Entender o funcionamento dos processos internos em uma organização, independente do setor, é essencial para gerar bons resultados. O mapeamento de processos é um excelente aliado para que os gestores consigam acompanhar cada etapa com precisão.
Assim, é possível identificar tanto os gargalos (e fazer as ações corretivas) quanto as oportunidades que podem elevar o nível das tarefas e fazer o negócio se destacar no mercado. As ferramentas de mapeamento de processos auxiliam para uma gestão eficiente e de qualidade. Por isso, é importante implementar essa prática nas empresas.
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Neste artigo, explicamos o que é o mapeamento de processos, qual é o objetivo, a importância de utilizá-lo na rotina organizacional, as etapas para a execução e aplicação e como o ERP pode ser uma tecnologia essencial. Confira!
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma prática cada vez mais comum no mundo corporativo. Como o próprio nome diz, mapeia os processos de uma empresa.
O principal objetivo é melhorar a eficiência das organizações, já que é uma ferramenta de planejamento e gestão que descreve visualmente o fluxo de trabalho desde o início até o final, indicando se os resultados foram positivos ou não.
Um mapa de processos também pode ser chamado de fluxograma, fluxograma de processos, gráfico de processos, gráfico de processo funcional, fluxograma funcional, modelo de processos, diagrama de fluxo de trabalho, diagrama de fluxo de negócios ou diagrama de fluxo de processos.
Simplificando, independentemente do nome usado, o mapeamento de processos é uma forma de identificação e documentação de toda sequência lógica das atividades que compõem os processos e de outros elementos que interagem com os fluxos de trabalho dentro de uma empresa.
Qual é o objetivo do mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é ideal para manter a empresa organizada e alinhada com os propósitos, além de melhorar a eficiência dos processos. Em formato de fluxograma, a prática auxilia os gestores a identificarem oportunidades e a tomarem melhores decisões, com uma visão geral do negócio.
Ele pode ser feito tanto para ações simples quanto complexas, independente do porte e do segmento da organização. O objetivo é levantar dados e informações claras e objetivas que possibilitam a execução de uma gestão mais assertiva e com melhorias contínuas.
Existem vários motivos para que uma empresa invista em fluxograma de processos, como:
- Reunir informações sobre todos os processos da empresa;
- Ajudar as equipes a discutirem ideias para melhorar processos;
- Aumentar a comunicação entre funcionários, fornecedores e clientes;
- Identificar gargalos, repetições e atrasos;
- Entender como os processos funcionam na prática;
- Aumentar o custo-benefício;
- Documentar as informações importantes de todos os setores;
- Padronizar os processos, garantindo a eficácia das operações;
- Transformar os processos, promovendo mudanças profundas, de forma a remodelá-los.
Por que é preciso mapear os processos da empresa?
A comunicação visual é um meio amplo de avaliar o desempenho das atividades, independente do setor. Por isso, ter um mapeamento de processos é essencial para que os gestores consigam fazer uma gestão bem alinhada com os objetivos.
Uma pesquisa realizada pela Euax revelou que 97% das organizações entrevistadas fazem a gestão de processos para melhorar a performance do negócio. São essas etapas, sejam simples ou complexas, que geram os resultados desejados e mantêm o cliente final satisfeito.
São muitas as razões para um mapeamento de processos ser uma estratégia necessária para entregar um produto ou serviço de qualidade, aumentar os lucros e se destacar no mercado, como:
- Identificar erros;
- Estar dentro de normas, como ISO 9000 e ISO 9001;
- Simplificar ações que, sem a visualização correta, parecem complexas;
- Melhorar o desempenho da equipe;
- Prevenir possíveis riscos e falhas;
- Ter uma comunicação clara e objetiva;
- Tomar decisões assertivas.
Como fazer um mapeamento de processos e quais são as etapas?
Apesar de cada setor da empresa possuir necessidades distintas, as etapas do mapeamento de processos se aplicam para qualquer um deles, tendo em vista que a prática é completa. A seguir, listamos os passos para a execução de um mapeamento sem dificuldades.
