Um sistema de gestão que acompanhe a evolução dos negócios é fundamental. No entanto, encontrar soluções capazes de atender aos desafios de hoje é uma missão difícil. Para obter sucesso nessa decisão, é preciso investir na maturidade do processo de compra, adotando uma RFP – Request For Proposal. Mas afinal, você sabe o que é RFP?
A RFP é uma ferramenta de consulta ao mercado. Ou seja, ela é usada em processos de aquisição de produtos e serviços, como a contratação de um novo ERP – Enterprise Resource Planning (em português, Planejamento de Recursos da Empresa), para torná-los mais eficientes.
Para adotar um sistema de gestão mais adequado para a sua empresa, é importante se cercar de boas práticas e pensar com estratégia. Neste post, vamos trazer informações sobre o que é RFP, como elaborá-la e de que forma ela pode ajudar na escolha de um sistema. Boa leitura!
O que é RFP?
A RFP, sigla para Request For Proposal – ou solicitação de proposta, em português –, é um documento formal utilizado pelas empresas para consultar potenciais fornecedores de produtos ou serviços. O propósito da RFP é assegurar que a organização encontre a solução mais adequada para o seu negócio.
O documento reúne informações sobre a empresa, as especificações técnicas do produto ou serviço que se pretende adquirir, os critérios de contratação, o orçamento e o cronograma do processo, além de instruções para a resposta dos fornecedores. Mas, principalmente, uma RFP bem feita deve detalhar as necessidades e os objetivos do negócio para trazer objetividade ao processo.
Mais do que obter uma cotação de preços, a RFP é relevante para a contratação de soluções que exigem conhecimentos técnicos ou capacidade especializada. Nesse sentido, um projeto de elaboração da RFP deve envolver as pessoas certas, ou seja, aquelas que vão efetivamente precisar da solução para suas operações diárias.
Uma empresa que procura um novo ERP, por exemplo, deverá detalhar na solicitação os problemas enfrentados hoje, os seus objetivos de negócios atuais e as perspectivas para o futuro, assim como informar quais recursos e funcionalidades o sistema deve possuir para atender o dia a dia do negócio.
Em resumo, uma solicitação de proposta se destina a:
- Informar aos fornecedores o que a empresa está buscando;
- Especificar os requisitos técnicos do produto ou serviço que se pretende comprar;
- Mostrar aos fornecedores a competitividade do processo de contratação;
- Garantir respostas efetivas e padronizadas dos fornecedores.
Por que aplicar essa metodologia ao processo de compra?
Apesar dos negócios exigirem cada vez mais agilidade e menos burocracia, pode parecer contraditório adotar a RFP para a compra de um produto ou serviço. No entanto, uma solicitação de proposta garante segurança ao processo de compra. Afinal, ela reduz o risco de contratar uma solução inadequada aos negócios.
A RFP é uma ferramenta que traz mais eficiência à gestão de fornecedores. Ela padroniza as informações, já que todos os fornecedores recebem o mesmo documento, e a empresa pode comparar com objetividade as propostas e analisar o melhor custo-benefício de cada apresentação.
Outra vantagem de usar a RFP é que os interessados em responder a solicitação tendem a apresentar sua melhor proposta, visto que ela será comparada a de outros fornecedores. É claro que um fornecedor pode recusar a participação, caso não tenha interesse ou condições de atender a solicitação. O que não deixa de ser uma vantagem, já que faz uma triagem do processo.
A importância de uma RFP para a escolha do ERP
Um ERP reúne informações comerciais, financeiras, contábeis, de recursos humanos, entre outras, de forma integrada a fim de facilitar as operações diárias realizadas pelas equipes. Ele precisa ser intuitivo, além de possibilitar que os gestores obtenham dados e insights que apoiem a tomada de decisão.
Com a transformação digital dos negócios, contar com um sistema de gestão focado nos processos da empresa é fundamental para trazer mais eficiência e otimização no dia a dia. Entretanto, diante de tantas opções oferecidas no mercado, como escolher o sistema de gestão ideal para a sua empresa?
Primeiro, entenda que a escolha do sistema é um passo importante, já que o seu uso vai impactar todas as áreas da organização. Sendo assim, o fornecedor deve ser capaz de oferecer uma solução que contemple as funcionalidades e os recursos que a empresa necessita, garantir a segurança das informações e possibilitar a integração.
Logo, a utilização da RFP é fundamental, justamente, para estabelecer de forma objetiva os requisitos administrativos e técnicos que um sistema de ERP deve possuir.
