Saiba tudo sobre a gestão do centro de distribuição

A logística é um dos principais pontos de sucesso ou de dificuldades de uma empresa, dependendo de como ela é gerida. E, nesse caso, o centro de distribuição é capaz de se tornar um verdadeiro diferencial do negócio, desde que ele seja pensado e administrado de forma estratégica.

Mais do que um ativo físico, o centro de distribuição se caracteriza como um pilar fundamental para as empresas, oferecendo agilidade, produtividade e melhorando a satisfação dos seus clientes. 

Neste artigo, explicamos o que é um centro de distribuição, sua função, os principais tipos, como é o funcionamento, a importância de investir em um para otimizar os processos logísticos e como melhorar a gestão. Confira!

O que é um centro de distribuição?

O centro de distribuição, ou CD, é uma unidade física destinada ao armazenamento e despacho, com uma estrutura adequada para o recebimento e o envio de produtos de uma empresa, centralizando essas operações.

Em outras palavras, podemos entender o centro de distribuição como um espaço destinado ao armazenamento de mercadorias e também ao recebimento, à separação e ao envio de produtos aos clientes.

O principal objetivo de um centro de distribuição é garantir a agilidade na entrega de um produto, proporcionando, assim, uma melhor experiência do cliente – e aumentando a satisfação dele.

O centro de distribuição desempenha funções essenciais para o sucesso do negócio, como recebimento e conferência de mercadorias, estocagem, separação dos pedidos, embalagem dos itens e autoria de estoque.

Qual é a função de um centro de distribuição?

Um centro de distribuição tem múltiplas funções e entendê-las é crucial para conseguir gerir melhor sua logística. As principais são:

Recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias é a base dos demais processos e também uma operação realizada com alta frequência e muita importância.

Os times precisam ser ágeis para organizar as docas de descarga dos caminhões, realizando o trabalho manual e também conferindo toda a carga e a documentação.

Movimentação de carga

Após os produtos entrarem efetivamente no CD, é preciso que haja processos organizados para a correta movimentação desses itens na unidade física.

Como os centros de distribuição são, normalmente, galpões de grandes dimensões, é preciso ter um cuidado maior com a movimentação, evitando prejudicar a armazenagem e garantindo que a etapa será ágil para atender as demandas de entrega ou de limpeza dos espaços para a circulação de maquinário e demais produtos.

Armazenamento

Quando falamos em centro de distribuição, sem dúvida o armazenamento é um dos processos que exige atenção. É importante que os produtos não fiquem armazenados por muito tempo e esse armazenamento seja feito de forma adequada, compatível com as características do produto.

O objetivo principal é transportar cada item com agilidade para os diferentes destinos, sejam eles pontos de venda ou as casas dos clientes. Então, o armazenamento deve ser suficiente para suprir as demandas de vendas, sem excesso nem faltas.

Separação

A separação é a última etapa da qual a empresa tem controle dos processos e produtos. Ela consiste em retirar as mercadorias armazenadas e prepará-las para a expedição. A operação precisa seguir as documentações, evitando erros, reclamações e retrabalho.

Expedição

Finalmente, os produtos são levados do centro de distribuição até o cliente. Essa etapa pode ser terceirizada ou interna, dependendo das condições e do porte da empresa.

Como funciona um centro de distribuição?

O bom funcionamento de todos os processos logísticos e da cadeia de suprimentos (supply chain) só ocorre com um centro de distribuição bem organizado. Assim, é possível executar com precisão as tarefas e gerar uma experiência positiva ao cliente final.

Mas, para oferecer agilidade nas entregas e otimização das tarefas, o espaço precisa ser estrategicamente bem localizado, de forma a facilitar a saída das mercadorias.

Geralmente, os centros de distribuição ficam em locais que são próximos de rodovias, aeroportos e linhas de acesso a estradas. Assim, a logística de entrada e saída dos produtos é mais assertiva e a empresa consegue diminuir despesas operacionais, como combustível e frete, por exemplo.

