O que é gestão de frotas e como planejá-la

Transportadoras, operadoras logísticas e inúmeros outros negócios que possuem veículos para suas atividades precisam sempre estar atentos à gestão de frotas. Afinal, esse setor é capaz de impactar significativamente os custos da empresa.

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São muitos os pontos que pesam nessa balança, tais como: combustível, manutenção dos veículos, pedágios etc. Por isso, ter um planejamento e um controle adequado faz toda a diferença nos resultados finais do negócio.

Quer saber mais sobre o tema e ver dicas importantes sobre gestão de frotas? Continue a leitura.

O que é gestão de frotas e qual sua importância?

A gestão de frotas é toda atividade que envolve o gerenciamento dos veículos de uma empresa, incluindo processos como: controle do gasto de combustível, rodagem por veículo, manutenções, controle de quilometragem, entre outros.

Lembrando que o termo frota não precisa ser usado apenas para empresas que possuem uma grande quantidade de veículos ou caminhões. Se o seu negócio possui 1 ou 2 veículos para o departamento comercial, por exemplo, você já precisará se atentar em relação à gestão de frotas.

Importância

A gestão de frotas é um setor bastante estratégico para os negócios. Afinal, mais do que apenas organizar a frota de veículos, essa área é responsável por avaliar a performance dos motoristas, garantir a segurança de todos os envolvidos, atestar a disponibilidade dos veículos, reduzir os gastos e os erros operacionais e aumentar a produtividade.

Todos esses pontos, quando bem geridos, trazem impactos positivos à empresa, especialmente aumentando a margem de lucro e melhorando a vida financeira.

Mesmo pequenas empresas que contam com poucos veículos podem ver benefícios aos realizarem uma gestão de frotas mais eficiente. Especialmente com custos operacionais menores para manterem os carros rodando e mais eficiência nesse setor.

Como planejar a gestão de frotas da minha empresa?

Veja as dicas importantes que separamos para otimizar essa área na sua empresa!

Conheça a sua realidade

Se vocês não têm um setor estruturado de gestão de frotas, o primeiro passo é mapear a sua realidade para compreender o que precisa ser modificado.

Essa etapa é crucial para qualquer planejamento e envolve: conhecimento de todos os veículos, análise da documentação e do estado de manutenção de cada um deles, mapeamento dos percursos e rotas mais comuns e avaliação da capacidade dos veículos em suprirem a necessidade da empresa.

Faça um levantamento dos custos com a sua frota nos últimos meses para avaliar o quanto eles estão impactando no caixa da empresa.

Somente a partir desse levantamento inicial, será possível analisar o que precisa ser modificado para tornar a área mais otimizada e produtiva.

Defina os principais indicadores

Agora que você já entendeu a sua realidade, será mais fácil pensar em pontos que precisam de atenção e outros que requerem mudanças. 

Se a sua frota tem impactado negativamente nos resultados da empresa, ou se você notou que o consumo de combustível está aquém do que deveria ser gasto para as rotas usuais, é o momento de fazer mudanças.

Nesse ponto, você começará a definir os indicadores que vão lhe ajudar a enxergar os resultados das suas mudanças – e impedir que a situação fique fora de controle novamente.

Alguns indicadores que podem ser usados são:

• média de consumo por motorista e veículo;
• quantidade de multas por motorista e por rota;
• quebra de veículo por motorista;
• custo operacional de cada veículo por quilômetro rodado;
• idade média da frota;
• taxa de indisponibilidade de cada veículo;
• ocorrência mensal de acidentes;
• ranking das peças substituídas com mais frequência;
• entre outros.

A partir desses dados será mais fácil acompanhar de perto a situação da sua frota e ainda avaliar o desempenho de cada veículo e motorista, intervindo de maneira preventiva e evitando perdas e prejuízos.

Analise o consumo de combustível

Com o preço do combustível cada vez mais elevado, esse é um ponto extremamente importante na gestão de frotas. Como esse valor não é fixo, fica difícil para os gestores estimarem previamente o gasto mensal de maneira precisa.

Nesse caso, uma dica importante é traçar a rota com antecedência e tentar prever situações que possam atrapalhar o motorista, como ladeiras, engarrafamentos etc. que também impactam no consumo maior de combustível.

Além disso, é de suma importância orientar adequadamente seus motoristas, já que a forma de dirigir pode aumentar o consumo de combustível para uma mesma rota. 

E é claro que seus veículos precisam estar com a manutenção em dia, pois problemas mecânicos também causam consumo além da conta.

Cuide com atenção dos pneus

Pneus em dia garantem menos dor de cabeça para a gestão de frotas. Além de evitar acidentes, quando estão bem cuidados, os pneus ajudam a economizar. 

Para se ter uma ideia, um veículo que roda com uma calibragem 20% menor do que a estipulada, pode ter um aumento no consumo de combustível em até 4%.

Então, não descuide! Crie um controle para que cada veículo esteja sempre com os pneus calibrados, alinhados e balanceados – e claro mantenha o controle da vida útil de cada pneu, realizando as trocas no período adequado.

Crie programas de manutenções preventivas

A manutenção preventiva é aquela feita antes mesmo de um problema aparecer. Além de ajudar a economizar, esse tipo de ação impede a indisponibilidade do veículo – o que pode trazer sérios prejuízos à sua empresa.

Por isso, é essencial prever um programa de manutenção preventiva, analisando sempre os indicadores de cada veículo e realizando ações de tempos em tempos.

Conheça os principais percursos

Conhecer quais percursos seus veículos rodam diariamente, semanalmente ou mensalmente é extremamente importante no planejamento da gestão de frotas. Somente assim, você poderá prever seus custos com combustível, pedágio e desgaste de cada veículo.

A dica é sempre traçar as rotas com antecedência, avaliando não apenas a distância ou a presença de pedágios, mas também a segurança e as condições da pista – pontos que impactam significativamente nos seus custos.

Uma boa roteirização é imprescindível para gerar mais economia. Além disso, é interessante investir em formas de conseguir acompanhar a localização de cada veículo.

Controle os custos

Na gestão de frotas, existem vários custos que podem impactar diretamente nos seus resultados, como: manutenção, combustível, pedágio, multas e documentações, entre outros.

Saiba quais são todos os seus custos operacionais e entenda se é possível reduzir algum deles. Por exemplo: otimizando as rotas, avaliando os gastos com a manutenção (se é feita internamente ou terceirizada), analisando os valores por motorista etc.

Use a tecnologia como aliada

E nem sempre é fácil para uma só pessoa controlar todos esses pormenores. 

Nesse momento, a tecnologia é uma aliada importantíssima, capaz de automatizar processos e oferecer dados extremamente confiáveis para melhorar a tomada de decisão.

O ERP Sankhya possui inúmeras funcionalidades e uma delas é, justamente, a gestão de frotas. Com essa solução você conseguirá avaliar o licenciamento dos carros, a revisão, os horários dos motoristas – e inúmeros outros dados essenciais para maximizar os resultados, garantir mais qualidade nas entregas e reduzir os seus custos operacionais.

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