A organização e o bom funcionamento dos processos internos de uma empresa são fundamentais para o sucesso do negócio, garantindo fluxo de trabalho eficiente e produtividade.
No entanto, para avançar e conquistar o crescimento constante da empresa, é preciso que os processos internos sejam otimizados. Uma excelente estratégia para a melhoria desses processos é o uso do sistema ERP como aliado.
Neste artigo, explicamos o conceito de processos internos, como defini-los na empresa, qual a melhor forma de otimizá-los e quais são os benefícios de contar com um sistema ERP no dia a dia das atividades. Confira!
O que são os processos internos de uma empresa?
Os processos internos de uma empresa são, basicamente, todas as etapas seguidas pela organização para chegar a um objetivo final. São tarefas executadas diariamente pelos colaboradores, seguindo um planejamento estratégico que traga os resultados esperados.
Quando realizados de forma alinhada e integrada com os objetivos da empresa, os processos internos são a chave para o sucesso do negócio.
São inúmeras as tarefas que, em conjunto, fazem parte desses processos e que precisam de atenção, como:
- Atividades operacionais;
- Monitoramento de estoque;
- Controle financeiro;
- Desempenho das vendas;
- Atendimento ao cliente e fornecedores;
- Logística de distribuição;
- Entre outras.
Todas essas tarefas já fazem parte do dia a dia da organização, mas, quando executadas sem planejamento, definição e direcionamento, podem atrapalhar os resultados finais. Processos internos de excelência são como um roteiro, em que todas as ações devem ser muito bem detalhadas.
Como otimizar os processos internos de uma empresa?
Os processos internos de uma empresa, quando bem definidos, são realizados pela equipe com produtividade e qualidade e geram um fluxo de trabalho mais assertivo e inúmeros benefícios, como redução de erros, diminuição de gastos e aumento da satisfação do cliente.
Por isso, é importante que os gestores saibam como definir os processos internos de forma correta, para alcançar os resultados desejados.
A seguir, listamos os passos para fazer essa definição da maneira mais adequada.
1. Mapeamento
O mapeamento é importante para dar uma visão ampla de todos os processos e, assim, os gestores conseguem analisar as atividades com mais clareza e objetividade. Com uma avaliação precisa, é possível entender o que é necessário para criar processos internos mais alinhados com os objetivos.
2. Monitoramento
Com os processos bem estruturados e alinhados, o próximo passo é o monitoramento de cada um deles. Assim, os gestores conseguem analisar o desempenho de cada um por meio de indicadores e relatórios detalhados. Dessa forma, é mais fácil identificar gargalos e fazer as correções com agilidade.
3. Integração
Processos internos bem executados precisam da integração de dados e informações para facilitar e otimizar o trabalho dos profissionais e melhorar a comunicação entre setores. Mesmo que cada processo dependa da sua área de atuação para ser executado, é fundamental a integração para manter toda a organização alinhada com os objetivos.
4. Automatização
Para alcançar os objetivos organizacionais desejados, é preciso executar os processos internos com excelência. Para que isso seja possível, é fundamental a automatização das atividades. Investir em um sistema de gestão para otimizar e simplificar trabalhos burocráticos é, além de uma estratégia, uma vantagem competitiva.
Vantagens de otimizar os processos internos de uma empresa
Como listamos anteriormente, a otimização dos processos internos de uma empresa é a melhor maneira de conquistar os resultados desejados. Quando bem estruturados, os processos trazem inúmeros benefícios para a organização. A seguir, citamos os principais.
Reduz erros na execução das tarefas
Quando os processos estão bem planejados e alinhados com toda a equipe, independente do setor, as chances de erros ao executar as atividades é menor. Quando todos os colaboradores estão bem direcionados, os processos se tornam padronizados. Assim, a produtividade e a qualidade do serviço aumentam, enquanto as falhas diminuem.
Motiva a equipe
Funcionários motivados são mais engajados e produtivos e, para que isso aconteça, é importante que eles se sintam parte da empresa. Processos internos bem direcionados, juntamente com a boa comunicação e a otimização do trabalho, geram maior satisfação e, consequentemente, melhor desempenho dos colaboradores.
Facilita a gestão
Quando os processos internos estão bem estruturados, através do mapeamento citado anteriormente, os gestores conseguem fazer um gerenciamento preciso dos setores. Dessa forma, é possível acompanhar todas as atividades, avaliar o desempenho de cada uma em tempo real e identificar gargalos com rapidez.
Melhora a experiência do cliente
Quando os processos internos estão em sintonia e são executados com excelência, o produto ou serviço tem um melhor resultado, o atendimento é adequado e, consequentemente, os clientes ficam mais satisfeitos. Ou seja, quando as atividades organizacionais têm um bom desempenho, independente do setor e da etapa, a experiência do consumidor se torna diferenciada.
ERP: o que é e quais são os benefícios para os processos internos de uma empresa?
O sistema ERP ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um software de gerenciamento de processos que permite controlar informações de uma empresa, integrando dados, recursos e processos de todos os setores organizacionais. Ele é um software 100% web e mobile e possui recursos para gerir desde os aspectos mais operacionais até os estratégicos.
Em um mercado cada vez mais tecnológico e com crescente número de concorrentes, ter um sistema que automatiza e otimiza as atividades dos processos internos é uma ótima estratégia.
Uma pesquisa realizada pela ServiceNow e ThoughtLaba mostrou que 51% dos entrevistados atribuem o aumento das vendas e receita à inovação e 41% acreditam que a implantação da tecnologia é eficaz.
Isso mostra a importância de investir em tecnologias que sejam aliadas para a alta performance dos processos organizacionais. Com o uso do ERP, é possível automatizar o fluxo de trabalho, simplificar tarefas burocráticas e facilitar a rotina dos profissionais, otimizando o tempo.
O ERP consegue fazer a integração de três processos em um único sistema: o estratégico, o gerencial e o operacional.
Com os diversos recursos que ele oferece, para diferentes demandas, a empresa consegue obter várias vantagens com a sua implementação. Entre as principais, podemos citar:
- Padronização dos processos;
- Redução de gastos;
- Maior controle;
- Aumento das vendas;
- Crescimento da produtividade;
- Análise de rentabilidade;
- Integração de dados e informações;
- Melhoria na comunicação interna;
- Monitoramento das finanças;
- Relatórios detalhados em tempo real;
- Indicadores de desempenho;
- Integração com outros softwares.
O ERP Sankhya é um sistema especializado na gestão dos negócios, que oferece uma tecnologia de alta performance, promovendo uma experiência única para a equipe e facilitando as atividades relacionadas aos processos internos.
Dessa forma, sua empresa executa um trabalho de qualidade e entrega aos clientes uma experiência de compra diferenciada, ganhando destaque no mercado e sucesso nos negócios. Quer conhecer o ERP Sankhya e todos os seus benefícios? Solicite uma proposta com um de nossos consultores.
