Objetivos e metas organizacionais nem sempre seguem à risca o planejamento estratégico criado e, com isso, muito da efetividade é perdida e os resultados finais da empresa são comprometidos. Nesse sentido, é preciso aprimorar a gestão através do método de Gerenciamento Por Diretrizes (GPD) para garantir maior qualidade na execução das atividades.

Muitas vezes, as falhas estão na criação de metas inalcançáveis atribuídas aos colaboradores, o que dificulta os processos. Através do GPD, é possível aprimorar a gestão, fazer com que as informações sejam melhor entendidas por todos e, consequentemente, facilitar o desenvolvimento criativo e profissional.

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Neste artigo, explicamos o que é o Gerenciamento Por Diretrizes, o funcionamento dele na prática, como aplicá-lo dentro da organização e como um sistema ajuda a aprimorar a qualidade da gestão em toda a empresa. Confira!

O que é GPD?

Uma ferramenta importante para operacionalizar estratégias organizacionais (um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas), o Gerenciamento Por Diretrizes (GPD) é um método que tem como prioridade destrinchar um objetivo principal em várias metas a fim de tornar a execução alcançável. 

Através da uniformidade na visão geral das metas, é possível desenvolver estratégias tanto de alta gestão quanto dos processos operacionais. O desdobramento dos objetivos passa a ser linear e, assim, fica mais fácil manter a coerência e a eficácia nos indicadores de desempenho.

O conceito de GPD foi desenvolvido no Japão, baseado na técnica denominada Hoshin Kanri, que tem como propósito implementar a gestão pela qualidade total, disseminando de forma estratégica as metas organizacionais no âmbito geral.

No Brasil, o autor e consultor de gestão Vicente Falconi foi um dos disseminadores dessa ferramenta e entendeu que o GPD engloba três pilares fundamentais para um gerenciamento bem sucedido:

  • Primeiro: os resultados estão totalmente interligados com habilidades como a dedicação e a criatividade dos profissionais envolvidos no processo.
  • Segundo: a inovação é um fator que deve estar presente a todo momento da execução das atividades, além de ser incentivada com frequência.
  • Terceiro: as mudanças estipuladas precisam acontecer sempre com foco na evolução e no aprimoramento.

Como funciona o GPD?

Para o bom funcionamento do GPD e a conquista dos resultados planejados, é preciso que todos os níveis de gestão estejam alinhados para que ocorra a fluidez organizacional e metas atingidas com qualidade.

As metas gerais que são estipuladas pela empresa passam a ser desdobradas em metas mais específicas para facilitar o entendimento dos colaboradores e aumentar a eficiência nas execuções.

As lideranças que estão presentes em cada nível dos processos (gerentes ou responsáveis) devem manter uma gestão com foco em melhorias contínuas das metas para o sucesso e a qualidade dos objetivos estipulados. 

A partir de uma diretriz, subdividi-la em várias outras etapas, cada uma com a responsabilidade de um gestor, é a chave para conseguir alcançar com sucesso o objetivo principal.

Em pesquisa realizada pela consultoria Falconi com 100 empresas (de médio porte), apenas 10% têm estratégias e metas bem definidas a longo prazo, enquanto 47,6% sabem da necessidade de ter um planejamento estratégico.

Por isso a importância de utilizar as ferramentas GPD para auxiliar, facilitar e contribuir para que as metas e diretrizes sejam alcançadas com um alto índice de qualidade.

Algumas das mais importantes ferramentas são:

  • Indicadores de desempenho;
  • PDCA (Plan-Do-Check-Act), que significa planejar, executar, verificar e agir;
  • Análises de causas e efeitos;
  • Dashboards, que ajudam no acompanhamento de indicadores, métricas e dados;
  • Reuniões para feedbacks do andamento e dos resultados das metas.

Portanto, o GPD consegue alcançar resultados com a criação de um plano estratégico com diretrizes bem definidas pela empresa e repassadas de forma precisa a cada gestor, um bom entendimento das causas que atrapalham ou impedem o alcance das metas, a definição das atividades prioritárias e o acompanhamento periódico.

