O lead time é fundamental em diversas áreas para a otimização do desempenho organizacional e para uma gestão mais eficaz. Em um mercado em que a concorrência cresce constantemente e as exigências são maiores, a qualidade nos processos de trabalho se tornam um diferencial competitivo.

Atualmente, os clientes prezam ainda mais por produtos e serviços com qualidade, agilidade e preços atrativos. Para isso, é importante ter uma cadeia de suprimentos estrategicamente bem estruturada, organizada e otimizada, função essa que o lead time auxilia com assertividade. Mas como utilizá-lo da maneira correta?

Neste artigo, explicamos o conceito de lead time, suas principais vantagens, como fazer o cálculo, dicas para utilizá-lo, como fazer o gerenciamento e a importância do WMS da Sankhya como um grande aliado nesse processo. Confira!

O que é lead time?

O lead time é o tempo que uma empresa leva para executar todo o ciclo operacional até o produto chegar ao cliente. Essa contagem é feita desde o pedido, a chegada de insumos, todos os processos de produção, logística e distribuição, até a entrega final. 

Este conceito se iniciou no setor de Engenharia de Produção e pode ser entendido como uma medida de tempo gasto pelo sistema produtivo para transformar matérias-primas em produtos acabados.

No setor de serviços, o lead time envolve outros processos que não a manufatura, como: pedido do cliente, entrada do pedido, montagem do pedido (ou separação no estoque), processamento, transporte e entrega.

Atualmente, ampliando o seu significado e a forma de utilizar o lead time nas empresas, ele se tornou um indicador estratégico e importante para que os gestores possam acompanhar o prazo dos processos e avaliar se o desempenho dos processos está alinhado com os objetivos e com o que o cliente final espera.

Mas é importante ressaltar que o lead time tem dois lados, e que os gestores precisam estar atentos a ambos. O primeiro diz respeito ao tempo que a organização leva para executar todos os processos com otimização e qualidade, para que o produto final tenha sucesso. 

O outro lado é o do cliente, que conta esse tempo a partir do momento que faz o pedido até a hora em que recebe. Por isso, é essencial que a empresa saiba ponderar esses dois lados, mantendo o seu cliente sempre satisfeito, mas também estruturando os processos de produção de forma a ter um fluxo eficaz, ágil e de qualidade.

Quais são as vantagens de medir o lead time?

Caso não haja um bom controle do lead time, é possível que a empresa tenha alguns problemas, como: atrasos na entrega, falta de produto no estoque, má prestação de serviço, insatisfação do cliente, entre outros. Isso impacta na forma como o negócio é visto e também na lucratividade.

Em mercados extremamente competitivos, implementar o lead time de maneira assertiva gera inúmeras vantagens. A seguir, listamos os principais benefícios de ter esse indicador no seu negócio.

Padronização dos processos

Com a otimização dos processos e uma gestão mais precisa deles, a empresa consegue padronizar as etapas e manter um fluxo produtivo bem alinhado e direcionado. Cada parte do ciclo passa a ser bem analisada e monitorada e os gestores conseguem avaliar o que é bom ou não para a execução.

Qualidade da produção

Um dos pontos principais para a satisfação e a fidelização dos clientes é a qualidade do produto. O lead time permite manter esse alto nível nos processos de produção, pois os gestores conseguem mapear cada etapa, identificando gargalos e fazendo as ações corretivas necessárias. Assim, a entrega final oferece alto nível de qualidade.

Diminuição dos prejuízos

Estoque parado e gastos excessivos ou desnecessários com a produção gera prejuízos financeiros para a empresa que podem causar sérios problemas. O lead time é ideal para auxiliar na redução desses prejuízos ou evitá-los, através de processos mais enxutos. 

Além disso, um lead time otimizado mantém a empresa sempre em alerta com um outro ponto de atenção, que é o tempo de entrega ao cliente, evitando assim que ele compre com o concorrente.

