Foi-se o tempo em que o gestor ou dono de um negócio tomava decisões por meio do que acreditava ser o melhor. Na era pós-digital, as empresas têm grandes aliados para isso: os famosos KPIs.
Você provavelmente já deve ter ouvido falar sobre os KPIs. Muito utilizados em empresas digitais, os indicadores de performance ganham espaço a cada dia. E a previsão é que se tornem ainda mais fundamentais na gestão de negócios.
O que é KPI?
A sigla KPI é abreviação de Key Performance Indicator, que, na tradução livre para o português, significa “Indicador-Chave de Desempenho” ou “Indicador-Chave de Performance”.
Podemos dizer que os indicadores de performance mostram qual é o desempenho e o funcionamento das estratégias de negócios, e apresenta qual é a efetividade do plano de ação de uma empresa.
Sendo assim, os KPIs são uma maneira prática de medir o sucesso ou o fracasso de determinadas condutas, áreas, departamentos e da empresa como um todo.
Vivemos na era das revoluções tecnológicas e da Quarta Revolução Industrial e existem inúmeras opções de indicadores de performance que podem ser medidos em números ou em percentual.
Os KPIs podem ser aplicados no varejo, na indústria, no atacado distribuidor, no setor de serviços e em diversos outros segmentos. São usados para medir qualidade, eficiência, efetividade, eficácia, atendimento, entre outros.
Qual é o objetivo dos KPIs?
Os indicadores de performance tem como principal objetivo levantar informações relevantes e úteis para que a administração de uma empresa possa tomar as melhores decisões, baseada em fatos e não somente em “achismos”.
Os KPIs, possibilitam um acompanhamento constante dos resultados e, portanto, oferecem ferramentas concretas para um melhor gerenciamento.
Por meio desses indicadores, os gestores são capazes de definir metas mais claras, corrigir erros e melhorar processos e tomadas de decisão.
Conforme dito anteriormente, existem diversos tipos de KPIs, e a escolha da implantação de cada um deles deve ser alinhada com os objetivos principais da empresa e da gestão. É aconselhado que só sejam aplicados indicadores que façam sentido para o negócios.
Isso porque medir todas as atividades pode ser considerado microgerenciamento e não ser tão eficiente. É melhor usar poucos indicadores e melhores, do que perder tempo com muitos e sem tanta eficiência.
Por que toda empresa deve ter KPIs?
Se ainda não ficou clara a importância de implantar KPIs, saiba que são eles que mostram na prática se os objetivos da empresa estão sendo atingidos e se as metas devem ser avaliadas.
Quanto mais expressivos forem os indicadores de performance, melhores serão as avaliações. É preciso escolher os que indicam maior relevância para o negócio, os que ajudam nas escolhas inteligentes dos gestores e os que levantam as informações mais importantes da empresa.
Assim, o uso de KPIs pode evitar prejuízos, reduzir retrabalho, aumentar a receita, medir o desempenho das equipes, potencializar processos e muito mais.
Outras vantagens em usar KPIs são: o aperfeiçoamento no desempenho individual dos colaboradores, a melhora no orçamento e o oferecimento de resultados quantificáveis.
Como já dissemos, os KPIs podem ser aplicados em diversos segmentos do negócio. Mas, antes de escolher um indicador de performance para ser implantado na sua empresa, conheça alguns dos principais KPIs de um negócio.
Quais são os principais KPIs de uma empresa?
Antes de implantá-los, escolha um KPI que possa ser medido e avaliado corretamente, sem margens de erro. Os indicadores de performance podem ser primários, secundários e práticos.
Não quer dizer que um é melhor ou pior do que o outro, mas que ele atende às necessidades para as quais é usado. Por exemplo, se você quer medir o número de vendas, o melhor indicador não será o número de seguidores que a sua marca tem nas redes sociais.
A princípio podemos dividir os KPIs em indicadores de produtividade, qualidade, capacidade, estratégicos e lucratividade. Mas não para por aí. Também podemos avaliá-los pela importância e relevância que têm no negócio.
É importante lembrar que, independentemente da escolha do KPI, é fundamental que ele seja testado e que suporte as oscilações da rotina e do dia a dia da empresa.
KPIs primários
São os principais indicadores de performance do negócio. Estão diretamente ligados aos objetivos da empresa. Eles indicam se as estratégias estão corretas. Estão geralmente relacionados a receita total, receita por compra, taxa de conversão de venda, entre outros.
KPIs secundários
Como o próprio nome diz, são secundários, não são tão primordiais quanto os primários. Porém, é bom deixar claro que apesar de eles não serem os principais, dão suporte para os KPIs primários e justificam como os KPIs primários estão sendo ou não atingidos. Exemplo: preço médio do produto, de onde vem o cliente etc.
KPIs práticos
Os KPIs práticos dão apoio aos KPIs secundários e primários. São eles que avaliam informações detalhadas do dia a dia. Acompanham dados detalhados sobre o comportamento do consumidor, motivos de aquisição, características do comprador, entre outros.
Diferença entre OKR e KPI
Conforme explicado anteriormente, o KPI serve para medir o desempenho de estratégias, metas e objetivos de determinada empresa. Já o OKR significa Objective and Key Results, ou Objetivos e Resultados Chave. Primam pelo processo como um todo.
Ambos são definidos pelos gestores e implantados em toda a empresa, garantindo alinhamento de desafios e objetivos entre os diferentes departamentos.
Mas, mesmo que possam ser ferramentas de gerenciamento parecidas, porque buscam o crescimento da empresa de forma mensurável, OKR e KPI são métricas complementares.
Basicamente, os indicadores de performance medem resultados, enquanto os OKRs objetivam uma visão mais ampla do negócio, tendo uma visão geral do que a empresa está tentando alcançar.
Enquanto os KPIs visam medir o sucesso de uma determinada iniciativa ou projeto específico, ajudando a ver se o caminho está correto, os OKRs são os objetivos alinhados com as métricas.
Simplificando, se o objetivo é melhorar a direção do negócio, opte pelos OKRs, mas se deseja melhorar o desempenho de um recurso, plano ou produto, escolha os KPIs. Se possível, una os dois.
Dicas para acompanhar os KPIs
Uma vez que você tenha escolhido os melhores KIPs para o seu negócio, é importante implantá-los corretamente e depois acompanhar o desempenho com frequência e constância.
De nada adianta implantar indicadores de performance, sem entender as informações levantadas e sem tomar ações diante dos dados e fatos.
Primeiro, faça o alinhamento dos KPIs com o planejamento estratégico da empresa, definindo os direcionamentos das ações, as responsabilidades de cada funcionário e defina os processos.
Depois, determine metas claras, alcançáveis e específicas que sigam critérios e estejam alinhadas com os novos objetivos. De preferência, siga o modelo SMART para realizar o processo.
Uma vez que o plano estratégico está pronto e as metas definidas, é hora de identificar e corrigir erros e implantar atitudes de melhoria.
Em seguida, acompanhe a performance do negócio. Usando os KPIs, monitore tudo que é relevante para a empresa e descubra se o desempenho está dentro do esperado.
Com frequência recorrente, avalie possíveis melhorias dos KPIs. A empresa não é obrigada a permanecer com os mesmos indicadores de desempenho para sempre. Os KPIs podem mudar de acordo com períodos e necessidades.
E, por fim, mas não menos importante, use os indicadores para tomar decisões. É bom lembrar que essa é a maior função deles: apoiar nos momentos de decisão. Muitas vezes, não é possível saber se as decisões serão certas ou não, mas, com os indicadores, o índice de erros reduz bastante.
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