Você sabe o que significa a sigla BPO? Essa é uma prática que já ajudou diversas empresas em desenvolvimento, sem que a sua saúde financeira e o quadro de colaboradores fossem comprometidos. 

Hoje eu quero falar com você sobre esse conceito, suas vantagens e qual é a relação dele com o ERP. Vamos lá?

Afinal, o que é BPO?

BPO é uma sigla que naturalmente você vai encontrar nas pesquisas que fizer na internet, que significa Business Process Outsourcing, ou, traduzida para o português, terceirização de processos de negócio. E do que se trata? É um serviço especializado que terceiriza certos processos de negócios para várias empresas, como, por exemplo, RH e folha de pagamento. 

Isso porque, muitas vezes, a empresa tem um certo número de funcionários que não justifica a estruturação de um departamento completo de RH com vários profissionais, como especialistas em folha de pagamento, especialistas em recrutamento e seleção e especialistas em análise de performance. Dessa forma, fica mais fácil contratar outra empresa para fazer esse serviço.

Como funciona o BPO na prática?

Em muitas empresas, ocorre de não ter volume de contratações suficiente para justificar que haja um profissional especializado em recrutamento e seleção na organização, por exemplo. Por isso, ela contrata uma prestadora de serviços especializada nesse tipo de tarefa e que presta esse serviço para vários outros clientes. 

Outra situação é de uma empresa que tem uma folha de pagamento de poucos funcionários, não sendo interessante ter um departamento pessoal com software e processos especializados. Então, contrata-se uma empresa que faz a terceirização de processos de negócios.

Além do BPO de RH, existem vários outros subsegmentos que são até referidos por siglas específicas, como é o caso do LPO, que significa Legal Process Outsourcing. 

Ou seja, se a empresa começa a ter alguma relevância, passando a ter alguns processos judiciais com os quais ela tem de lidar, o que é algo natural e normal, em vez de estruturar um departamento jurídico com vários advogados, ela pode contratar o serviço de BPO legal.

Dessa forma, funciona também para a área financeira, para fazer as movimentações financeiras, para a área de compras, em que a empresa dispensa uma equipe de compras e faz as solicitações diretamente para o BPO, e assim por diante, de acordo com o departamento que deseja terceirizar.

A ideia é que a empresa contrate uma instituição que seja especializada naquela área e que faça um serviço completo, para ela ter foco absoluto no que é a atividade do seu negócio.

Assim, se é uma indústria, por exemplo, ela vai estar completamente focada em desenvolvimento de produto, produção, venda e distribuição. As questões de processos de negócios, correlatas, mas que não fazem parte do centro dos negócios da empresa, são feitas por um BPO.

Vantagens de implementar o BPO na sua empresa

Implementar o Business Process Outsourcing é uma decisão muito assertiva para o sucesso e o crescimento da sua empresa. São inúmeras as vantagens que ela proporciona para os negócios. Por isso, vamos nos aprofundar nessas características.

Aumento da produtividade

O BPO permite que processos sejam otimizados por especialistas e, assim, você mantém os seus colaboradores mais focados em atividades que realmente são principais e requerem mais atenção, foco e tempo.

Diminuição de gastos

Dependendo do tamanho ou da situação financeira da empresa, manter colaboradores e infraestrutura representa um gasto muito alto. A terceirização de processos de negócios direciona as finanças para o foco certo e reduz gastos.

Planejamento estratégico

Quando sua empresa decide fazer a terceirização de processos de negócios, é uma forma de torná-la mais estratégica. O BPO passa a ser uma vantagem competitiva.

Acesso a tecnologias e inovações

É importante saber que a tecnologia e as inovações conseguem transformar a prestação de serviços em sucesso, além de serem elementos promissores de maturidade digital e eficiência.

A importante relação entre BPO e ERP

Existem os BPOs pequenos, médios e grandes e que oferecem um portfólio enorme de produtos, serviços e soluções. Mas, seja como for, tudo isso está intimamente ligado à tecnologia da informação. Sem tecnologia e sem ERP, não há como instituir e executar um processo de BPO. 

Quando uma empresa contrata um BPO de RH, por exemplo, é preciso trocar informações a respeito do ponto dos colaboradores. Por exemplo: quem foi contratado, quem foi demitido e quais são os processos em andamento. Essa troca de informações deve ser tão automática quanto possível: do ERP da empresa para o ERP do BPO.

Existe também uma característica, que não é exatamente de BPO, que o mercado tem chamado de CSC ou Central de Serviços Compartilhados. Isso porque muitas vezes a empresa começa a diversificar os seus negócios e passa a ter, por exemplo, indústria, distribuidora, rede de franquias, fazendas, transportes, ou seja, uma série de negócios em torno do negócio principal. 

Então, em vez de cada um desses negócios ter um departamento financeiro, jurídico, de TI e de compras, a empresa cria uma central de serviços compartilhados que serve e presta serviço para todas as empresas do grupo de maneira unificada.

Ou seja, é uma única central focada em dar suporte administrativo para todas as empresas do grupo, mesmo que sejam de diversos segmentos e diversos regimes jurídicos e fiscais. Também é uma forma de BPO, mas é chamado no mercado de Central de Serviços Compartilhados (CSC).

Nesse caso, as empresas não vão pagar exatamente por um serviço prestado, mas vão fazer um rateio do custo desse CSC de acordo com o critério que for estabelecido. Por isso, as regras devem estar muito bem estipuladas e parametrizadas no ERP.

Sendo assim, sem um ERP integrado, flexível, moderno, robusto e estável, é impossível prestar serviços de BPO ou de CSC. E, por causa disso, a ligação entre BPO ou CSC e ERP é inequívoca. É preciso estar sempre pautado em tecnologia.

Assista o vídeo que gravei para o meu canal sobre esse assunto:

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