Contratos fazem parte do dia a dia de uma empresa, mas a maioria dos sistemas não conseguem entregar uma gestão eficiente à medida que os processos se tornam mais complexos. Isso causa impacto e interfere nos resultados da organização, além de demandar tempo de trabalho e maior esforço burocrático.
Hoje, quero trazer para vocês como a gestão de contratos no ERP pode ser muito mais simples e otimizada. O sistema consegue incorporar as complexidades e agiliza a operação na hora de faturar as notas fiscais, principalmente quando existem diversas empresas (CNPJ) envolvidas no mesmo projeto. Quer saber mais? Confira a seguir.
Por que é importante simplificar a gestão de contratos no ERP?
Uma reclamação que venho escutando sempre dos meus clientes é a respeito do sistema ERP não dar conta de cuidar de todas as camadas da gestão de contratos. Esse assunto vem se tornando cada vez mais complexo, pois, à medida que a economia do país se desenvolve, as relações contratuais entre as empresas passam a ser mais sofisticadas.
Assim, vão surgindo novas necessidades, que muitas vezes os ERPs não estão aptos a executar e não têm condições de gerenciar as normas tributárias do país. Para se ter uma ideia, uma pesquisa da plataforma Cupom Válido, com dados da OCDE, mostrou que o Brasil está em segundo lugar no ranking dos países com mais tributos. Isso gera maior burocracia e complexidade nos processos contratuais.
Uma empresa, quando faz uma prestação de serviço ou uma proposta para um cliente, unifica o processo. Porém, juridicamente, na hora de fazer o faturamento e colocar as normas tributárias, o serviço tem vários CNPJs, seja por questão de CNAEs, por planejamento tributário ou por questões que variam em função das necessidades de um país complexo.
Como exemplo, podemos citar uma empresa que tem um CNPJ de locação, mas que também faz locação de máquinas, locação de mão de obra, venda de insumos, prestação de serviço e manutenção. Assim, essa organização executa um único projeto que precisa ser faturado por CNPJs distintos e de regimes fiscais diferentes.
Quais as características principais para uma boa gestão de contratos no ERP?
Na hora de faturar o contrato, de gerar as notas fiscais de serviço ou as notas fiscais de produtos aplicados ao serviço, o sistema exige do usuário um conhecimento muito complexo. Essa situação não pode acontecer, pois o sistema precisa estar apto a incorporar toda essa complexidade de uma maneira que seja comercialmente a mais simples possível.
Assim, quando a proposta é disponibilizada no sistema, ele já gera automaticamente os contratos com as características fiscais e de prestação de serviços que cada um deles tem, de modo que quando você vai faturar, consegue fazer operações simples.
O ERP saberá o que fazer de acordo com o que está registrado nos contratos: quantas notas serão emitidas, as características dessas notas, as figuras fiscais, as considerações tributárias que precisam ser aplicadas e para quais órgãos da Prefeitura, do Estado e da União esses documentos devem ser enviados.
Alguns dos meus clientes, por exemplo, têm diversos CNPJs que prestam serviços diferentes e fazem uma proposta única. Com isso, na hora de fazer o faturamento, saem várias notas fiscais que já são enviadas para o cliente automaticamente com o extrato de serviços prestados.
Algumas dessas empresas têm até 20 mil contratos sendo gerenciados automaticamente. Quando chega o dia 5 do mês, que é um dia que geralmente se faz muito faturamento de contrato, a empresa emite diversas notas fiscais, com distintas características e de acordo com diferentes serviços que foram prestados.
Essa complexidade inerente à gestão dos contratos tem que estar de maneira natural e intuitiva no seu sistema ERP. No software, não pode haver uma complexidade própria dos contratos e outra complexidade ainda mais difícil de compreender.
O ERP precisa executar todas essas atividades de forma automática e, não, indicar como fazer cada etapa. O processo deve se manifestar no sistema da mesma forma que se expressa na vida real, ou seja, deve ser processualizado de acordo com aquilo que você realmente executa.
Outra característica complexa dessa gestão que precisa estar no sistema de uma maneira simples é: o contrato deve ser uma das instâncias do sistema e não apenas um campo em que você coloca o número do contrato para depois fazer um relatório.
Quando você faz uma prestação de serviço, isso precisa estar vinculado ao contrato de acordo com os critérios de rateio específicos, para que o custo daquele profissional seja apropriado. Assim, você consegue ter um relatório de receitas, de despesas e, portanto, de rentabilidade do contrato.
Por fim, é importante que a gestão de contratos forneça indicadores gerenciais em tempo real para quem toma decisões e que as obrigações fiscais correspondentes sejam geradas de maneira automática, simples e direta, como uma consequência do faturamento que foi feito.
Isso mostra para os seus clientes e fornecedores o nível de organização e avanço da sua empresa, além de gerar conforto para que a sua equipe trabalhe de forma prática e otimizada, produzindo resultados e executando uma gestão de contratos de qualidade.
Aproveite para ver o vídeo em que falo sobre este assunto no meu canal.
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