Aumento da produtividade

Com os processos de produção otimizados e mantendo um fluxo de trabalho assertivo e padronizado, a produtividade automaticamente aumenta e as etapas passam a ser executadas com maior eficiência. Além disso, a empresa consegue manter a sua equipe mais engajada e com melhor desempenho das suas tarefas.

Satisfação do cliente

Produtos com alta qualidade e entrega eficiente geram maior satisfação do cliente e fidelização. Com as pessoas cada vez mais exigentes com o que compram, utilizar o lead time é um ótimo diferencial competitivo, além de gerar destaque para o negócio em um mercado de muita concorrência.

O gerenciamento do lead time

O lead time, do ponto de vista do consumidor, engloba apenas o tempo do pedido e o da entrega, sem passar por todas essas peculiaridades. E é esse tempo que influencia na sua decisão de compra.

Em pesquisa da Capterra, 73% dos entrevistados responderam que priorizam as entregas ultra rápidas na hora de comprar produtos online. Esse dado mostra como o comportamento de compra do consumidor está cada vez mais prezando a urgência, seja em compras online ou offline.

Por isso, quanto melhor o gestor consegue calcular seu lead time, mais preciso será o prazo de entrega passado ao cliente e maior a satisfação com a compra. Geralmente, a medida mais usada é a adição de um tempo extra além do calculado em todas as etapas, como margem de segurança para possíveis imprevistos.

Quando o lead time é bem gerenciado, as empresas conseguem reduzir os custos das operações, melhorar a qualidade e oferecer um tempo de resposta mais rápido, aumentando a satisfação dos clientes e a competitividade da empresa.

Como calcular o lead time?

Para que o cálculo do lead time seja feito de forma correta, é importante entender primeiro como funciona todo o processo de produção da empresa, para assim  calcular de acordo com a forma de trabalho do negócio.  

Para isso, é importante seguir alguns passos para fazer esse cálculo. A seguir, listamos o que é necessário.

1. Listar todos os insumos

É fundamental listar todos os insumos e materiais necessários para a produção de um produto específico ou para realizar um determinado trabalho. 

2. Analisar o tempo de entrega para aquisição dos materiais

Fazer a análise do tempo de aquisição desses materiais, bem como o prazo de deslocamento para que eles cheguem até a sua empresa, é um fator importante para o cálculo. Os imprevistos precisam estar inclusos na hora de calcular o lead time. 

3. Identificar o material com maior prazo de entrega

É importante selecionar os itens que têm um prazo maior na aquisição e no recebimento (como os que vêm de outros estados ou países).

4. Definir o tempo necessário de produção e entrega

Estabelecer o tempo necessário para a produção, montagem, finalização e entrega do produto ou da prestação de serviço ao consumidor final é também um ponto essencial. Para isso, os gestores precisam colocar como base para o cálculo questões como pausas, feriados, finais de semana e tempo médio.

5. Incluir o tempo necessário para a entrega final

O intervalo de tempo entre o produto ser coletado na empresa, sua saída e o percurso até a chegada ao cliente final também precisa ser contado na hora de fazer o cálculo. 

Vamos supor que a empresa é do segmento de móveis de madeira. O lead time dependerá, portanto, de cada produto. Em casos de madeira provenientes de outro estado, o prazo final de entrega será maior – e esse tempo até o fornecedor enviar o material precisa ser contabilizado no cálculo.

Após receber a madeira, ainda será preciso adicioná-la ao inventário e considerar o tempo de produção, que poderá variar de acordo com a complexidade do móvel. Por exemplo, para produzir uma banqueta, as equipes poderão levar algumas horas. Já para uma mesa de 8 lugares, pode demorar alguns dias.

Dicas para otimizar o lead time

Depois de fazer os cálculos, você notou que seu lead time está muito acima da concorrência? Separamos algumas dicas essenciais que vão te ajudar a otimizar esse indicador. Confira!

