Implantar um software de gestão é muito importante para ajudar nos processos diários da sua empresa, agilizando as tarefas de cada colaborador e poupando tempo, dinheiro e esforços.
No entanto, realizar essa implantação de forma inadequada no seu negócio pode acabar trazendo mais dor de cabeça do que melhorias, afinal, nem todo software de gestão tem as qualidades exigidas por uma empresa singular como a sua.
É por conta da particularidade de cada negócio e cada setor que a implantação de um software de gestão integrado deve ser muito bem estudada e estruturada.
Caso sua empresa tenha uma demanda específica, como a necessidade de integração com um CRM ou outro tipo de automação, é importante ter certeza de que o software escolhido poderá te ofertar isso.
Ou seja, a melhor escolha ao adquirir um software de gestão é prezar por obter um sistema flexível e customizável.
Mas, o que seria um software de gestão flexível?
Um software de gestão integrado considerado flexível nada mais é do que um ERP com a capacidade de se adaptar de acordo com as necessidades de sua empresa.
Cada segmento, produto e serviço específico tem um tipo de demanda diferente ao realizar os processos do dia a dia, portanto, não é tão simples encontrar um software que se encaixe na rotina de sua empresa.
O software de gestão considerado flexível é aquele que te vai te oferecer customizações de acordo com as necessidades dos processos de seu negócio, e que, além disso, também oferece uma consultoria próxima da sua empresa, estruturando junto de você e seus colaboradores estratégias que melhorem o desempenho do seu sistema.
Antes de entrar em cada uma das características de um software de gestão flexível mais profundamente, é importante entender melhor qual o papel deste sistema dentro da sua empresa.
Papéis do software de gestão no seu negócio
A demanda por um software de gestão se torna cada vez maior, devido à necessidade que as empresas têm de se tornarem cada vez mais tecnológicas e deixarem processos demorados e manuais para trás.
No entanto, a falta de pesquisas ao implantar um novo sistema pode acabar trazendo prejuízos para o seu negócio, principalmente se a relação com seu fornecedor não for clara e estreita.
Apesar de ser um desejo de muitos que exista uma única fórmula capaz de resolver qualquer problema em qualquer empresa, isso não passa de um sonho distante.
É por isso que, ao optar por implantar um software de gestão, você deve buscar por uma solução que se encaixe nos seus processos e permita fluidez no fluxo diário da sua empresa, facilitando a rotina de seus colaboradores.
O software de gestão integrado que você escolher para o seu negócio deve servir como forma de melhorar a produtividade e qualidade dos serviços de sua equipe, reduzindo erros e falhas e permitindo melhor fluxo de informações.
Isso se dá porque um ERP é constituído por módulos que representam cada parte dos processos de sua empresa. O ideal é que exista uma integração entre esses módulos, permitindo uma melhor comunicação entre as áreas do seu negócio e facilitando as tarefas executadas por seus colaboradores.
Um único software de gestão pode apresentar diversas soluções para a sua empresa, em diferentes departamentos, com diferentes processos.
Seu sistema poderá te fornecer controle financeiro, gestão de estoque, fluxo de caixa, emissão de nota fiscal, emissão de relatórios, controle de vendas e diversas outras possibilidades.
Todas essas características que um software de gestão integrado pode te oferecer devem influenciar diretamente no desempenho de sua empresa, o tornando mais eficiente, com um gerenciamento mais preciso, automação de processos e com o fornecimento de dados que te ajudem a tomar decisões mais estratégicas.
Por que optar por um software de gestão flexível?
Apesar de os softwares de gestão não customizáveis serem mais baratos inicialmente, eles podem trazer problemas a longo prazo caso sua empresa cresça e a tecnologia disponível não consiga acompanhar este crescimento.
Usar 100% das funções de seu sistema, esgotando suas margens, não é a estratégia mais recomendada por especialistas no assunto.