Outro fator primordial para o bom funcionamento do centro de distribuição é a gestão de estoque. Ter o controle das quantidades necessárias para não faltar mercadorias nem sobrar é necessário para que as vendas sejam entregues em prazos menores, garantindo a satisfação do cliente.

Com uma gestão de estoque de qualidade, a empresa consegue se organizar com relação às quantidades e estar sempre preparada, independente do período.

Por que investir em um centro de distribuição?

Ainda não está claro como um CD é capaz de ajudar sua empresa? Entre as principais vantagens que ele oferece, podemos citar:

• Eficiência na movimentação de mercadorias, tornando mais simples e ágil todos os processos desde o recebimento do produto até a expedição;
• Economia de custos, uma vez que os centros de distribuição geralmente ficam em locais estratégicos de fácil logística, além de que é possível centralizar a gestão do seu estoque, evitando compras desnecessárias e tornando o processo de separação e envio mais estratégico, sem erros e retrabalhos que aumentam os custos;
• Estoques concentrados em um só local, tornando mais prático trabalhar na distribuição e no recebimento, além de facilitar o armazenamento;
• Agilidade nas operações logísticas, graças às características do CD como localização estratégica, eficiência na movimentação de mercadorias e centralização do estoque;
• Melhora na experiência do cliente, que recebe seu produto mais rapidamente e com menos chances de erros.

Quando é viável ter um centro de distribuição?

Quando executada com eficiência, a gestão da distribuição de produtos possibilita que a organização utilize seus recursos financeiros, humanos e materiais da melhor maneira, otimizando e controlando ainda o consumo do tempo.

Dessa forma, a viabilidade depende do objetivo específico de cada empresa, região de atuação e custos envolvidos entre distribuição. E, no Brasil, não podemos esquecer dos valores dos impostos relacionados a essa distribuição. Levando tudo isso em conta, se observamos que teremos um ganho logístico e financeiro, teremos a viabilidade para a implementação do CD.

Quais são os tipos de distribuição? 

Para estruturar um processo logístico eficiente, ágil e de qualidade, é importante entender quais são os tipos de distribuição, suas características e qual se encaixa melhor no planejamento da empresa. Assim, a entrega das mercadorias é executada de maneira assertiva. 

A seguir, listamos os 3 principais tipos.

1. Centro de distribuição direto

Aqui, a empresa fabricante é a própria encarregada da distribuição dos produtos, sem precisar contratar terceiros para fazer a entrega, como, por exemplo, transportadoras. É um canal que exige um bom planejamento para que o cliente receba a compra com qualidade e rapidez. 

Esse tipo de canal é uma ótima opção para criar um vínculo direto com o cliente. Por isso, para as empresas que desejam uma comunicação mais próxima com seu consumidor, ter a distribuição direta como estratégia é uma vantagem. 

Mas é importante avaliar se os recursos logísticos da empresa estão acima dos que uma transportadora ofereceria. São recursos que suprem as demandas com agilidade? Os clientes estão satisfeitos com o prazo de entrega? Existe demora na logística?

2. Centro de distribuição indireto

Também conhecido como canal vertical, o canal de distribuição indireto é quando a empresa contrata terceiros para fazer as entregas. É um tipo que funciona bem para organizações com alta demanda, pois a contratação de uma transportadora gera aumento de custos.

Mas, como ponto positivo, ele permite um aumento nas vendas, tendo em vista que o processo logístico é mais ágil e, consequentemente, a empresa consegue atender um número maior de demandas.

Existem 3 níveis de complexidade do canal de distribuição indireto:

1. Apenas um intermediário, que efetua a compra e é encarregado de entregar ao consumidor final;
2. O distribuidor envia as mercadorias ao varejista, que disponibiliza os produtos ao consumidor final;
3. Entre o fabricante e o consumidor final, estão o distribuidor, o representante comercial e o ponto de venda (PDV).

3. Centro de distribuição híbrido

Também conhecido como canal de distribuição múltiplo, esse tipo permite que a empresa trabalhe tanto com as entregas diretas quanto com as indiretas. Ele tem intermediários, que fazem as distribuições, mas mantém a comunicação com o seu cliente de forma direta, inclusive as ações de marketing e vendas. 

