Integrar, unir e gerenciar o trabalho de diferentes profissionais é um dos desafios da maioria das empresas. E nesse ponto a plataforma colaborativa é uma inovação tecnológica capaz de ajudar bastante.
Estes softwares ajudam a melhorar a comunicação e a produtividade entre os times, auxiliando também na questão do trabalho remoto e gerenciamento de equipes de freelancers. Quer entender melhor? Siga a leitura!
O que é e quais os objetivos de uma plataforma colaborativa?
As plataformas colaborativas são softwares que auxiliam as empresas a organizarem seus processos, especialmente o fluxo de trabalho. Cada solução conta com funcionalidades diferentes como planejadores de tarefas, chats instantâneos, automatização de processos, indicador de produtividade, entre outros.
Assim, é possível aprimorar a comunicação entre seus times, independentemente de eles estarem atuando interna ou externamente. A maioria dessas soluções funciona em nuvem, podendo ser acessada de qualquer computador por meio de login e senha.
Por que usar uma plataforma colaborativa?
O principal ganho que uma plataforma colaborativa oferece é o aumento de produtividade, alcançado graças à melhorias na comunicação entre os times. Isso porque, por meio desses softwares, os colaboradores conseguem visualizar rapidamente todas as tarefas a serem cumpridas, acompanhar o progresso de cada uma e se comunicar com outras partes envolvidas.
Além disso, existem funcionalidades interessantes que facilitam e aprimoram o trabalho, como compartilhamento de arquivos e edição por mais de uma pessoa em tempo real.
Dessa forma, toda a equipe consegue trabalhar em um mesmo projeto de maneira simultânea. Todos conseguem visualizar as mudanças realizadas em tempo real, dispensando a necessidade de fazer uma cópia do arquivo a cada edição.
Ainda é possível marcar pessoas em tarefas, sinalizar quando determinadas tarefas tiverem sido concluídas, dar feedbacks, automatizar processos e muito mais.
Uma plataforma colaborativa é, portanto, uma excelente ferramenta para o líder ou gestor ter mais controle sobre o tempo de cada tarefa e a atuação de cada colaborador nela, entendendo e planejando melhor suas demandas internas.
Benefícios
Em resumo, podemos citar como benefícios de usar uma plataforma colaborativa:
· ganho de produtividade;
· melhora na comunicação e integração dos times;
· redução de custos (devido a automação de processos e melhora na comunicação, evitando erros e retrabalhos);
· compartilhamento de informações, arquivos e dados;
· coordenação das atividades e esforços;
· compreensão apurada dos processos internos, tempo e quantidade de tarefas por colaborador.
Quais são os tipos de plataformas colaborativas disponíveis?
Podemos encontrar vários tipos de plataformas colaborativas e é importante entender as diferenças de cada uma delas, para você definir a melhor de acordo com as necessidades da sua empresa. Veja as principais:
· gestão de projetos: focam menos nas pessoas e mais em processos. São ferramentas visuais e que ajudam a organizar tarefas e demandas, de forma a estruturar melhor a produtividade;
· gestão de times: soluções focadas na comunicação entre os profissionais de uma equipe ou de um projeto. Podem servir para organizar informações, agregar opiniões ou ainda como uma ferramenta de alinhamento, trazendo mais sinergia entre os membros;
· gerenciamento de documentos: permitem criar, organizar, armazenar e acessar documentos importantes para a empresa. É possível produzir, trabalhar em conjunto e divulgar documentos com outras pessoas ou grupos, além de editar simultaneamente as informações. Algumas contam com funções como controle de versão, trilhas de auditoria, permissões para controlar acesso e disco virtual;
· gestão de clientes: os CRMs são softwares voltados ao gerenciamento do relacionamento com os clientes e podem ser vistos também como plataformas colaborativas, principalmente porque o alinhamento dos departamentos é crucial para que haja uma resolução rápida e satisfatória das demandas do público.
Como usar uma ferramenta colaborativa na minha empresa?
Depois de compreender melhor, você está pensando em investir em uma plataforma colaborativa? Separamos algumas dicas essenciais para ajudar nesse processo:
1) entenda suas necessidades: antes de procurar qualquer ferramenta, pense nas necessidades da sua empresa e nas características do seus times. Se você tem muitos freelancers ou equipes remotas, pode ser interessante trabalhar com ferramentas que ofereçam comunicação instantânea e ações em tempo real, por exemplo. Analise os problemas existentes e, assim, identifique qual plataforma ajudará a resolvê-los, considerando o quão fácil é usar a solução;
2) treine suas equipes: qualquer mudança exige treinamentos e é preciso que suas equipes aprendam a mexer na ferramenta e extraiam o melhor possível dela. Então, ofereça treinamentos explicando como a solução funciona, para que está sendo implementada, o quanto ela poderá facilitar o dia a dia dos colaboradores, as possibilidades de uso e todos os benefícios trazidos pela nova ferramenta;
3) monitore os resultados: acompanhe o progresso da sua equipe com o uso da solução, verificando se todos estão se adaptando, os problemas enfrentados, as dúvidas mais comuns e, se, de fato, houve um ganho de produtividade. Em alguns casos, poderá ser necessário realizar ajustes para que os objetivos sejam alcançados.
Como a Sankhya pode lhe ajudar?
A Sankhya conta com diferentes soluções e um ERP completo ideal para vários segmentos. Entre seus recursos exclusivos, destacamos o acompanhamento online dos seus times internos e terceirizados.
Com essa função, você consegue descobrir exatamente quantas horas seus colaboradores produzem, quanto faturam, quanto é gasto com retrabalho e outras métricas de performance.
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