A gestão de contratos mantém a organização e a segurança nas relações empresariais. Essa prática envolve o acompanhamento de prazos, obrigações e entregas firmadas entre as partes, garantindo que tudo seja cumprido conforme o acordado.
Quando bem estruturada, evita erros, retrabalhos e perdas financeiras que podem comprometer a operação. Além disso, contribui para decisões mais assertivas e estratégicas, com base em informações confiáveis.
Em um cenário de alta competitividade, o controle de contratos se torna um diferencial para sustentar o crescimento e a credibilidade do negócio no mercado.
Neste artigo, entenda como é feita a gestão de contratos, quais são suas principais etapas e como o ERP Sankhya apoia esse processo. Confira!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos faz parte do campo da administração e envolve toda a jornada da existência do documento, desde a solicitação de uma proposta e as negociações, passando pela assinatura e execução, até o encerramento ou a renovação do contrato.
Portanto, significa acompanhar cada uma das fases para assegurar que o documento seja executado conforme as obrigações e os direitos das partes envolvidas, como prazos de entrega, condições de pagamento e padrões regulatórios estabelecidos.
Qual é a função do gestor de contratos?
O gestor de contratos é o profissional responsável por acompanhar todo o ciclo de vida dos contratos dentro da corporação, desde a elaboração até o encerramento. Sua função é fazer com que cada cláusula seja cumprida corretamente, mantendo o equilíbrio entre as partes envolvidas.
Ele monitora prazos, renovações e possíveis riscos que possam impactar o negócio, além de atuar na organização de documentos e na padronização de tarefas, garantindo transparência e agilidade.
O gestor de contratos colabora com diferentes áreas, como jurídica, financeira e de compras, para alinhar estratégias e prevenir conflitos.
Qual a importância da gestão de contratos?
A gestão de contratos é importante para que os acordos firmados entre empresas gerem valor real e resultados sustentáveis, proporcionando maior controle sobre compromissos assumidos, fortalecendo a governança e a conformidade legal.
Também contribui para a previsibilidade financeira, evitando surpresas que possam afetar o fluxo de caixa. Além disso, identifica oportunidades de melhoria e renegociação, tornando as relações comerciais mais vantajosas.
Como é feita a gestão de contratos?
A gestão de contratos requer organização, acompanhamento e análise em cada etapa do ciclo de vida dos acordos.
Para que os acordos cumpram seu propósito e tragam benefícios, é preciso estruturar atividades claras, utilizar ferramentas adequadas e controlar a execução. A seguir, veja como cada uma dessas fases é aplicada na prática.
Crie processos
Um dos primeiros passos para um controle de contratos eficiente é mapear e criar processos para conduzir as rotinas das áreas envolvidas com a entrega.
Nesta etapa, inclui as instruções internas para acompanhar o ciclo de vida do acordo, padrões para inserir dados nas ferramentas e modelos de contratos para se adaptar às diferentes situações.
Centralize e digitalize os documentos
Uma celebração de contrato pode acompanhar diversas informações relacionadas. Portanto, é preciso unir os documentos ao seu respectivo acordo, de preferência em um meio digital.
As ferramentas tecnológicas centralizam as informações, facilitam o acesso e o compartilhamento e reduzem os riscos de danos ou extravios.
Monitore a execução
Para manter a conformidade e impedir a perda de prazos e problemas jurídicos, é necessário acompanhar a execução do acordo e observar as cláusulas relevantes, referentes a responsabilidades, prazos e objetivos da contratação.
Um sistema de gestão é a solução ideal para automatizar a rotina e sinalizar de forma automática as datas importantes e as informações atualizadas, como termos de contratos, datas de pagamento e etapas do cronograma.
Analise o desempenho dos contratos
O processo de controle de contratos engloba analisar com periodicidade o seu desempenho. Para isso, definir KPIs, como duração do acordo contratual, taxa de sucesso das negociações e índice de satisfação dos clientes, é importante para mensurar os resultados.
Os indicadores são meios para identificar oportunidades de melhoria, mitigar os riscos, verificar cláusulas mais favoráveis ao negócio e, assim, aprimorar as próximas negociações.
Quais são as principais etapas da gestão de contratos?
Com alguns passos organizados, o controle de contratos se torna uma atividade fluida, transparente e produtiva.
Contudo, é preciso consultar o departamento jurídico, seja da organização ou terceirizado, para a segurança jurídica da relação contratual. Entre as principais etapas para gerir os documentos, estão:
- Solicitação de propostas: quando ocorrem as negociações iniciais. Pesquisas e coletas de informações são realizadas para o envio de uma proposta.
- Criação ou redação: cria-se a primeira versão do contrato, conforme as cláusulas, os termos e as condições acordadas. Quando há modelos dos acordos usados, esta etapa é agilizada.
- Aprovação: o documento elaborado é encaminhado para aprovações internas e externas. Os gestores dos setores impactados pelo contrato devem estar presentes para que tudo esteja correto.
- Negociação: o documento é enviado ao contratante para sua assinatura. É uma fase mais longa, pois a outra parte pode demandar um tempo maior para analisar as cláusulas ou iniciar novas negociações, que podem ocasionar alterações.
- Revisão e assinatura: é a formalização do acordo e garante que tudo esteja certo, principalmente após alguma modificação.
- Registro: as informações do contrato são registradas na ferramenta de controle e acompanhamento da corporação. Um ERP é a solução ideal para unificar processos, facilitando o acompanhamento das áreas envolvidas e evitando a duplicação de dados.
