A conferência dos impostos é importante para confirmar sua autenticidade e alinhamento ao regime tributário do fornecedor para recuperação correta dos impostos e prestação de conta ao fisco.

Quando um fornecedor emite uma nota fiscal, nela já são destacados os valores dos impostos que incidem sobre a operação de compra.

Essa tarefa não é tão fácil, já que o sistema tributário brasileiro é muito amplo pelo seu grande número de tributos (impostos, contribuições e taxas). 

Neste artigo você confere informações sobre os impostos, a classificação desses impostos, exemplos práticos e até mesmo os 5 principais impostos que devem ser conferidos no recebimento de uma nota fiscal.

No entanto, antes de falarmos sobre a conferência dos impostos no momento de compra, é importante que você conheça o que são impostos e qual a importância dessa tributação. 

O que são os impostos?

Os impostos, como já podemos perceber pelo nome, são obrigatórios. Esses são tributos obrigatórios cobrados pelo governo, ou seja, valores que você paga ao adquirir bens. Tais tributos ajudam a pagar os custos e despesas administrativas do Estado.

Não pagar tais impostos pode resultar em sérios problemas para sua empresa, resultando em multas e, inclusive, punições legais.

A cobrança dos impostos pode sofrer variações, que são classificadas de acordo com os seguintes fatores:

  • A modalidade, valor e percentual conforme o órgão do governo a que se destina (federal, municipal e estadual);
  • O regime tributário (lucro real, lucro presumido ou simples);
  • A atividade da sua empresa (serviços, indústrias, comércio etc.);
  • O tipo de produto/serviço.

Além das variações que ocorrem nos impostos, eles também possuem diferentes classificações, que você pode conferir a seguir: 

  • Impostos Recuperáveis: são os impostos que são pagos quando o produto é adquirido pela empresa, podendo ser recuperado na venda através de créditos na escrita fiscal.
  • Impostos não recuperáveis: são aqueles que a empresa não tem direito a creditar.
  • Impostos calculados por “dentro”: são os impostos que integram a sua própria base de cálculo, ou seja, o percentual do imposto é aplicado sobre o preço de venda e não sobre o custo do produto/serviço. No preço de compra ou de venda do bem ou do serviço já está embutido o valor do imposto.
  • Impostos calculados “por fora”: o cálculo destes impostos é feito com base no preço de custo sem imposto.
  • Tributos em cascata: é a incidência de um mesmo tributo, na cadeia produtiva, por mais de uma vez. Além disso, cada empresa pode ter suas particularidades, por isso recomendamos que você esteja sempre alinhado com seu contador.

Confira os principais impostos na Nota Fiscal

Para que você possa realizar a conferência dos impostos de compra, antes é importante se atentar a quais são estes impostos.

De maneira geral, são cinco os principais impostos que devem ser conferidos no recebimento da nota fiscal de compra:

  1. ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza): esse imposto é recolhido pelos municípios e Distrito Federal, tem como fato gerador a prestação de serviços feita por empresas ou profissionais autônomos. 

Suas alíquotas variam entre 2% e 5% sobre o preço do serviço prestado. Para identificar os percentuais cobrados por seu município, basta entrar em contato com a prefeitura de sua cidade ou com seu contador

  1. IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): imposto federal recolhido pela União. Sua alíquota varia de acordo com o produto, saiba mais sobre esses percentuais acessando a TIPI (Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados), fornecida no site do governo.
  2. ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação): esse imposto é de competência dos Estados e do Distrito Federal, sua alíquota varia de acordo com a determinação de cada Estado e os tipos de transações interestaduais.

Verifique quais são os percentuais cobrados por seu Estado entrando em contato com a Secretaria da Fazenda Estadual ou com seu contador.

Em relação ao ICMS, existe a ST, Substituição Tributária, que é uma forma diferenciada de antecipação do recebimento do ICMS por parte do governo, antes que a mercadoria percorra todo seu ciclo ou toda sua cadeia de circulação até o consumidor final.

Desta forma, uma terceira pessoa é eleita para o cumprimento da obrigação tributária, no lugar do contribuinte natural.

Tanto os produtos que estão sujeitos ao regime de substituição tributária, quanto o percentual destes, são relacionados em convênios, protocolos e legislações estaduais.

