Com os mercados cada vez mais concorridos, a gestão de processos organizacionais passou a se tornar um imperativo para as empresas que desejam se destacar e terem sucesso.
Apesar disso, nem todos os gestores sabem exatamente a que se refere esse termo – e nem como utilizá-lo em seu negócio. Esse é o seu caso? Então, continue a leitura e veja as dicas e orientações importantes que reunimos.
O que é a gestão de processos organizacionais?
Chamamos de processo organizacional todo aquele conjunto de atividades que utiliza recursos, de maneira organizada e gerenciada, para transformar entradas em saídas. Assim, a gestão de processos organizacionais é aquela que identifica, documenta, executa, mede, monitora e controla os processos do negócio, sempre alinhando com as estratégias organizacionais.
Quais as principais abordagens e metodologias?
Basicamente, existem duas abordagens principais da gestão de processo, que são:
- funcional: os processos são organizados de acordo com a hierarquia funcional da empresa;
- sistêmica: os processos são organizados de forma integrada e lógica.
A última é a mais usada atualmente, já que as relações são mais dinâmicas e o trabalho em equipe é mais valorizado.
Ao usar um gerenciamento sistêmico, a visão da empresa também passa a ser diferente, passando a “enxergar” muito além do que o simples produto ou serviço em si, mas abordando as etapas de produção, entrega, logística etc.
Metodologias
Existem várias metodologias que ajudam a gerenciar melhor os projetos. Veja algumas:
- BPM (Business Process Management): metodologia que permite mapear e conhecer com riqueza todos os processos do negócio, identificando os gargalos e tornando os processos mais eficientes e eficazes;
- PDCA: metodologia de melhoria contínua fundamentada em quatro ações: P de “plan” (planejamento), D de “do” (execução), C de “check” (controle) e A de “action” (ação). Assim, a metodologia promove o aperfeiçoamento dos processos por meio da identificação das causas de problemas e implementação de soluções.
Por que investir na gestão de processos organizacionais?
A gestão de processos organizacionais, quando bem implementada, pode trazer uma série de vantagens aos negócios. Veja os principais.
Otimização do tempo
Reduzir o desperdício de tempo é algo essencial para as empresas que querem aumentar a produtividade e se tornarem mais eficazes. E esse é um dos principais benefícios trazidos com a gestão de processos organizacionais.
Afinal, os processos são revistos e redesenhados, melhorando sua efetividade. Tecnologias de automação também podem ser usadas, livrando os colaboradores e gestores das tarefas burocráticas ou repetitivas, que tomam muito tempo e não se traduzem em resultados efetivos.
Redução de custos
Ao tornar seus processos mais eficientes, automaticamente sua empresa estará reduzindo os seus custos de produção, distribuição e outros. Além disso, você também precisará de menos mão de obra para realizar as mesmas tarefas, diminuindo os custos associados com contratações ou horas extras.
Quando os processos são bem desenhados, ainda há uma redução no número de erros e retrabalhos – que, quando em número elevado, afetam a lucratividade geral da empresa.
Mais qualidade
Um bom processo é sempre aquele que resulta em um produto ou serviço de qualidade – que deve ser sempre o objetivo final da empresa. Assim, a gestão de processos organizacionais ajuda o negócio a se diferenciar no mercado, com produtos ou serviços de qualidade acima da média.
Melhora a tomada de decisões
A gestão de processos utiliza o monitoramento de várias métricas e índices para acompanhar a efetividade dos seus processos e das metodologias utilizadas. Esses dados também contribuem para uma melhor tomada de decisão, baseada em itens reais e não em “achismos”.
Aumenta a satisfação dos funcionários
Quando os processos são amplamente conhecidos e mapeados, é mais fácil alocar os profissionais certos para cada função, o que aumenta a satisfação e a qualidade do trabalho dos colaboradores, além de aumentar a retenção de talentos.
Como implantar a gestão de processos organizacionais?
Já está convencido de que o tema é importante, mas ainda não sabe como começar a implementar a gestão de processos organizacionais no seu negócio? Veja as orientações que separamos:
- faça um mapa geral dos processos: conhecendo todas as atividades em detalhes do seu negócio, definindo padrões, os custos e dimensionando a quantidade de colaboradores em cada processo;
- defina os principais indicadores: os indicadores de desempenho ajudarão o gestor a monitorar cada uma das atividades, sempre visando a melhoria contínua;
- avalie as oportunidades de melhora: ao analisar os indicadores, avalie o que pode ser modificado ou melhorado. Isso pode ser feito de várias maneiras, como automatizando, incrementando, eliminando ou simplificando os processos;
- promova treinamentos e melhore a comunicação interna: o envolvimento dos colaboradores é crucial para o sucesso desse tipo de gestão. Por isso, treine suas equipes para que elas entendam a importância e desenvolvam as atividades de acordo com o mapeado. Pense também em formas de melhorar a comunicação entre os times, ajudando na integração dos setores.
Como a solução Sankhya pode ajudar minha empresa?
Outra dica primordial para quem quer investir na gestão de processos organizacionais é investir na tecnologia. Um bom sistema de gestão ajudará você em todas as etapas acima, desde mapeando seus processos, até acompanhando os índices de desempenho de cada um deles.
Com o ERP Sankhya, você consegue otimizar seus processos, automatizar demandas e acompanhar índices e métricas gerais ou específicas sobre os setores do seu negócio, melhorando sua tomada de decisão.
Como você viu, a gestão de processos organizacionais é de suma importância para as empresas que desejam se destacar. Quando bem implementada, ela ajuda a reduzir os custos, aumentar a satisfação dos colaboradores, reduzir o tempo empregado em cada atividade e melhorar os resultados gerais do negócio.
