Gerenciar, coordenar e administrar uma empresa é algo que demanda atenção com inúmeros processos, controles, projetos e planejamentos. Contar com boas ferramentas de gestão é um caminho para trazer mais organização e assertividade nas suas decisões e rotinas de trabalho.
Mas, afinal: o que são ferramentas de gestão? Aqui estão alguns exemplos que traremos ao longo deste artigo: Matriz BCG, PM Canvas, Business Model Canvas, 5W2H, Balanced Scorecard (BSC), PDCA, Análise Swot e Scrum. Desenvolvidas por teóricos, esses modelos, técnicas e metodologias tem como principal objetivo aumentar a efetividade da gestão.
Independente do segmento e do porte da empresa, é possível se beneficiar de algumas das que vamos apresentar neste artigo, direcionadas para a gestão de projetos. Confira!
Conheça os tipos de ferramentas de gestão
É importante entender que as ferramentas de gestão podem ser organizadas de acordo com a sua aplicação no negócio.
São metodologias de gestão empresarial que apoiam a análise de cenários e a definição de estratégias, a gestão de processos, execução de projetos, o acompanhamento de colaboradores, a conferência de qualidade de produtos ou serviços, entre outros recursos.
Neste artigo, apresentamos 5 tipos de categorias de ferramentas de gestão:
1. Planejamento
São ferramentas usadas para o planejamento estratégico de uma organização, com foco em visualizar o futuro e facilitar a definição de metas e objetivos de curto, médio e longo prazo.
2. Controle
As metodologias de gestão são voltadas para monitorar e avaliar o trabalho realizado de acordo com as metas e planos de ação definidos. Com elas, é possível identificar falhas e fazer os ajustes necessários.
3. Processo
A gestão de processos também conta com ferramentas e técnicas utilizadas para definir procedimentos e rotinas que otimizam o trabalho do gestor e de toda equipe.
4. Projetos
As ferramentas de gestão de projetos são usadas para definir o escopo de trabalho, alocar recursos, dividir as responsabilidades com foco em agilizar todas as etapas para alcançar o resultado desejado.
5. Tomada de decisão
As metodologias de gestão apoiam na análise dos cenários e viabilizam as melhores decisões.
8 Ferramentas para gestão de projetos
O gerenciamento de projetos é uma área estratégica em qualquer negócio. Afinal, é ela que permite às empresas executarem projetos que auxiliam na mudança, na inovação e na realização dos serviços e dos produtos comercializados pelo negócio.
As boas ferramentas de gestão ajudam a definir melhor o escopo do projeto, coordenar todas as fases e os envolvidos nas tarefas e garantir a qualidade da entrega e a execução adequada.
1. Análise SWOT
A Análise SWOT é uma das mais conhecidas e utilizadas ferramentas de gestão estratégica para avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma organização, projeto ou situação.
O nome SWOT vem das iniciais em inglês dos quatro elementos que compõem a análise: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).
Forças (Strengths)
As Forças são características internas positivas da organização ou do projeto. Elas incluem vantagens competitivas, recursos únicos, habilidades da equipe, entre outros. Por exemplo, uma equipe de projeto altamente qualificada e um orçamento robusto são considerados forças.
Fraquezas (Weaknesses)
As Fraquezas são características internas negativas que podem prejudicar o desempenho. Isso pode incluir falta de recursos, habilidades insuficientes da equipe ou processos ineficientes. Identificar essas fraquezas é crucial para corrigi-las ou mitigá-las.
Oportunidades (Opportunities)
As Oportunidades são fatores externos que a organização ou o projeto podem explorar para obter vantagens. Isso pode incluir tendências de mercado, novas tecnologias ou mudanças na legislação. Aproveitar essas oportunidades pode levar a um crescimento significativo.
Ameaças (Threats)
As Ameaças são fatores externos que podem causar problemas ou impedir o sucesso do projeto. Exemplos incluem concorrentes fortes, mudanças econômicas desfavoráveis ou novas regulamentações. Identificar as ameaças permite que a equipe desenvolva estratégias para evitá-las ou minimizar seus impactos.
Na gestão de projetos, a Análise SWOT pode ser usada no início do planejamento para entender o contexto em que o projeto será desenvolvido. Isso ajuda a equipe a identificar pontos fortes a serem explorados, fraquezas que precisam ser melhoradas, oportunidades a serem aproveitadas e ameaças que devem ser monitoradas.
Com essa análise, é possível criar um plano de ação mais robusto, direcionar recursos de forma eficiente e aumentar as chances de sucesso do projeto. Além disso, a SWOT facilita a comunicação entre os stakeholders, oferecendo uma visão clara e objetiva do cenário do projeto.