Como aplicar o GPD?

Para que as metas sejam alcançadas e o caminho do GPD seja trilhado com eficácia, é preciso estimular a criatividade dos colaboradores de forma estratégica e alinhada ao objetivo principal da organização e aplicar alguns planos de ação. Feito tudo isso, é possível colher vantagens contínuas, como:

  • Incentivo à inovação e à criatividade;
  • Melhora na dedicação dos profissionais;
  • Melhores planejamentos e maiores mudanças;
  • Organização da gestão;
  • Clareza e objetividade de trabalho.

Os estágios de aplicação precisam estar de acordo com o nível de maturidade da empresa. Para isso, é importante que as lideranças saibam em que patamar a organização se encontra e sigam os passos a seguir para conquistar as metas estipuladas:

1. Preparar a empresa para o GPD

O GPD precisa de um profissional líder geral, que será o responsável por compartilhar e destrinchar as metas aos outros gestores. Essa pessoa ficará a par de todos os processos em todos os níveis da estrutura organizacional. 

É esse líder que desenvolve um documento denominado Padrão Gerencial, com participação dos altos cargos organizacionais, que contém fatores importantes como: objetivos do Padrão Gerencial, formato do controle do GPD, fluxograma e plano do desdobramento das metas.

2. Estipular a primeira meta principal

O primeiro passo nesse ponto é avaliar qual a situação atual da empresa, tanto em âmbito positivo quanto negativo (situações internas, resultados externos, o mercado em que atua, o segmento empresarial e as concorrências) para, em seguida, estabelecer uma meta que esteja ao alcance organizacional. 

Um método que facilita esse processo é a análise SWOT. Através dela, o líder principal, juntamente com os níveis hierárquicos mais altos da empresa, conseguem definir a meta principal e como ela será desdobrada.

3. Acompanhar a execução das ações

Cada gestor deve manter o monitoramento contínuo das atividades definidas para o seu departamento, sem esquecer que bons resultados vêm através de uma boa condução da liderança aos seus colaboradores.

O gestor precisa ter total conhecimento no método PDCA para conseguir motivar os funcionários, além de saber lidar com possíveis erros e problemas inesperados de forma a não atrapalhar a condução do processo.

4. Padronizar o GPD

Assim como qualquer outro modelo de metodologia empresarial, o GPD precisa ser padronizado de forma didática para o entendimento dos profissionais, qualquer que seja o departamento, facilitando a execução das atividades.

Isso pode ser feito de acordo com os padrões da empresa, utilizando fluxogramas como facilitador da visão geral e também os pilares do PDCA. Dessa forma, as metas ficam mais claras para todas as áreas da organização.

Como um sistema de gestão ajuda o GPD?

Os níveis de gestão do GPD passam por três áreas organizacionais, sendo elas: a alta gestão da empresa (estratégico), a gestão intermediária (tático) e a supervisão e coordenações ligadas à produção (operacional).

Na aplicação do método, para facilitar todos os processos e desdobramentos das metas em cada um desses níveis, o GPD fornece dois sistemas de gerenciamento: o gerenciamento interfuncional e o funcional.

O primeiro visa as estratégias e as metas com foco prioritário no futuro da empresa. Já o segundo tem o foco nas metas de melhorias contínuas da empresa, além da manutenção das rotinas (controle diário da qualidade na execução das atividades).

É importante que a empresa invista em tecnologia de qualidade como aliada nos processos do GPD. Por isso, ter um sistema de gestão oferece inúmeras vantagens como: integração entre setores, disponibilização de dados e informações em tempo real, eficiência operacional, relatórios e análises dos indicadores de desempenho, entre outros.

O ERP Sankhya centraliza todas as informações em um único sistema, reduz trabalhos manuais, otimiza o tempo na execução das atividades e simplifica o fluxo de trabalho, além de permitir análises medindo a produtividade, a lucratividade e o crescimento do seu negócio.

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