Lead time de compra

É o tempo entre a solicitação de matéria-prima ou produto ao fornecedor e a entrega desses itens na empresa. Esse prazo influencia diretamente no tempo de entrega ao consumidor final. Para evitar que o prazo do fornecedor impacte na imagem que o cliente tem do negócio, algumas dicas são:

  • Mantenha o estoque de matéria-prima ou de produtos da empresa para não precisar depender dos prazos dos fornecedores. Mas esse gerenciamento deve  ser feito de forma adequada, já que um estoque cheio aumentará os custos de estocagem e de mão de obra, além de aumentar os riscos de perda de mercadoria;
  • Tenha uma carteira ampla de fornecedores. Assim, é possível garantir que os prazos sejam cumpridos. Sempre faça observações sobre o perfil de cada fornecedor, a localização da fábrica e os custos de deslocamento;
  • Identifique os produtos com maior lead time e tente manter um estoque adequado desses itens.

Lead time de produção

Quando o negócio depende de matéria-prima para produzir o produto final, é fundamental ficar atento ao tempo de todas as áreas envolvidas, já que todas precisam atuar em sintonia para garantir o cumprimento dos prazos. Algumas dicas são:

  • Mantenha um estoque de produtos prontos, que deve estar de acordo com o fluxo médio de saída. Um estoque alto demais pode gerar problemas, pois é preciso considerar o custo de estocagem, de mão de obra e ainda avaliar o grau de obsolescência dos itens;
  • Identifique as atividades com maior lead time. Assim será mais fácil pensar em medidas para otimizar os processos e ganhar agilidade;
  • Mantenha o estoque entre os processos. Para se ter um ótimo fluxo de saída, é preciso manter um estoque de produtos semiacabados para melhorar o lead time final da produção;
  • Invista em tecnologia para automatizar processos e aumentar a capacidade produtiva, como, por exemplo, um bom sistema de gestão empresarial (ERP) que integrará todos os seus setores;
  • Reduza ao máximo o tempo de produção, o que significa manter um estoque mínimo de produto acabado, reduzindo os custos de armazenagem e flexibilizando a operação.

Lead time de entrega

O valor do frete e o tempo de entrega são motivos que podem influenciar na desistência de compra do cliente. Nesse caso, é importante trabalhar com uma boa parceira de logística, reduzindo, assim, o tempo de entrega e melhorando a qualidade desse processo.

Lembrando que essa etapa influencia totalmente na experiência do consumidor com a sua marca, já que ele não tem a percepção de todas as etapas envolvidas no processo. Por isso, foque em reduzir o tempo de entrega, mas sem perder a qualidade (como com entregas extraviadas ou outras questões).

WMS da Sankhya como aliado no lead time

O sistema WMS (Warehouse Management System) ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Armazém, é um grande aliado de todos os processos logísticos da empresa, desde a entrada de insumos até a saída do produto final. 

Ele se conecta com todas as etapas dos processos logísticos (supply chain) de maneira eficaz e sempre prevendo possíveis gargalos que possam prejudicar o serviço. Assim, a empresa consegue otimizar o tempo de trabalho, reduzir gastos, aumentar a produtividade e fazer a entrega final em menor tempo.

Quando integrado ao sistema ERP Sankhya, o WMS fornece aos gestores dados e informações de todos os processos em tempo real e em um único lugar. Ele auxilia no planejamento da rotina, direcionamento da equipe, controle de estoque e armazenamento (para uma melhor movimentação), além de direcionar, de forma assertiva, todas as atividades operacionais. 

Entre os diversos benefícios que o Sistema de Gerenciamento de Armazém oferece para a sua empresa, podemos citar:

  • Relatórios detalhados das mercadorias desde o momento em que elas chegam;
  • Organização de estoque direcionada de acordo com o espaço;
  • Informações precisas de inventários;
  • Registro de entrada e saída dos produtos;
  • Redução do tempo de tarefas diárias;
  • Otimização de todos os processos;
  • Controle de toda a linha de produção;
  • Aviso de quando for necessário o abastecimento de produtos;
  • Prevenção de possíveis perdas de materiais;
  • Diminuição dos custos operacionais;
  • Facilidade e integração da comunicação entre todos os setores.

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