  1. PIS/Pasep (Programa de Integração Social / Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público): é uma contribuição social de ordem federal que serve para dar segurança ao FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), financiando o pagamento do seguro-desemprego, abono salarial e participação na receita dos órgãos e entidades para os trabalhadores públicos e privados. 

Sua base de cálculo é o faturamento do mês, assim entendido a receita bruta total. 

  1. COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade): é uma contribuição federal que incide sobre a receita bruta mensal das empresas na venda de bens e serviços, destinada a financiar a seguridade social, ou seja, consiste num conjunto de políticas sociais que abrange a previdência social, a saúde e a assistência social, cujo fim é amparar e assistir o cidadão e a sua família em situações como a velhice, a doença e o desemprego. 

Quando se trata de um fornecedor cuja empresa é optante pelo regime de tributação denominado Simples Nacional, a maioria dos impostos (IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS, ISS e a Contribuição para a Seguridade Social Patronal) são convertidos em uma única alíquota, de acordo com a faixa de faturamento e a atividade de cada empresa. 

É importante ressaltar que, na nota fiscal de entrada, estarão inclusos os impostos da empresa que emitiu a nota conforme o enquadramento fiscal dela. Assim, a conferência do valor dos impostos é dependente do enquadramento fiscal do fornecedor. Restando ainda quaisquer dúvidas quanto aos impostos e suas formas de cálculos, é importante esclarecê-las com o contador de sua empresa.

Em qual tipo o produto/serviço se enquadra?

Por fim, outra questão importante na definição dos valores tributáveis é o tipo de produto adquirido por sua empresa ou serviço contratado. 

Para essa identificação, temos dois códigos importantes que são exigidos por lei nas notas fiscais, quando das entradas e saídas de mercadorias e bens e da aquisição de serviços:

CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços): esse é um código numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou a prestação de serviço de transportes e de comunicação. É por meio dele que é definido se a operação fiscal terá ou não que recolher impostos.

NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): código que identifica a natureza das mercadorias e promove o desenvolvimento do comércio internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do comércio exterior. 

A identificação do código da NCM não se restringe às obrigações acessórias, pois é essencial na identificação de diversos tributos, de tal maneira que seu o enquadramento incorreto na NCM pode levar tanto ao recolhimento a maior, quanto a menor de tributos, levando, neste caso, a cobrança de multa.

Veja as formas de execução dessa tarefa e em quais situações elas são recomendadas: 

Um exemplo sobre a conferência dos impostos no momento da compra

Sônia é responsável pelo recebimento das mercadorias na empresa em que trabalha e também pela conferência das informações constantes na nota fiscal, incluindo os impostos.

Dessa forma, além da comparação física, ela também faz a checagem fiscal, conferindo cuidadosamente cada tributo informado na nota fiscal recebida, identificando se eles estão alinhados com o regime tributário do fornecedor e confirmando se os tributos destacados são realmente devidos, seus percentuais e valores recolhidos.

Como seu fornecedor utiliza NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e sua empresa trabalha com um sistema integrado de gestão (ERP), essa tarefa exige de Sônia pouco esforço operacional.

Assim que ela recebe o arquivo gerado por seu fornecedor no software nacional de emissão da NF-e, seu sistema integrado reconhece o arquivo recebido em extensão .XML e faz, automaticamente, todas as comparações com as informações dos tributos relativos a esta transação, conforme informado anteriormente no pedido de compra.

Havendo alguma divergência nessa comparação, seu sistema indica as incompatibilidades para que ela verifique as incoerências e faça as devidas alterações, caso a caso. Esse procedimento torna-se muito simples e rápido, já que todas as informações digitadas anteriormente foram aproveitadas, economizando tempo e deixando a cargo de Sônia apenas a correção das divergências, quando acontecerem.

Tratando-se de sistema integrado, com apenas essa informação, todas as demais operações ligadas a ela também são atualizadas automaticamente, como: entrada das mercadorias recebidas no estoque, provisão de pagamentos no financeiro, atualização da contabilidade, entre outros.

Caso sua empresa necessite fazer o controle de um alto número de impostos sobre compras, o ideal é que ela adquira um ERP que possa auxiliar neste momento, evitando as falhas humanas que podem, eventualmente, acontecer.