Quando se trata de estabelecer diretrizes, objetivos e metas, o primeiro passo é olhar para dentro da organização, a fim de analisar seus indicadores de gestão. Dessa maneira, é possível avaliar criticamente os resultados conquistados e pensar estrategicamente sobre os desafios futuros.
Em cada etapa do processo produtivo, seja na indústria, comércio ou no setor de serviços, é possível estabelecer indicadores que ajudam a compreender o desempenho do negócio.
O que pode variar é a quantidade e o nível de detalhamento que cada organização consegue obter ao medir seus processos. Quanto mais a empresa utilizar sistemas automatizados de gestão, ERP, melhor seu acesso aos indicadores e mais assertiva sua tomada de decisões.
Nesse artigo, vamos falar sobre indicadores de gestão em geral e também detalhar alguns indicadores por segmento de atuação da empresa. O que são, para que servem, como podem ser calculados e qual a importância da tecnologia e dos sistemas de gestão para o processo decisório. Quanto melhor uma empresa gerencia informações internas e de mercado, mais chances ela tem de fazer um planejamento assertivo e adequado à sua própria realidade.
O que é indicadores de gestão?
Os indicadores de gestão são uma importante ferramenta para tomada de decisão. Analisar as informações disponíveis sobre os processos corporativos contribui para que todos tenham em mãos uma fotografia da performance da organização. Isso permite uma leitura objetiva sobre aspectos como rentabilidade, produtividade, lucratividade, competitividade, pontos fortes e pontos a melhorar, entre outros.
Acompanhar os números de uma empresa contribui também para o planejamento futuro, uma vez que permite aos gestores o embasamento necessário para a tomada de decisão. Ao fazer a gestão por indicadores é possível refletir sobre novos investimentos, dimensionar corretamente a equipe, ampliar a produção, melhorar processos, estudar a viabilidade de lançar de novos produtos, reduzir custos, promover ações de relacionamento com o cliente, selecionar e desenvolver novos fornecedores, buscar novos aportes de capital, qualificar colaboradores, alterar o posicionamento de marca, entre outros.
Nas empresas que já aderiram à gestão por indicadores, é comum encontrar quadros e painéis nos departamentos, em que os dados são divulgados de maneira aberta para todos os colaboradores. É a chamada Gestão à Vista, em que todos podem acompanhar seus próprios resultados e também o de outras áreas. Esses painéis podem ser físicos (murais) ou digitais (chamados Dashboards).
A maior vantagem da gestão à vista é que ela permite a todos os colaboradores conhecerem os principais indicadores corporativos. Se eles forem positivos, todos podem comemorar. Mas se estiverem abaixo do esperado, é possível discutir conjuntamente de que maneira cumprir os compromissos estratégicos. A Gestão à Vista permite que todos enxerguem um retrato da empresa e assumam seu papel para a entrega de resultados esperados. É considerada hoje uma das principais ferramentas para o acompanhamento do planejamento estratégico.
Principais Indicadores de Gestão Empresarial
Como já dissemos, a maior parte dos processos gerenciais pode gerar indicadores, que permitem acompanhar o desempenho organizacional. Da chegada das matérias primas até a entrega do produto para o cliente final, existe uma cadeia produtiva ampla, na qual se geram informações. A quantidade de indicadores que cada empresa vai estabelecer e avaliar está relacionada à natureza de cada negócio e ao seu planejamento anual.
Alguns exemplos de indicadores que devem ser avaliados pelas empresas:
- Lucro Líquido: O lucro líquido é o valor que sobra após deduzir todos os custos e despesas do faturamento total da empresa.
- Margem de Lucro Líquida: É o que a sua empresa planeja lucrar como retorno do que foi investido nela.
- EBTDA: É uma forma de calcular quanto uma empresa gera de recursos apenas com sua operação, ou seja, antes de subtrair os impostos.
- NPS: NET PROMOTER SCORE (NPS) é uma métrica que busca mensurar através quais são os clientes promotores da marca.
- Market Share: participação de uma empresa no mercado em que ela se encontra.
- Taxa de Retenção de Funcionários: o tempo médio em que os colaboradores de uma empresa ficam nela.
- Índice de Inadimplência: Este índice avalia o que a empresa tem a receber e quanto desse montante está atrasado ou não sendo pago.
Indicadores de Gestão por Segmento de Atuação
Existe alguns indicadores que são específicos de cada segmento de atuação da empresa e também do seu modelo de negócio. Vamos exemplificar aqui alguns que são essenciais em cada macro-segmento.
