel de espaço, seguro e manutenção.
- Expansão dos canais de vendas: Ao disponibilizar seus produtos nos locais dos clientes, o fornecedor pode alcançar novos mercados e clientes, ampliando assim suas oportunidades de vendas.
- Menor risco de obsolescência: Como os produtos permanecem de propriedade do fornecedor até que sejam vendidos, há um menor risco de que fiquem obsoletos ou ultrapassados no estoque do cliente.
- Melhoria do relacionamento com o cliente: O estoque consignado pode fortalecer o relacionamento entre fornecedor e cliente, pois demonstra confiança e cooperação mútua.
Desvantagens do estoque consignado
- Risco de perdas: O fornecedor assume o risco de que seus produtos não sejam vendidos ou que sejam danificados enquanto estiverem sob a responsabilidade do cliente, o que pode resultar em perdas financeiras.
- Menor controle sobre o estoque: Como os produtos estão armazenados nas instalações do cliente, o fornecedor pode ter menos controle sobre o estoque e suas condições de armazenamento, o que pode afetar a qualidade e a disponibilidade dos produtos.
- Complexidade na gestão: O gerenciamento do estoque consignado pode ser mais complexo do que o gerenciamento do estoque tradicional, exigindo sistemas e processos robustos para garantir o acompanhamento preciso das vendas, dos níveis de estoque e da transferência de propriedade.
- Potencial para conflitos: Disputas sobre vendas, devoluções e responsabilidade por danos podem surgir entre fornecedor e cliente, especialmente se os termos do acordo não forem claramente definidos desde o início.
Em suma, o estoque consignado pode oferecer benefícios significativos, como redução de custos e expansão de vendas, mas também apresenta desafios, como o risco de perdas e a complexidade na gestão.
As empresas devem avaliar cuidadosamente esses aspectos ao decidir se o estoque consignado é apropriado para suas operações e como podem mitigar seus possíveis impactos negativos.
Veja no próximo tópico como é feito o controle de estoque consignado.
Como é feito o controle de estoque consignado?
É importante lembrar que fazer o controle de estoque consignado requer uma abordagem cuidadosa e diligente para garantir que todas as transações sejam registradas corretamente e que os interesses de ambas as partes sejam protegidos.
Mas antes de falarmos sobre como é feito o controle de estoque na prática, é necessário responder a alguns questionamentos comuns de varejistas, distribuidores, fornecedores e profissionais envolvidos na gestão de estoque e vendas. São eles:
- Como fica o estoque consignado do ponto de vista contábil?
- Nesse formato de consignação, quem emite nota fiscal para quem?
Quando analisada sob o ponto de vista contábil, a consignação mercantil acontece da seguinte forma:
Quando o fornecedor envia a mercadoria ao intermediário
- Fornecedor: emite uma nota fiscal de “remessa em consignação” ao intermediário.
- Intermediário: emite uma nota fiscal de “devolução simbólica – mercadorias recebidas em consignação” ao fornecedor.
Quando o intermediário vende a mercadoria que estava em consignação
- Fornecedor: emite uma nota fiscal de “venda” ao intermediário.
- Intermediário: emite uma nota fiscal de “venda de mercadoria recebida em consignação” ao cliente.
Quando o intermediário devolve a mercadoria consignada
- Intermediário: emite nota fiscal de “devolução de mercadoria recebida em consignação” ao fornecedor.
Aqui, estamos chamando de intermediário a empresa que tem a posse temporária da mercadoria.
Uma vez esclarecidas as formas como devem ser feitas as emissões de nota fiscal, conheça as diferentes formas possíveis de realizar o controle de estoque consignado e em quais situações elas são recomendadas:
De forma manual
Manualmente, o controle de estoque consignado pode ser realizado por meio de anotações em papel ou até mesmo contando com a lembrança de quais produtos foram consignados ou estão em consignação no poder da sua empresa.
No entanto, esse método é inseguro, devido à grande exposição a erros e esquecimentos.
Este tipo de controle só deve ser realizado por empresas que raramente recebem ou disponibilizam estoque consignado, tornando dispensável manter controles efetivos desses itens.
De forma eletrônica-manual
Outra maneira de fazer o controle de estoque consignado é utilizando programas simples ou planilhas eletrônicas de apoio para fazer o lançamento de todas as informações relativas aos produtos estocados em outras empresas e daqueles que são de propriedade de outra empresa e estão no seu estoque.
Esse método conta com a digitação manual de informações e, portanto, está sujeito a erros, já que é feito de forma eletrônica, mas não integrada.
É recomendado para empresas que recebem ou disponibilizam quantidades de estoque consignado que justifiquem manter procedimentos básicos de controle desses produtos.
Por meio de sistema integrado de gestão
Entre as formas de fazer o controle de estoque consignado, a mais eficiente é usando um sistema integrado de gestão (ERP) que possibilite a administração desses produtos, atualizando e identificando quais são os clientes parceiros, locais de armazenagem, quantidade etc.
O sistema integrado de gestão é recomendado para empresas que desejam ter eficiência no controle de estoque consignado, já que automatiza os processos e garante precisão nas informações registradas no sistema.