2. Project Model Canvas
O PM Canvas (Project Model Canvas) é considerado uma metodologia da área de gerenciamento de projetos que tem sido usada por empresas de vários portes e ramos. O autor da metodologia é José Finocchio, consultor e professor sobre os temas projetos, programas e portfólio.
É considerado um modelo simples que busca oferecer um planejamento visual de todo o projeto em uma só página. A ferramenta traz mais velocidade e flexibilidade na gestão de projetos e contribui para a compreensão geral do projeto.
Dentro do PM Canvas, existem 13 pequenos blocos que devem ser preenchidos em uma ordem lógica, agrupados em 5 blocos maiores representados pelas perguntas:
- Por quê?
- O quê?
- Quem?
- Como?
- Quando e quanto?
A partir dessas respostas, é só montar o diagrama de Canvas, usando itens como post-its e uma folha de papel A1.
Apesar de bastante manual, a metodologia consegue manter o time focado nos objetivos tangíveis, oferece uma visualização gráfica de modo a facilitar a sua compreensão e fornece as justificativas do projeto.
Em geral, o PM Canvas é a ferramenta mais usada por empresas menores e com operações enxutas. Porém, ela também tem sido aplicada com sucesso em multinacionais, mostrando a sua versatilidade de aplicação. De qualquer modo, o PM Canvas é mais aproveitado no início do projeto.
3. Guia PMBOK
O Guia PMBOK é uma das ferramentas mais usadas para uma gestão eficaz de projetos em qualquer setor. PMBOK é a sigla para Project Management Body Knowledge, cuja publicação é organizada pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute – PMI) e reúne as melhores práticas e processos na gestão de projetos.
Trata-se de um guia de conhecimento que estabelece normas e que se atualiza constantemente para acompanhar as mudanças do mercado. O guia já está na 7ª edição, adaptada aos novos ambientes ágeis e às tecnologias emergentes.
A publicação aborda inúmeros processos, organizados por 10 áreas de conhecimento (integração, escopo, custos, qualidade, aquisições, recursos, comunicações, risco, cronograma, partes interessadas) e divididas em cinco grupos:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e controle;
- Encerramento.
Ao adotar o Guia PMBOK, o gestor tem acesso a um conjunto de estratégias e práticas que já foram aplicadas e testadas com sucesso por diversas empresas.
4. Kanban
Um dos métodos ágeis mais conhecidos, é uma ferramenta visual para gerenciar e conduzir projetos de forma ágil, o termo “kanban” – de origem japonesa – significa sinalização ou cartão.
O método foi criado pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno e deu origem ao Sistema Toyota de Produção, cuja finalidade inicial era controlar os níveis de estoques nas fábricas. O kanban conquistou empresas de TI para o desenvolvimento de softwares devido a sua flexibilidade, velocidade e eficiência operacional. No entanto, o método pode ser aplicado a qualquer setor.
A metodologia kanban funciona para se visualizar um fluxo de execução a partir de três colunas básicas (a fazer, fazendo e feito) até chegar a um entregável com qualidade, ou seja, a concretização de algo que gera valor para o projeto.
O kanban permite variações e adaptações das colunas de acordo com as necessidades do projeto, como colunas de revisão ou aprovação. Um exemplo é utilizar uma primeira coluna chamada backlog, que funciona como um repositório de ideias e tarefas que precisam ser feitas, mas sem urgência.
A aplicação do kanban costuma ser feita em um papel ou quadro branco, onde os post-its representam cada tarefa que precisa ser executada e as colunas são os estágios de fluxos que as tarefas percorrerão.
O fluxo ocorre da esquerda para a direita e a visualização do quadro kanban possibilita identificar os gargalos entre as etapas. Ou seja, é um trabalho de melhoria constante.
Entretanto, diversas plataformas de metodologias ágeis utilizam do sistema de visualização kanban para organização no ambiente digital. Alguns deles são: Trello, Jira, Easy Redmine, Kanbanize, entre outros.
5. KPI
“O que não é medido, não pode ser gerenciado”. A conhecida frase atribuída a William Edwards Deming, um estatístico e professor norte-americano, mostra a importância de ter uma forma de mensurar os resultados de um projeto.
Uma das ferramentas adequadas para essa função é o KPI (Key Performance Indicators) ou Indicadores-Chave de Desempenho. KPIs são a definição de valores quantitativos observados por uma empresa para medir o sucesso de processos internos.
No âmbito do gerenciamento de projetos, o KPI fornece métricas para que o gestor possa acompanhar o progresso dos projetos, avaliar os resultados das ações e evitar desperdícios de recursos e poder otimizar o tempo, além de traçar metas plausíveis de acordo com os números levantados.