Um exemplo de canal de distribuição híbrido são os e-commerces, que fazem toda a estratégia de relacionamento com o cliente e a divulgação da marca e dos produtos, de forma a mantê-los sempre próximos e fidelizados. No entanto, terceirizam o processo de entrega das mercadorias.

Como melhorar a gestão do centro de distribuição?

Quando bem gerido, o centro de distribuição facilita a gestão do estoque e melhora a organização dos processos logísticos. Contudo, nem sempre essa é uma tarefa fácil. Para melhorar a gestão do seu CD, trouxemos algumas dicas importantes.

Inventários cíclicos

O inventário é fundamental para vários pontos da logística, mas ainda deixa muitos gestores preocupados. A principal dica é realizá-lo periodicamente durante o ano, definindo classes de produtos.

Considere ainda questões sazonais das operações e das próprias mercadorias. Assim, você evita ter de mobilizar uma grande quantidade de funcionários para a tarefas e consegue identificar mais facilmente as falhas e as causas delas.

A sugestão é realizar o inventário, no mínimo, uma vez a cada trimestre e integrar os dados obtidos com o setor de compras.

Layout estratégico

O layout é crucial para trazer mais agilidade e facilitar as operações no seu centro de distribuição. A organização deve ser feita de maneira inteligente, trazendo mais rapidez na entrada e saída de mercadorias, envolvendo menos equipamentos nesses processos.

Para escolher bem o layout, primeiro, você deve conhecer a estrutura física do galpão e, a partir disso, observar questões como giro dos produtos e sazonalidade, dispondo os itens com maior saída em locais mais fáceis de serem armazenados e distribuídos.

Outro layout usado é o baseado no fluxo de produtos. Ele se configura em uma linha reta, com os produtos sendo recebidos em uma ponta do CD, armazenados no meio e expedidos na outra ponta. O principal objetivo desse layout é não causar congestionamentos.

Softwares de gestão para centro de distribuição

A tecnologia é uma das principais aliadas da gestão de um centro de distribuição. Atualmente, é quase impossível fazer uma armazenagem adequada sem contar com um software de gestão.

Com ele, você conseguirá automatizar os processos, reduzir as falhas operacionais e aumentar a produtividade das equipes. As principais ferramentas usadas para um centro de distribuição e para o setor de logística são sistemas ERP, WMS e TMS modulares, que podem ser customizados de acordo com as características e necessidades do seu negócio.

Para se ter ideia da importância dessas soluções, um estudo da Robotics Business Review mostrou que os centros de distribuição com tecnologias de automação possuem 36% mais probabilidade de reduzir seus custos de mão de obra, com uma média de 3% ao ano.

Com a tecnologia, além da automação, você consegue ter um olhar macro sobre todo o seu centro de distribuição, reduzindo os riscos e otimizando todos os processos logísticos.

Gestão de entregas

Para que tudo saia como o esperado e você consiga surpreender os clientes com agilidade, é fundamental gerenciar corretamente os prazos de entrega.

Assim, é de suma importância controlar quais mercadorias precisam ser entregues em determinadas datas, evitando atrasos. Nesse quesito, um sistema de gestão automatizado é um grande aliado, com todas as informações registradas e centralizadas, permitindo que as pessoas autorizadas realizem esse controle.

Roteirização

É muito importante que cada veículo de entrega tenha um roteiro claro e otimizado de todos os pontos pelos quais passará.

Não planejar as rotas de entrega pode fazer com que a empresa gaste muito mais com esse processo, consumindo mais combustível, rodando mais horas – e ainda demorando mais para realizar as entregas.

Esse ponto também está ligado à localização do seu centro de distribuição. É importante fazer as contas para verificar se vale a pena pagar um aluguel menor por um galpão mais afastado. Muitas vezes, os custos com o frete são maiores que o aluguel de uma localização mais estratégica.

Indicadores e melhoria contínua

Os indicadores ajudam a mensurar a qualidade e o desempenho dos serviços. Então, comece definindo quais indicadores são mais importantes e quais metodologias serão usadas para obter esses dados.