O controle de estoque consignado por meio de um sistema integrado de gestão (ERP) é uma abordagem eficiente e precisa para administrar esse tipo específico de inventário.
Aqui estão os principais passos envolvidos nesse processo:
Cadastro de produtos consignados
O primeiro passo é cadastrar os produtos que estão em consignação, atribuindo a eles informações detalhadas, como descrição, código, quantidade e preço de venda.
Registro de movimentações
O sistema registra todas as movimentações relacionadas aos produtos consignados, incluindo entradas, saídas, vendas, devoluções e transferências entre locais de armazenamento.
Identificação de clientes parceiros
É possível identificar e manter registros dos clientes parceiros que recebem os produtos em consignação, incluindo informações como nome, endereço e histórico de transações.
Controle de prazos e condições contratuais
O sistema pode ser configurado para acompanhar os prazos e condições estabelecidos nos contratos de consignação, como a data de término da consignação e as condições de pagamento.
Atualização automática de estoque
O sistema atualiza automaticamente o estoque consignado com base nas transações registradas, garantindo que as informações estejam sempre precisas e atualizadas.
Relatórios e análises
O ERP gera relatórios e análises detalhadas sobre o estoque consignado, incluindo informações sobre vendas, estoque disponível, desempenho do cliente e tendências de mercado.
Integração com outros processos
O controle de estoque consignado pode ser integrado a outros processos do ERP, como vendas, compras e contabilidade, garantindo uma visão abrangente e integrada das operações da empresa.
Em resumo, o controle de estoque consignado por meio de um sistema integrado de gestão oferece uma solução completa e eficiente para administrar esse tipo de inventário, proporcionando precisão, automação e integração com outros processos empresariais.
Essa abordagem permite que as empresas otimizem operações, reduzam erros e tomem decisões estratégicas com base em dados precisos e atualizados.
A seguir iremos aprofundar mais como a tecnologia pode ser aliada nesse controle.
Tecnologia para realizar o controle de estoque consignado
Quando a empresa conta com um sistema integrado de gestão, o controle de estoque consignado se torna muito mais eficiente.
Assim que um produto é recebido, é possível identificar pela nota fiscal se a natureza da operação é uma “remessa em consignação” e informar ao ERP da empresa que se trata de estoque de terceiro que estará sob o poder da empresa, conforme tempo determinado em contrato firmado com o fornecedor.
No momento em que há qualquer movimentação relativa a esse tipo de produto, automaticamente o sistema dá o devido tratamento especial ao item, seja uma venda, em que a área comercial fatura os itens e o registro de saída é feito em tempo real, ou a devolução de artigos em consignação, quando é feita a restituição desses produtos ao fornecedor.
Além disso, o sistema permite também a impressão de relatórios para acompanhamento dos estoques de terceiros que estão em poder da empresa, facilitando a verificação dos produtos fisicamente e permitindo a conferência direto na área de estoque.
O controle de estoque consignado usando o ERP Sankhya, por exemplo, oferece uma solução completa e eficiente para gerenciar esse tipo específico de inventário.
Com recursos avançados e uma interface intuitiva, o ERP Sankhya permite que as empresas controlem e monitorem suas operações de estoque consignado de forma integrada e precisa.
Para começar, o primeiro passo é configurar o sistema para identificar e diferenciar os produtos que estão em consignação.
Isso é feito por meio do cadastro detalhado dos itens consignados, incluindo informações como descrição, código, quantidade disponível e condições contratuais.
Uma vez que os produtos consignados estejam cadastrados, a solução ERP Sankhya permite registrar todas as movimentações relacionadas a esses itens, como entradas, saídas, vendas, devoluções e transferências entre locais de armazenamento.
Todas essas informações são registradas de forma automática e integrada ao sistema, garantindo precisão e atualização em tempo real do estoque consignado.
Além disso, o ERP Sankhya oferece recursos avançados para identificar e gerenciar os clientes parceiros que recebem os produtos em consignação.
É possível manter registros detalhados dos clientes, incluindo informações como nome, endereço, histórico de transações e condições contratuais.
Com base nesses dados, o ERP Sankhya permite acompanhar os prazos e condições estabelecidos nos contratos de consignação, garantindo que as operações estejam em conformidade com os acordos firmados.
Isso inclui monitorar a data de término da consignação, as condições de pagamento e qualquer outra cláusula relevante.
E mais: o ERP Sankhya oferece uma variedade de relatórios e análises detalhadas sobre o estoque consignado, permitindo que as empresas obtenham insights valiosos sobre o desempenho do estoque, as tendências de mercado e o comportamento do cliente.
Essas informações são essenciais para tomar decisões estratégicas e otimizar as operações de estoque consignado.
Concluindo, o controle de estoque consignado usando o ERP Sankhya oferece uma solução abrangente e integrada para gerenciar esse tipo de inventário.
Com recursos avançados e uma interface amigável, o ERP Sankhya permite que as empresas controlem suas operações de estoque consignado de forma eficiente, precisa e estratégica.
Veja no vídeo abaixo como funcionam as rotinas de estoque no nosso ERP.
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