Infelizmente no Brasil ainda ouvimos dizer que o ano começa apenas depois do carnaval, e, o pior, é que muitos (muitos mesmo) tomam isso como verdade e protelam seus projetos e atitudes produtivas para depois desse advento. Com isso, já se foram quase dois meses ou de 25 a 30 dias úteis de trabalho desperdiçados, sem nenhuma produtividade, o que em horas representa uma média de 200 horas.
Contudo, o objetivo desse artigo não é chorar o leite derramado, mas sim apresentar algumas ferramentas e comportamentos ideais para que, a partir de então, aqueles que estão iniciando o ano agora consigam atingir seus objetivos de negócio.
1.Saiba por onde começar
Defina o que é uma tarefa, um projeto, e torne isso físico, ficando à par de tudo o que está em sua lista de afazeres. Uma tarefa pode levar 10 minutos ou um dia. Existe um método chamado GTD (Getting Things Done) que pode lhe ajudar a quebrar o trabalho em tarefas menores. Já um projeto é algo que leva mais de um dia para ser feito, pois pode conter diversas tarefas, o que permite se ter uma noção de quanto falta para o final e o quão produtivo está sendo.
2.Use e abuse das ferramentas
Utilize uma ferramenta para gerenciar suas pendências. As mais simples são: papel (post-it) e caneta, uma planilha eletrônica, um app de notas auto-adesivas (tipo o Google Keep) ou outra ferramenta que achar adequada.
Torne essa ferramenta sua home page. Ao abrir o browser ou desbloquear a tela do seu smartphone, ela deve estar ali para lembrar-lhe da sua próxima task (tarefa).
3.Pare de começar e comece a terminar
Uma vez que você sabe o que tem que ser feito, como fazer e como controlar, estabeleça um limite! Defina as prioridades e assuma que você é único e consegue fazer apenas uma task por vez. Às vezes será necessário paralisar um projeto para resolver uma task urgente, mas assim que a terminar retome o último projeto que parou, o que provavelmente está no que chamamos de cabeça da fila ou já em progresso.
4.Não se sabote
Algumas tarefas não são tão prazerosas de serem feitas, todos nós passamos por isso. No gerenciamento do tempo, quando nos deparamos com essas tarefas, corremos um grande risco de postergar a execução e navegar na internet, dar uma conferida no facebook, no whatsapp, ir ao banheiro etc. Não deixe que isso tire seu foco. O tempo médio de concentração de uma pessoa em uma tarefa é de 20 a 25 minutos, por isso, passado esse tempo, faça uma pausa e depois de 5 minutos, retome sua task.
5.Sinta-se útil e feliz
Uma vez que você começar a mensurar o que está sendo feito, você terá uma noção melhor do que realizou ao longo de um dia, de uma semana e durante o mês. Com isso, aquela sensação que muitos têm ao final do dia de que trabalharam tanto e parece que não fizeram nada pode ser minimizada ou até mesmo ser transformada em um sentimento de utilidade e dever cumprido, o que poderá refletir em uma sensação de felicidade. Por isso, mensure, termine e entregue as tarefas que se comprometeu a realizar e meça o quanto de trabalho entregou durante o dia ou em um intervalo de tempo.
Enfim, as dicas de gestão da execução aqui apresentadas podem lhe ajudar de forma simples e efetiva a ter uma melhor gestão do seu tempo, mensurar como e quanto de trabalho você está entregando ao longo do seu dia e fazer com que você tenha mais produtividade e sinta-se mais feliz ao executar e terminar suas atividades.