O KPI pode ser aplicado sempre que necessário para checar a performance e o sucesso de determinado processo ou projeto. No entanto, as métricas devem ser definidas de acordo com os objetivos da empresa e os critérios relevantes do projeto.
6. Scrum
O Scrum é tanto uma ferramenta como uma metodologia de gestão de projeto, que inclusive pode ser associada a um software de gerenciamento.
Ele é considerado um framework ágil e tem início com a criação de um backlog, ou seja, uma lista com tudo que o projeto precisa desenvolver (ou o que determinado produto ou solução precisa conter para ficar pronto para a entrega).
A lista é dividida em ciclos (chamados de sprints) com validade que varia entre 2 a 4 semanas.
Em cada sprint, existe um conjunto de tarefas que deve ser colocado em prática e entregue ao usuário final. A vantagem é que o cliente não terá de esperar até a conclusão do projeto para testar o produto.
Os projetos de inovação são os que mais se beneficiam com o uso do Scrum, tanto nos casos em que o produto não é totalmente conhecido como quando ainda não há um completo domínio da tecnologia que será usada.
7. Waterfall
Considerada uma das abordagens mais tradicionais de gerenciamento de projetos, na metodologia Waterfall (que significa cascata, em português), o desenvolvimento de todas as etapas é realizado de forma linear.
O método é um processo sequencial, em que um estágio só pode avançar quando o outro já tiver sido concluído. Os requisitos são definidos no início do projeto e, por isso, não é permitido avançar ou sobrepor etapas. Geralmente, o projeto sofre pouca alteração, mas, se for preciso, é fundamental que todos os passos estejam definidos em prazo, qualidade e atividades.
As etapas que compõem a metodologia Waterfall são:
- Concepção;
- Iniciação;
- Análise;
- Design;
- Codificação;
- Teste;
- Implementação;
- Manutenção.
Apesar da rigidez da ferramenta, um dos benefícios é estruturar e avaliar com antecedência todos os estágios, o que torna o projeto mais fácil de se gerenciar por prever diferentes cenários.
O método Waterfall funciona melhor para projetos com requisitos claros e que dificilmente serão alterados. Para gerir projetos mais complexos ou longos, é mais recomendado usar ferramentas mais flexíveis, que ocasionam menos impacto nos custos, nos prazos e na qualidade.
8. 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta de gestão que surgiu no Japão com o intuito de facilitar o planejamento de qualquer necessidade.
No início, essa ferramenta foi mais usada para a gestão da qualidade. Porém, com o tempo, passou a ser aplicada em diversas áreas, inclusive no gerenciamento de projetos.
A metodologia se configura nas respostas de simples perguntas que formam o seu nome. Os 5W são (do inglês):
- What (o quê)?
- Why (por quê)?
- Where (onde)?
- When (quando)?
- Who (quem)?
E os 2H são:
- How (como)?
- How much (quanto)?
Assim, ao responder essas perguntas, as equipes conseguem concentrar os esforços nas ações mais importantes.
Por isso, o 5W2H é muito usado para o controle de tarefas e prazos, ajudando na confecção de cronogramas mais adequados aos projetos e também na correta aferição dos resultados.
O 5W2H é tão versátil que pode ser aplicado no Canvas, em planilhas de Excel e também em softwares de gestão de projetos – e até na gestão interna da empresa.
ERP Sankhya para a gestão de projetos
O Sistema ERP Sankhya é uma ferramenta de gestão mais completa, que envolve outras áreas da empresa além do gerenciamento de projetos, como comercial, financeiro, contábil e gestão de pessoas.
Mais do que apenas um software de gestão, ele é uma ferramenta de Business Intelligence (BI) e oferece insights e dados importantíssimos do seu negócio.
Além disso, também conta com um módulo exclusivo de gestão de projetos, que permite o controle de etapas e de variáveis, como data, tempo previsto para cada atividade, tipos de profissionais, serviços etc. O sistema ainda dispõe de atualização financeira automática, análise de pico e criação de modelos exclusivos.
Como você viu, existem inúmeras ferramentas de gestão de projetos disponíveis. Algumas são metodologias que podem ser replicadas de diversas maneiras, enquanto outras são soluções já prontas para serem usadas.
Veja no vídeo como o ERP Sankhya é um forte aliado na automação de processos. O Sankhya Flow é a solução da Sankhya que permite representar, gerenciar e automatizar o fluxo de trabalho de qualquer departamento ou área de um negócio, ou até mesmo, integrar processos junto a outros softwares.
Definir a melhor depende muito das características da sua empresa e do projeto, como objetivos e requisitos, perfil dos times, escopo de cada etapa, entre outros.
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