Faça reuniões frequentes com os gestores e analise esses dados, buscando a melhoria contínua. Afinal, não é por que algo está funcionando bem que não pode ser melhorado e otimizado.

De que forma um centro de distribuição diminui custos operacionais?

Após a implementação de um sistema de Gestão de Armazéns ou WMS (Warehouse Management System), poderão ocorrer várias reduções de custos e otimizações de processos. Conheça as mais habituais:

Redução de custo de mão de obra

Isso geralmente acontece quando não há sistema ou o WMS atual não é capaz de gerenciar os recursos do centro de distribuição, realizando a distribuição de atividades corretamente aos recursos corretos.

Redução de custos operacionais

As reduções de custos da operação acontecem quando, por exemplo, o WMS é capaz de realizar uma roteirização do apanha, que é o processo de coleta de itens para a separação. Neste caso, é reduzido o tempo da separação e são maximizados os recursos, podendo fazer mais com menos.

Redução de perdas

Perdas são itens que são extraviados, avariados, perdidos, enviados em pedidos errados, vencidos, entre outros. Utilizando o sistema corretamente, é possível reduzir muito essas ocorrências dentro do centro de distribuição, já que, ao usar a tecnologia de forma correta, é alcançada a rastreabilidade total dos itens em estoque.

Existem vários outros benefícios que geram reduções de custos. Isso depende de cada operação e do nível de maturidade dela.

Quais são as desvantagens de um centro de distribuição não utilizar um sistema como aliado nos processos?

A falta de um WMS em centro de distribuição pode acarretar várias dificuldades e prejuízos, como:

Mal uso da mão de obra atual

Sem o WMS, é comum ter imensa dificuldade para dimensionar o trabalho operacional e as prioridades do trabalho no centro de distribuição, gerando retrabalho e/ou ociosidade dos recursos.

Aumento do número de perdas

Em centros de distribuição em que não existe o uso da tecnologia ou de um sistema de WMS, há muita perda, por causa de produtos vencidos, com pouco shelflife que os clientes já não aceitam ou até furtos e roubos.

Isso porque não há como realizar o controle de forma ativa e constante da rastreabilidade dos itens. Dessa forma, perde-se a rastreabilidade do item em algum momento do processo e fica mais difícil achá-lo, muitas vezes sendo possível somente através de um inventário geral.

Conheça o sistema Sankhya

O uso de softwares que otimizem os processos de distribuição com eficiência e precisão é fundamental nas indústrias e cada dia mais deixa de ser uma opção, se tornando uma necessidade.

Uma pesquisa realizada pela Deloitte mostrou que o uso de softwares em organizações com gestão de cadeia de suprimentos (supply chain) é um diferencial. Dentre as empresas entrevistadas, 75% usam sistemas para otimização e outros 96% identificam a inovação como “extremamente importante” para o crescimento. 

Isso mostra a importância de ter um sistema de gestão de qualidade como aliado em um centro de distribuição.

A solução Sankhya é um software que oferece uma visão ampla do negócio e auxilia com eficiência cada etapa do processo logístico através de dashboards práticos.

Dentre os inúmeros benefícios que ele oferece, podemos citar:

• Melhoria na eficiência operacional do processo de distribuição de mercadorias;
• Alinhamento estratégico;
• Controle das emissões de NF de terceiros e próprias;
• Aumento da eficácia na etapa de picking dos produtos;
• Alta visibilidade de custo por cada etapa do processo;
• Entrega dos pedidos dentro do prazo acordado;
• Diminuição de erros e retrabalhos. 

Como você viu, para manter um centro de distribuição competitivo, é muito importante ficar atento à implantação de tecnologia. E, para melhorar a gestão do seu CD, sem dúvida, essa é uma das principais aliadas, coordenando o controle dos recebimentos, entregas, separação e endereçamento, além de automatizar várias funções.

Fale com um especialista e veja como o ERP Sankhya pode ser um aliado para otimizar a gestão do seu atacado e distribuidor.