1. Identificar e entender os processos
A identificação do processo que será analisado no mapeamento é o primeiro passo. É importante ter o propósito em mente para facilitar a estruturação e a execução de cada uma das ações. Podem ser processos novos, que estão com problemas e precisam de ações corretivas ou também que possuem um maior grau de complexidade.
É possível entender quais são os limites do processo, quais são as entradas (inputs) e as saídas (outputs), quais são as atividades relacionadas ao processo, quais são os recursos financeiros e os materiais, além das principais dificuldades e dos riscos associados.
Essas informações permitem que todas as etapas de produção e os fluxos internos sejam realizados de acordo com o planejamento, mantendo um padrão de qualidade e ainda reduzindo os recursos empregados.
2. Definir os objetivos do mapeamento e dos processos
A partir do planejamento estratégico, estabeleça quais são os objetivos da empresa, crie objetivos de processos e verifique quais problemas devem ser resolvidos. Defina os motivos pelos quais os processos devem ser executados.
Além disso, determine objetivos para cada processo em si. Avalie o que cada processo realiza, qual é a importância que cada um tem, quais são os riscos envolvidos e se existem normas e regulamentações associadas a eles.
3. Saber quem são os clientes
É importante entender quem são os clientes, o comportamento de compra deles e o que esperam dos produtos ou serviços que a empresa oferece. Assim, é possível fazer um mapeamento de processos mais direcionado e alinhado.
4. Decidir que tipo de mapeamento de processos vai usar
Existem vários formatos de mapeamento de processos. Por isso, é relevante que você escolha o(s) mais adequado(s) para o momento da empresa. Entre as possibilidades, citamos as principais a seguir:
- Atividade: representa as atividades de valor agregado ou sem valor agregado.
- Detalhado: fornece uma visão mais minuciosa de cada etapa.
- Documentos: informa as entradas e as saídas em um processo.
- Alto nível: mostra interações entre fornecedor, entrada, processo, saída e cliente.
- Renderizado: foca em áreas de melhoria.
- Raias ou interfuncionais: separam as responsabilidades do subprocesso no processo.
- Diagrama de cadeia de valor agregado: versão simplificada para compreensão rápida.
- Fluxo de valor: analisa e melhora os processos necessários.
- Diagrama de fluxo de trabalho: um processo de trabalho em formato de “fluxo”.
Diante das alternativas, escolha o mapeamento de processos mais adequado para a corporação e, então, defina ferramentas para criar o mapa do processo.
5. Definir a equipe
Para acompanhar os processos definidos para o mapeamento, é fundamental a presença da equipe do setor envolvido. Assim, é mais fácil acompanhar o desenvolvimento, tendo em vista que esses profissionais são capacitados nessa área e podem contribuir com resoluções importantes.
6. Definir ferramentas e formato
Além de entrevistas, questionários, reuniões, fluxogramas e tabelas, existem outras ferramentas para um bom mapeamento de processos.
O mapa nada mais é do que uma representação gráfica que pode, por exemplo, ser feita usando o famoso diagrama de atividades, o BPMN (Business Process Model and Notation, que, em português, pode ser traduzido por Modelo e Notação de Processos de Negócio).
O BPMN é um padrão de ícones para a modelagem de processos de negócios. O principal objetivo do diagrama é facilitar a vida de quem precisa desenhar o processo e, principalmente, de todos que devem visualizá-lo.
7. Automatizar os processos
A automatização é fundamental em organizações que desejam otimizar as atividades e aumentar a produtividade e a eficiência dos processos. Um sistema de gestão é um ótimo aliado, pois oferece ferramentas de mapeamento de processos que auxiliam na execução precisa das ações, monitoram as etapas e oferecem relatórios detalhados.
8. Monitorar o desempenho com indicadores
O monitoramento é essencial para analisar com assertividade o desempenho dos processos e se estão caminhando de acordo com os objetivos mapeados na primeira etapa. Através de indicadores, os gestores têm acesso a dados que ajudam a identificar gargalos ou oportunidades e, assim, seguir com as ações necessárias.
Com os indicadores de performance, ou KPIs, é possível medir os resultados dos processos e outras variáveis que podem influenciar nesse resultado, como tempo médio de produção, nível de qualidade, quantidade de retrabalho etc.
