Fechar a empresa para fazer o balanço, considerando fechar toda a operação ou categoria de produtos e bloquear as vendas, é algo totalmente ultrapassado. Seu ERP precisa ser capaz de fazer todas as compensações da movimentação financeira mediante inventário de forma automática e em tempo real.

Hoje, quero conversar com você sobre as melhores práticas de como fazer a compensação da movimentação mediante o inventário, e mostrar por que a sua empresa não precisa fechar as operações para fazer o balanço. Confira!

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque é uma relação de todos os produtos ou matérias-primas que a empresa tem em estoque e também na área de vendas. É um processo fundamental para saber a quantidade certa de itens no local, o que é preciso repor, o que tem em excesso e quais possuem maior saída.

É um processo necessário dentro da empresa para que os gestores consigam manter a organização, ter um controle assertivo dos itens e evitar problemas. Dentre os principais benefícios para a empresa, podemos citar:

  • Simplifica a gestão;
  • Diminui chances de perdas;
  • Diminui desperdícios;
  • Evita problemas com as finanças;
  • Diminui custos;
  • Entre outros.

Feito com constância, o inventário ajuda a manter a quantidade certa de produtos ou matérias-primas sempre em dia e, assim, fazer a entrega ao cliente final sem problemas de atrasos.

O que é inventário cíclico?

O inventário de estoque cíclico faz a contagem dos itens de forma periódica, seja diária, mensal, bimestral, semestral etc. É uma maneira de controlar com mais precisão a quantidade de produtos ou matérias-primas e, se caso ocorrerem problemas, ter um tempo maior para solucioná-los.

Nesse tipo de inventário, a contagem é feita por categorias (definidas de acordo com cada negócio), até que tudo esteja contabilizado. Existem algumas modalidades no inventário cíclico, como:

  • Amostragem;
  • Curva ABC;
  • Itens movimentados;
  • Mercadoria;
  • Qualidade;
  • Geográfico.

Com o inventário cíclico, os gestores conseguem ter relatórios mais precisos, solucionar todos os gargalos com mais tranquilidade, garantir eficiência para detectar produtos ou matérias-primas danificadas, ter maior produtividade e tomar decisões baseadas em dados mais coerentes.

Como não precisar bloquear o estoque para fazer o inventário?

Uma pesquisa da H2R Pesquisas Avançadas mostrou que 38% das empresas investem em um sistema de gestão para o estoque. Por ser um setor fundamental para a boa fluidez do negócio, esse número ainda é baixo. Em pleno século XXI, esse tipo de ação não pode mais acontecer e é preciso ter um ERP eficiente que faça todo o processo de inventário.

É péssimo quando você chega em um estabelecimento e ele está fechado para balanço, não é? É comum ver clientes de projetos de ERP fechando o negócio para balanço e recebo muitas perguntas sobre se a empresa pode bloquear as vendas.

Muitas vezes, o que eu ouço os clientes solicitarem é que eles estão acostumados com uma situação na qual o ERP não faz a compensação das compras e das vendas durante o inventário.

Com isso, ele precisa fechar a empresa para fazer o balanço ou, no mínimo, bloquear as vendas de uma determinada categoria de produtos para fazer um inventário. Essa situação é totalmente ultrapassada e é um erro empresas que tenham um ERP que não faça a compensação da movimentação mediante o inventário, porque é muito simples.

Ainda existem ERPs que demandam o bloqueio do estoque durante o inventário. Já outros, embora não demandem o bloqueio completo, fazem com que as vendas tenham que ser compensadas depois de forma manual ou as compras e as movimentações.

Quando você faz um inventário e, em seguida, efetua uma venda ou uma entrada, o ERP precisa ser capaz de fazer essa conta básica. Por isso, é fundamental ter um software que faça todo o processo do inventário com a sua empresa funcionando. 

Por que não fazer um inventário somente anual?

Outra característica importante é que o sistema de ERP precisa prover a possibilidade de inventários cíclicos e inventários rotativos, pois existem itens que são muito sujeitos a perda ou confusão. 

Com isso, se você ficar seis meses ou um ano inteiro trabalhando sem fazer um inventário cíclico, quando for fazer o do final do ano, pode ter problemas, como um ajuste de estoque grande, que tenha que ser feito em relação a um determinado item ou vários.

Eu tenho alguns clientes que fazem inventário cíclico diário de determinados produtos, dias alternados de outra categoria e semanal de outros produtos, que são sujeitos a quebra e ajuste de estoque. 

Com essa constância, quando você encontra um problema no estoque envolvendo saldo, avaria ou qualidade, o tempo de resolver esses gargalos, antes de chegar ao final do ano com um acúmulo grande, é bem maior.

Além disso, fazer diariamente o inventário permite rastrear o problema com mais facilidade e modificar o processo, para que essas situações não voltem a acontecer. 

Por isso, quando você fizer balanço na sua empresa, minha dica é investir em um ERP que te dê autonomia para fazer os inventários em plena movimentação do seu negócio. Por que perder venda? Por que fechar a empresa na primeira semana de janeiro? 

Se você deseja trabalhar, faturar, vender e comprar, o seu ERP precisa te ajudar e facilitar todos esses processos, oferecendo eficiência, otimização e assertividade para o seu negócio.  

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