Como uma RFI contribui para a elaboração da RFP
Quando a empresa não entende o funcionamento e as características de determinado produto ou serviço que precisa adquirir, ela pode elaborar uma RFI – Request for Information (em português, solicitação de informação), antes de planejar a RFP. A partir das informações coletadas, é possível redigir uma solicitação de proposta mais adequada.
A RFI deve ser enviada aos principais fornecedores do mercado para a empresa conhecer melhor as opções disponíveis. No caso da contratação de um ERP, a organização precisa entender os benefícios que ele trará ao negócio e quais os critérios essenciais para a aquisição do sistema.
Passo a passo: como elaborar uma RFP
Agora que você já sabe o que é RFP e a sua importância para apoiar a contratação de um novo sistema de gestão, vamos entender como elaborar uma RFP e trazer mais eficiência ao seu processo de compra.
O projeto para uma solicitação de proposta é um procedimento estruturado de análise e seleção que confere imparcialidade ao processo e igualdade a todos os fornecedores.
O responsável pelo projeto deve considerar alguns pontos fundamentais, como:
1. Envolva as pessoas certas
Envolva os colaboradores que vão lidar com a solução no dia a dia e que poderão ter seu trabalho impactado, os chamados key users.
Por exemplo, pergunte os problemas que o ERP atual possui ou os desafios diários da empresa. É importante listar as dores que cada um dos key users possuem em relação aos processos sistêmicos.
2. Identifique os fornecedores
Pesquise por referências no mercado, perguntando aos seus parceiros de negócios e outras empresas sobre suas experiências com fornecedores de sistemas de gestão. A ideia é descobrir quem são os principais players para a solução.
3. Levante o escopo e os objetivos do projeto
Levante quais são as necessidades da empresa e o objetivo da contratação. Enumere os principais requisitos, apresente os critérios para avaliar os fornecedores, bem como as restrições que podem impactar a contratação.
Para Wodson Reis, supervisor de Pré-Venda da Sankhya, é importante constar os requisitos para os próximos passos, onde a empresa pretende chegar depois que os problemas atuais estiverem resolvidos e como o software escolhido deve atender a esses dois cenários.
“É essencial evitar personalizações. O ideal é que a empresa encontre soluções que já existam no mercado, para evitar que sejam realizadas muitas modificações”, explica Wodson.
4. Apresente as informações necessárias
Faça uma introdução com os dados da empresa e os detalhes sobre o mercado. Em seguida, a RFP deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
- Objetivo da contratação;
- Escopo do serviço ou produto;
- Cronograma do processo;
- Orçamento;
- Responsabilidades;
- Contatos da empresa;
- Orientações de preenchimento e entrega.
Quando a decisão for tomada, é importante notificar o fornecedor da proposta vencedora, conforme o cronograma do processo. Além disso, deve ser enviado um comunicado de agradecimento aos demais participantes. Por fim, a última etapa será a assinatura do contrato, que deve constar tudo o que foi determinado pela resposta à RFP.
Para saber em detalhes como elaborar uma RFP, confira o vídeo do Mestre do ERP:
Como esse processo de responder uma RFP é realizado na Sankhya
Na Sankhya, geralmente a RFP chega para alguma unidade disponível na região de atuação da empresa contratante. É acionada a equipe nacional da Central de Soluções, que apoia nas respostas e nas evidências da RFP juntamente com a equipe regional.
As RFPs costumam se desdobrar para outras fases, como a POC (Prova de Conceito), quando, mais uma vez, a equipe da Central de Soluções apoia nas demonstrações das soluções juntamente com a regional Sankhya e também podem ser necessárias visitas presenciais a clientes Sankhya que possuem características similares às da empresa contratante.
Por fim, a regional Sankhya envia a proposta contendo os valores para atender as necessidades da RFP e a empresa contratante tem todas as informações necessárias para escolher a melhor solução.
Enfim, encontrar a solução ideal em ERP é estratégico para as organizações e esse processo não pode ser negligenciado. O sistema deve ser avaliado quanto às melhorias que ele trará para os negócios e a ferramenta RFP não apenas formaliza o processo, mas ajuda a sua empresa a fazer a aquisição de maneira mais técnica.
Agora, sabendo o que é RFP e sua importância, para elaborar a sua, baixe o nosso template gratuito, adapte o modelo às suas necessidades e envie para os potenciais fornecedores da solução que você procura.