Definir os KPIs certos depende, basicamente, da área de atuação da empresa, dos processos mapeados e dos objetivos da empresa.
Com a Inteligência Artificial trabalhando a favor do negócio, fica mais fácil definir os melhores indicadores de performance com base em cada processo. E, então, captar e transformar os dados gerenciais em relatórios que favoreçam a tomada de decisão.
Quais são as vantagens do mapeamento de processos?
As principais vantagens em fazer fluxograma de processos giram em torno da otimização dos processos da empresa, identificando falhas, resolvendo problemas, reduzindo retrabalho, melhorando mão de obra, aumentando a qualidade dos produtos e serviços ao cliente e, consequentemente, tornando as empresas mais eficientes.
O mapeamento de processos também permite a construção de sistemas de medição e de indicadores de desempenho que ajudam a avaliar melhor os processos e a calcular:
- Custos totais do processo;
- Tempo de execução;
- Responsáveis;
- Pessoal alocado;
- Tempo de dedicação de cada recurso.
Tudo isso para elevar o custo-benefício das operações. A seguir, explicamos cada um desses benefícios de utilizar o mapeamento de processos:
Identificar falhas
Os gargalos operacionais são grandes vilões na boa execução dos processos e encontrá-los de surpresa gera gasto extra e maior tempo da equipe para fazer as correções. Com o mapeamento de processos e o monitoramento em tempo real, os gestores conseguem identificar essas falhas com agilidade, evitando maiores problemas no futuro.
Padronizar processos
Para que a organização mantenha seus processos alinhados e bem direcionados, é fundamental a padronização das ações. Assim, a comunicação de todos os setores da organização fica mais clara e objetiva. Padronizar processos gera inúmeros benefícios como aumento da produtividade, dinamismo, agilidade e otimização de tempo.
Manter alta qualidade
Com a concorrência sempre em crescimento, os clientes estão cada dia mais exigentes. Por isso, entregar qualidade é essencial para conquistar a satisfação e a fidelização deles. Para que o produto ou serviço tenha alta qualidade, todos os processos envolvidos precisam ser bem executados, padronizados e sem falhas que prejudiquem a entrega final. É por esse motivo que é tão importante manter uma boa gestão da qualidade em sua empresa.
Diminuir custos
Muitos gastos extras que a empresa tem são devido a falhas operacionais não identificadas com antecedência e que geram custos e maior tempo para resolução. Com o mapeamento de processos, os gestores conseguem identificar ou prever problemas e solucioná-los com agilidade, evitando a perda de tempo e os gastos sem necessidade.
Como o ERP ajuda no mapeamento de processos?
O ERP é um sistema ideal para auxiliar a empresa no mapeamento de processos, tendo em vista que ele oferece recursos para organizar as etapas, otimizar as atividades, monitorar os indicadores, padronizar, entre tantos outros.
Dessa forma, os gestores conseguem fazer uma análise precisa do todo, ter informações claras e objetivas e uma gestão de processos com qualidade e eficiência. O desempenho de cada processo e os resultados são fornecidos em tempo real, o que facilita a identificação rápida tanto de oportunidades quanto de falhas.
O ERP Sankhya é um software de gestão 100% web e mobile, que faz a integração dos processos em um único sistema, auxiliando em um gerenciamento assertivo do negócio. Entre os benefícios que ele oferece para o mapeamento de processos, estão:
- Realiza o processo mapeado e a documentação, permitindo clareza das tarefas;
- Executa processos de forma padronizada;
- Direciona de forma clara as tarefas pendentes e seus respectivos prazos de execução;
- Otimiza processos de forma a torná-los menos dependentes de seus participantes;
- Acompanha o andamento dos processos, buscando prevenir atrasos das solicitações;
- Controla o volume de trabalho da equipe, buscando reduzir os gargalos e atrasos na execução de tarefas;
- Acompanha o histórico de execução dos processos, buscando oportunidade de melhorias.
Você deseja que a sua equipe faça um mapeamento de processos otimizado, eficiente, padronizado e de qualidade, através de uma gestão assertiva do seu negócio? Fale com um de nossos consultores e conheça o ERP Sankhya.
