Começamos o ano com este conteúdo, que é baseado na pergunta que eu mais recebo, seja de iniciantes ou de profissionais mais experientes: qual é o melhor momento para contratar, implantar e começar a trabalhar com um novo ERP?
Será que existe uma regra para definir essas datas? Continue a leitura para ficar por dentro sobre o que nós achamos sobre isso.
Existe uma data ideal para colocar um novo ERP em funcionamento?
De maneira geral, existe a ideia de que a melhor data é o primeiro dia útil de janeiro do próximo ano, por questões de fechamento contábil e de folha de pagamento.
Isso é razoavelmente verdade para alguns segmentos. Mas por que não é integralmente uma verdade? Porque as empresas não fecham a contabilidade nessa data.
A contabilidade do ano passado, dependendo do regime jurídico da sua empresa, talvez só vai ser fechada em março do ano subsequente. A folha de pagamento também tem reflexos que vão além do dia 31 de dezembro. As pessoas que têm salários variáveis recebem médias de 13º e médias de férias que estão todas lá na folha do mês anterior e do ano anterior.
Então, embora o primeiro dia útil de janeiro seja considerado por muitos como a melhor época para se fazer a implantação do ERP, não é bem assim.
Mas essa é uma realidade do mercado. Os clientes querem fazer um “ano novo, vida nova” com ERP novo e, dessa forma, fazem o seu cronograma considerando a possibilidade de fechar e de fazer a implantação do ERP para tê-lo funcionando a partir de janeiro.
No entanto, nós que trabalhamos com ERP há décadas temos muitas lembranças de empresas que passaram Natal e Ano Novo em meio a uma confusão generalizada de virada de sistema. Por isso, nem sempre a experiência de colocar o ERP funcionando no primeiro dia útil de janeiro é a mais produtiva.
Sendo assim, um bom plano seria o seguinte:
- Entre outubro e novembro, fazer um levantamento de opções de ERP.
- Entre janeiro e fevereiro, tomar a decisão sobre a solução.
- Entre março e dezembro, fazer a implantação desse ERP.
- Em janeiro, colocar o ERP em funcionamento.
A escolha do melhor momento para implantar um ERP depende do segmento da empresa?
Esse é outro ponto importante que deve ser levado em consideração para definir em que época o ERP será colocado em funcionamento.
Por exemplo, empresas do segmento agro, dependendo da região do Brasil e do tipo de cultura que essas desenvolvem, como soja, milho, sorgo, café etc., pode acontecer que a época do plantio e da safra sejam as piores para a implementação de um ERP.
Então, no cerrado brasileiro, que é uma região em que o agro é forte, é típico que o plantio comece no final de setembro e as safras se estendam até março ou abril. Nesse caso, qual é o melhor momento para essas empresas fazerem uma implantação de ERP? Certamente, não é em janeiro, de jeito nenhum. O melhor momento seria entre maio e junho.
Dessa forma, a empresa vai ter um ponto de mudança fora do momento em que os negócios estão mais intensos.
O turismo também tem essa característica. Para as empresas que atuam nesse ramo, janeiro e fevereiro é o momento de maiores vendas. Então, não faz sentido virar o ERP e correr os riscos da mudança em pleno mês de janeiro. O ideal é fazer isso na baixa temporada, quando o volume de operações é menor e quando eventuais problemas podem ser manipulados de maneira muito mais calma.
Essa também é uma verdade até mesmo para os segmentos em que tradicionalmente os negócios acontecem no final do ano. Por exemplo, o varejo e grandes partes da indústria têm um volume grande de negociações no final do ano e, em janeiro, é mais calmo.
Ou seja, essa decisão depende muito do segmento de atuação da empresa. Há segmentos que têm alto impacto no verão. Outros, em que é no Dia das Mães, por exemplo. Dependendo da região do Brasil, é em determinadas festas, como no Norte e no Nordeste, em que é muito forte a Festa Junina. Então, a implantação de um sistema deve ser feita em setembro, porque é depois da Festa Junina e antes do Natal.
Então, qual data escolher para implementar o ERP?
A resposta é: depende. A ideia, portanto, é que a empresa avalie qual é o melhor momento do fluxo do seu negócio e da sua cadeia de valor para fazer uma implantação de ERP que implique o menor risco possível. Ou seja, no momento em que os negócios não sofrerão um impacto profundo de algum problema que tenha ocorrido na implantação.
Dessa forma, é importante planejar o seu cronograma de modo que você tenha o tempo necessário para fazer a implantação e chegar àquela data em condições de colocar o ERP em produção.
E você, já fez um cronograma escolhendo uma data adequada ou inadequada para fazer a virada do seu ERP? Como foi a experiência? Conta aqui para nós. Será um prazer trocar ideias sobre esse assunto com você.