Para o segmento de serviços
| Quantidade de horas produtivas | Calcula a quantidade de horas-homem efetivamente trabalhadas, com desconto de atrasos, faltas e período ocioso. |
| Custos de produção | Todas as despesas provenientes de serviços prestados, como custo dos insumos, horas-máquina e horas-homem, despesas relativas a suprimentos e até a depreciação natural dos equipamentos. |
| Tempo de atendimento das solicitações | Tempo necessário para o atendimento de uma solicitação qualquer. |
| Índice de turnover | Volume de demissões em relação à quantidade total de colaboradores e o tempo médio de permanência dos funcionários. |
| Indicadores de qualidade | Permite quantificar o tempo gasto em retrabalhos e em atendimentos decorrentes de falhas no serviço. |
| Satisfação de clientes | Pesquisas constantes de satisfação de clientes no pós-vendas. |
Para segmento varejista
| Giro de estoque | Tempo que os produtos recebidos ficam no estoque antes de serem vendidos. |
| Custo das mercadorias | Despesas com a compra de itens e seus respectivos custos de estocagem, transporte e manutenção. |
| Margem de Contribuição | Calcular a margem de contribuição, valor pelo qual o produto precisa ser repassado para a receita superar o custo, e o percentual de lucro de cada mercadoria. |
| Produtos com shelflife crítico | Produtos perecíveis que precisam de um curto giro de vendas, uma vez que possuem pouco prazo de validade. |
| Logística | Custos de transporte, incluindo frete e combustível, além de prazos médios de entregas e eventuais atrasos. |
| Qualidade de fornecedores | Prazo de entrega dos fornecedores, qualidade dos materiais entregues e percentual de atendimento dos pedidos. |
| Ciclo operacional financeiro | É o tempo que o varejista demora para pagar um produto, recebê-lo, estocá-lo e, finalmente, receber por sua venda – calculado em dias. Indica a liquidez de um comércio varejista. |
Para o segmento industrial
| Uso da capacidade instalada | Relação entre o que a indústria efetivamente produz e o que produziria se todos os seus equipamentos estivessem operando em 100%. |
| Quantidade de horas produtivas | Horas efetivamente gastas na atividade-fim do trabalhador, subtraindo-se qualquer tipo de pausa. |
| Custo total de produção | Custo dos insumos, das horas-máquina, das horas-homem, dos suprimentos e da depreciação dos equipamentos, aplicados por período, por centro de trabalho, por linha de produção, por produto e por turno, compondo o custo total de produção. |
| Manutenção de equipamentos | Cálculo do tempo médio que um equipamento fica parado para consertos ou manutenções preventivas. |
| Qualidade | Razão entre a quantidade de itens produzidos e de itens com defeitos. |
| Logística | Gastos com frete: gasolina, manutenção de frota ou contratação terceirizada, entre outros. Cálculo do tempo médio das entregas, bem como o número de desvios e atrasos. |
| Margem de contribuição e percentual de lucro | Um produto rende para a indústria depois de ser vendido, descontando custos e despesas de produção. |
| Ciclo operacional financeiro | Tempo médio de estocagem, tempo médio de recebimento e tempo médio de pagamento. É calculado em dias e mostra a capacidade da indústria em receber o retorno dos investimentos e de manter sua liquidez. |
Acompanhamento dos indicadores e Análises
Na medida em que as organizações se tornam mais complexas, cresce a necessidade de adoção de sistemas de gestão integrado, que acompanham em tempo real o dia a dia dos processos corporativos e os resultados da empresa. Com o apoio da tecnologia, é possível acompanhar todas as etapas do processo organizacional, seja em uma indústria, comércio ou prestadora de serviços. Os sistemas podem fazer a leitura em tempo real ou gerar relatórios de acordo com as necessidades (semanais, mensais, semestrais, anuais, por período específico de tempo).
Confira alguns exemplos de como o sistema de gestão pode contribuir para melhores resultados:
- Indústria: imagine uma fábrica de computadores, que adquire componentes de diferentes empresas do Brasil e do mundo. A equipe de compras percebe atrasos contínuos no recebimento de determinado componente. Ao investigar as causas, identifica uma falha no monitoramento dos seus estoques, que só indica a falta da matéria prima quando a última peça sai do almoxarifado. Com um sistemas de gestão é possível acompanhar tudo o que entra ou sai do estoque, evitando que esse tipo de erro aconteça.
- Comércio: um supermercado percebe em seu controle de estoque um nível elevado de perda de mercadorias devido ao prazo de validade. Os repositores, que sempre trabalham apressados, normalmente retiram os produtos aleatoriamente. Com um sistema de gestão que tenha um módulo de controle de estoques, é possível ajustar o processo de reposição para que as mercadorias sigam para as prateleiras em uma nova ordem, começando sempre pelos itens adquiridos há mais tempo. Com isso, os indicadores de perda podem ser programados de acordo com patamares aceitáveis.
- Serviços: uma empresa de limpeza e conservação presta serviços para um grande shopping e possui muitos colaboradores alocados. Depois de algum tempo, o gestor do contrato começa a reclamar de atrasos dos profissionais terceirizados, que vem acontecendo com muito frequência. Ao analisar seus indicadores de gestão de pessoas, a prestadora de serviços percebe que houve um alto nível de turnover nos profissionais alocados e que as novas contratações estavam demorando mais que o previsto. É criada uma força tarefa para o processo seletivo e profissionais de outros projetos, com menor demanda, são alocados para atender ao shopping. Com um sistema de gestão, é possível identificar os padrões de turnover e prever cenários para evitar desgaste com o cliente.
Conclusão
Já foi dito pelos gurus de gestão que o que não se pode medir, não se pode gerenciar. Essa é uma realidade que muitas empresas, independente do tamanho, já entenderam. Isso porque os indicadores são fundamentais para o acompanhamento dos negócios em ambientes cada vez mais complexos.
Um sistemas de gestão integrada oferece condições ideais para o acompanhamento. Ele permite analisar dados simples ou complexos, cruzar variáveis e tomar decisões com base em dados e fatos.
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Nesse artigo, procuramos apresentar argumentos que reforçam a importância da gestão por indicadores e todos os benefícios que ela pode trazer para seu negócio. Caso tenha interesse em conhecer nossas soluções, entre em contato com nossa equipe de consultores.