Abaixo você encontra um vídeo no qual Marco Salvo – também conhecido como Mestre do ERP – explica os motivos pelos quais você não deve usar completamente seu software de gestão.
A realidade é que a melhor forma de garantir que sua empresa cresça sem problemas com o sistema é adquirir um software de gestão flexível, preparado para aguentar os avanços do seu negócio com o decorrer do tempo. O sistema de gestão flexível possui diversas características base de um ERP comum, no entanto, te dá muito mais possibilidades de customização para melhor adequação à sua empresa.
Módulos em um software de gestão flexível
Os softwares de gestão são comumente compostos por módulos, representando cada setor de sua empresa, facilitando, assim, a comunicação de uma área com a outra e diminuindo o tempo gasto em cada atividade.
Apesar de os módulos serem muito importantes, a nova tendência é que eles não sejam o principal foco de um software de gestão.
Ao falarmos de software de gestão, sabemos que são sistemas compostos por módulos específicos, como o financeiro, de produção, de faturamento, etc., e apesar de os módulos serem importantes para o funcionamento de um sistema, focar somente nisso não é mais tão relevante assim.
O que mais importa no momento é que seu software de gestão seja focado em processos, que englobam diversas áreas e, consequentemente, percorra também diversos módulos do sistema.
Focar os esforços do ERP em processos ao invés de módulos é uma forma de tornar sua gestão ainda mais ágil e integrada, deixando de requisitar esforços de seus colaboradores para passar as informações de módulo em módulo e integrando tudo isso dentro de um só processo. Da pré-produção ao pós-venda.
Integrações customizáveis no software de gestão
Outro ponto importante a se considerar quando sua empresa estiver buscando ou trocando de software de gestão é a possibilidade de integrações externas, uma das características de um sistema de gestão flexível.
Ao conversar com possíveis fornecedores, é recomendado que você busque saber com quais plataformas será possível fazer integrações, além de também deixar claro para seu consultor quais são suas necessidades.
Há diversas plataformas com as quais o seu software de gestão poderá fazer integrações, como por exemplo CRM, plataformas de vendas e até mesmo automações de marketing. A extensão de possibilidades a serem integradas são enormes, variando de setor para setor.
Dessa forma, com a opção de um sistema flexível, você poderá usufruir de um ERP muito mais adequado para a sua empresa, que te permita facilitar ainda mais os processos e economizar tempo, dinheiro e esforços.
Personalização por usuário no software de gestão
Além dos pontos fortes citados acima, um software de gestão flexível poderá fornecer aos usuários do seu sistema maior autoridade para personalização das telas.
Uma das características dos softwares de gestão tradicionais é que as configurações são gerais, mesmo com a existência de diversos números de usuários, o que torna menos ágil navegar pelo sistema.
Ao adquirir um software de gestão flexível, no entanto, você terá a possibilidade de personalizar telas de acordo com as preferências de um usuário. Ou seja, será possível definir quais as métricas mais relevantes que devem estar sempre disponíveis no dashboard do seu colaborador.
Esse fator permite maior personalização das telas individuais, agilizando a rotina única de cada colaborador da sua empresa e tornando seus processos mais rápidos e eficientes.
Com este conteúdo você pôde conhecer as principais características que tornam os ERP’s flexíveis uma melhor opção de software de gestão, aumentando ainda mais suas chances de melhorar seu processo, produto e serviço, além de também reduzir seus custos.
Vale lembrar que é muito importante que você alinhe todas as expectativas que sua empresa tem para o novo software de gestão com o fornecedor desse sistema. Também é muito relevante que você e seus colaboradores façam os cursos de capacitação da plataforma para que todos aproveitem ao máximo a solução.
Caso você já tenha um software de gestão, mas se encontra insatisfeito, recomendamos a leitura de nosso artigo com 10 dicas para saber se é a hora certa de trocar seu ERP.
No entanto, se você ainda não teve contato com um software de gestão, temos outro conteúdo que poderá ser mais relevante para você, sobre como escolher uma boa empresa de ERP.
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