- Arquivamento: arquivos físicos estão sujeitos a danos e extravios. É necessário soluções digitais seguras para armazenar e facilitar a localização e o manuseio. Versões mobile e em nuvem possibilitam que os usuários acessem o acordo em qualquer lugar.
- Execução: fase do cumprimento das obrigações contratuais, que reflete no relacionamento e na satisfação de clientes e fornecedores. É preciso monitorar o desempenho dos documentos para um gerenciamento eficaz.
- Renovação ou encerramento: o contrato pode ser renovado entre as partes se houver necessidade. Os relatórios de desempenho feitos durante a execução são fundamentais para esta avaliação.
4 dicas de como melhorar a gestão de contratos
Pequenas falhas no controle ou na comunicação geram prejuízos, enquanto boas práticas tornam o processo mais ágil e seguro. Por isso, listamos quatro dicas práticas para aprimorar a gestão de contratos e conquistar resultados mais consistentes.
1. Defina cláusulas e responsabilidades com clareza
Antes da assinatura, assegure-se de que o documento descreve com precisão as responsabilidades de cada parte e a duração do acordo. Detalhe as penalidades aplicáveis em caso de descumprimento, sempre com apoio do setor jurídico.
Dentro da empresa, especifique os papéis de cada colaborador envolvido nas entregas. Essa clareza impede conflitos e diminui o risco de interpretações equivocadas. Acordos bem estruturados são a base para relações comerciais sólidas e seguras.
2. Faça uma boa gestão de riscos
É preciso desenvolver estratégias eficazes para eliminar ou minimizar os riscos. Por isso, avalie pontos críticos como prazos, dependências externas e condições financeiras das partes envolvidas, antecipe cenários adversos e estabeleça planos de ação preventivos.
Um gerenciamento de ameaças protege contra imprevistos e mantém o cumprimento das obrigações contratuais.
3. Formalize todas as alterações
Mudanças em contratos são comuns, mas precisam ser tratadas com formalidade para ter a validade jurídica. Caso uma correção ou ajuste relevante seja necessário, discuta com a outra parte e registre o acordo por meio de um aditivo contratual.
Essa prática garante transparência e evita questionamentos futuros, além de manter o histórico das modificações e facilitar auditorias e consultas posteriores.
4. Fortaleça a comunicação e use tecnologia a seu favor
Manter uma comunicação clara e constante com os contratados é importante para alinhar expectativas e evitar mal entendidos. Controle prazos e entregas de forma sistemática, priorizando a cooperação entre as áreas envolvidas.
Utilize soluções tecnológicas, como softwares de gestão, assinaturas eletrônicas e sistemas integrados, para centralizar dados e aumentar a confiabilidade da operação. Com isso, o acompanhamento se torna mais simples, protegido e ágil.
Como o ERP Sankhya apoia na gestão de contratos
O ERP Sankhya centraliza e automatiza a gestão de contratos, oferecendo recursos para controlar prazos, valores e obrigações financeiras.
Com provisões dinâmicas ou fixas, o sistema permite previsibilidade de receitas e despesas, facilitando a atuação de áreas como financeiro, jurídico, compras e projetos.
Além disso, a integração com o faturamento e o controle tributário (como retenção de ISS) garante mais proteção e conformidade, enquanto a rastreabilidade e os níveis de permissão asseguram maior controle operacional. Entre suas principais funcionalidades, estão:
Provisões de contratos
O módulo de provisões de contratos oferece duas modalidades principais:
- Provisões dinâmicas: indicadas para contratos com vigência indeterminada.
- Provisões fixas: utilizadas em contratos com vigência pré-determinada.
Essas modalidades possibilitam o controle financeiro dos compromissos contratuais, com previsibilidade e melhor gerenciamento das receitas e despesas.
Pré-requisitos para gestão
Para utilizar o recurso de provisões de acordos, é necessário atender a alguns pré-requisitos:
- Ter acesso às telas “Preferências”, “Contratos” e “Faturamento de Contratos”.
- Possuir permissões para alterar parâmetros e manipular movimentações financeiras.
- Configurar corretamente os parâmetros QTDMESPROVFATC e CONTPROV.
Esses requisitos fazem com que o processo seja realizado de forma controlada e integrada ao software.
Tipos de contratos
O sistema trabalha com dois tipos principais de contratos:
- Contrato normal (padrão): utilizado para o gerenciamento de módulos liberados, com controle de número de licenças e grupo de licença específico.
- Procedimento por contrato: trabalha com versões específicas de acordo e comercialização diferenciada, conforme a necessidade do cliente.
Gestão tributária
A gestão tributária dentro dos documentos conta com configurações específicas de ISS (Imposto sobre Serviços), garantindo conformidade fiscal.
- O parâmetro “ISSRETCONTRATO?” controla a retenção automática do imposto.
- O sistema realiza a verificação automática do campo RETEM ISS, evitando falhas no cálculo.
Benefícios
A adoção do módulo de provisões de contratos traz diversas vantagens operacionais e estratégicas, como:
- Controle financeiro preditivo das obrigações contratuais;
- Gestão precisa das receitas e despesas;
- Automatização do processo de provisões;
- Rastreabilidade completa das operações;
- Integração direta com o módulo de faturamento.
O sistema oferece uma solução completa para gestão contratual, permitindo controle efetivo desde a criação até o faturamento, com recursos específicos para diferentes modalidades de contrato e necessidades tributárias.
Quer levar mais controle e eficiência para a gestão de contratos do seu negócio? Fale com um de nossos consultores e descubra como o ERP Sankhya pode transformar esse processo.
