Dicas para ser mais estratégico na hora de cotar preços

A cotação de preços é um processo conduzido pelas áreas de compras das organizações para atender às diferentes necessidades do negócio. Trata-se de uma pesquisa que avalia o preço das mercadorias, em primeiro lugar, mas também os prazos de entrega, qualidade e atendimento diferenciado. Normalmente, é conduzido por profissionais especializados que buscam conciliar a busca pelo menor preço e o atendimento aos níveis de qualidade, entrega e prazo de pagamento da empresa.

Imagine que você resolveu trocar de carro. Dificilmente vai entrar na primeira concessionária e fechar negócio imediatamente, mesmo que haja uma boa promoção. O mais provável é que o bom preço vai funcionar para atrair sua atenção, mas uma série de outros critérios vai pesar em sua análise. Por exemplo: economia de combustível,  garantia, disponibilidade de entrega, acessórios inclusos, segurança, peças de reposição, custos das revisões, entre outros.

Alguns consumidores chegam a criar planilhas onde listam todos os itens que consideram essenciais e depois fazem as comparações. No mercado de automóveis, nem sempre o menor preço determina a escolha do modelo ou da marca. Se quando compramos um carro nos preocupamos com tantos aspectos assim, imagina como deve se comportar o comprador da sua empresa? Para além de planilhas, ele precisa do apoio de recursos tecnológicos para tomar a melhor decisão e garantir a qualidade dos produtos finais ofertados ao cliente.

Dependendo do segmento de atuação da sua empresa, o processo de compras corporativas envolve a coleta de preços sobre um volume variável de produtos e serviços, que pode ser superior à centenas ou mesmo milhares de itens. Nesse contexto, cabe ao comprador ir muito além da comparação de preços entre fornecedores.

Comprar de maneira estratégica

Em um cenário competitivo, o papel dos compradores conquistou uma posição estratégica nas organizações. O comprador é responsável por identificar os fornecedores mais adequados, fazer negociações mais vantajosas, acompanhar os níveis de estoque em tempo real e também dar suporte às decisões que podem contribuir para que a empresa seja mais eficiente e gaste de maneira mais inteligente.

A tecnologia surge como uma grande aliada dos compradores modernos, que precisam desenvolver novas habilidades de análise de informações, em um mundo cada vez mais conectado. Existem no mercado sistemas de gestão integrados (ERP) que permitem o acompanhamento do nível dos estoques e da produção em tempo real, a programação automática de compras e a gestão online de fornecedores, buscando condições melhores em cada negociação.

O fator preço continua sendo relevante, mas outros aspectos critérios pesam na decisão de compra, como prazos de entrega, condições de pagamento, histórico de relacionamento, valor do frete, programas de fidelidade, entre outros. Quando a empresa utiliza um ERP, as análises são feitas de forma automatizada, o que traz ganho de tempo e maior assertividade para a escolha do fornecedor econômica e qualitativamente mais adequado.

Riscos do processamento manual

Uma das dificuldades enfrentadas pelos compradores para fazer seu trabalho é controlar quais produtos já foram cotados, quais ainda precisam ser cotados e qual a data limite em que cada um precisa entrar no estoque. Em empresas que compram milhares de produtos, além desses aspectos, é preciso levar em consideração outros critérios, citados anteriormente.

Controles manuais – quando utilizados para acompanhar um grande número de itens e de variáveis que vão influenciar na escolha do comprador – podem levar a equívocos, como por exemplo: o comprador pode esquecer de cotar alguns produtos, pode trabalhar com planilhas desatualizadas, pode anotar preços de forma incorreta ou ainda se confundir no momento de registrar informações obtidas junto ao fornecedor.

Os erros no preenchimento de planilhas manuais podem fragilizar a coleta de preços das cotações, fazendo com que a empresa corra riscos de levar um prejuízo financeiro ou mesmo de trabalhar com produtos de baixa qualidade em sua linha de produção ou na venda direta ao consumidor.

Vantagens do ERP

O uso de um sistema integrado de gestão vai permitir o registro seguro dos dados coletados pelo comprador. É possível controlar o status das cotações, dar acesso apenas ao comprador responsável e integrar o processo de compras aos controles de produção e estoque.

Alguns ERPs possuem o conceito de Business to Business (B2B) integrado. Trata-se de um portal de cotações online, onde o comprador vai especificar suas necessidades e o fornecedor fará sua proposta de valor, por meio da troca eletrônica de informações. Nesse caso, o preenchimento é feito de forma simples pelo fornecedor, sem necessidade de contato telefônico ou troca de mensagens eletrônicas. Isso garante ainda mais a validade das informações preenchidas.

Simulação de compra

Outra vantagem do uso do ERP está na possibilidade de criar simulações de compras, que facilitam a visualização das vantagens oferecidas pelos fornecedores e ajudam o comprador na tomada de decisão. Por exemplo, ao simular valores de frete ou de impostos sobre a compra de um produto cotado, o resultado pode ser decisivo quando comparado apenas ao critério de preço. Para entender melhor, que tal um exemplo?

Nesse caso, optar pelo fornecedor B é mais vantajoso, mesmo que ele ofereça um preço maior que o fornecedor A.  Por isso, é muito importante o comprador ter em mente não somente o preço do produto, mas sim o custo final, incluindo impostos, despesas acessórias (transporte, seguros, etc), além dos outros critérios já citados como qualidade, prazo, relacionamento, volume, entre outros.

As informações para o cálculo do custo final podem ser obtidas através de perguntas simples que o comprador deve fazer com o apoio do simulador, como por exemplo:

• Se eu comprar esse produto desse fornecedor, quanto vou pagar de frete?
• Quanto vou pagar de imposto?
• Qual será o prazo de entrega?
• Qual será o preço de venda que posso praticar para garantir o meu lucro?

Para que seja possível responder às perguntas e fazer uma simulação com um grau de segurança adequado, é preciso ter um processo de cotação bem estruturado, com as informações preenchidas corretamente pelo fornecedor.

Depois disso, o próprio sistema vai colaborar com o comprador para simular uma compra efetiva. Ele pode calcular, por exemplo, todos os custos e impostos envolvidos na compra de um determinado produto.

A Sankhya possui uma solução específica para auxiliar gestores de compras em organizações de diferentes segmentos e portes. Nossos sistemas são ao mesmo tempo parametrizáveis e flexíveis, contribuindo para a melhor tomada de decisão e a consequente otimização dos investimentos no estoque da sua empresa.