A troca de ERP de uma empresa é uma decisão estratégica que pode trazer ganhos em eficiência, inovação e competitividade.

No entanto, esse processo envolve desafios que exigem planejamento detalhado, análise criteriosa das necessidades do negócio e uma visão clara dos objetivos a serem alcançados. 

Avaliar fatores como escalabilidade, custo-benefício, compatibilidade com as operações e suporte técnico é necessário para garantir uma transição bem sucedida e o alinhamento do sistema com as metas da organização.

Neste artigo, saiba por que a troca de ERP é importante, quais etapas devem ser seguidas e as principais dicas de como saber qual o momento certo para essa mudança. Confira!

Por que trocar de ERP?

Trocar de ERP pode ser essencial para acompanhar o crescimento e as mudanças nas demandas do negócio.

Um novo sistema pode oferecer maior agilidade operacional, integração de processos, acesso a dados em tempo real e ferramentas modernas que melhoram a tomada de decisão.

Além disso, um ERP atualizado pode corrigir limitações do sistema atual, como falta de suporte técnico, dificuldades de escalabilidade ou incompatibilidade com tecnologias mais recentes, permitindo à organização se adaptar rapidamente às transformações do mercado e aumentar sua competitividade.

A troca também possibilita a automação de tarefas repetitivas, reduzindo erros e otimizando recursos, além de facilitar o cumprimento de regulamentações e padrões de mercado.

Quais etapas seguir para a troca de ERP?

Trocar de ERP é uma decisão estratégica que exige planejamento e execução cuidadosa para diminuir riscos e garantir que os objetivos do negócio sejam atendidos.

Um processo bem estruturado facilita a transição e aumenta os benefícios do novo sistema. As etapas para a troca de ERP são:

  • Avaliação de necessidades: analise os problemas do sistema atual e defina os objetivos que a troca do ERP deve atingir, como melhoria na eficiência ou integração de operações;
  • Pesquisa e seleção: pesquise fornecedores, solicite demonstrações e escolha um ERP que atenda às necessidades específicas, considerando custo, suporte e funcionalidades;
  • Planejamento e cronograma: crie um plano detalhado com fases, prazos e responsáveis para cada etapa do projeto, evitando interrupções;
  • Mapeamento de processos: revise e documente os processos atuais para identificar melhorias e alinhar o novo ERP às operações da empresa;
  • Treinamento da equipe: prepare os colaboradores para usar o novo sistema, promovendo treinamentos e garantindo o engajamento de todos os envolvidos;
  • Migração de dados: organize, limpe e transfira os dados do software antigo para o novo, garantindo a integridade e a consistência das informações;
  • Testes e ajustes: realize testes rigorosos para identificar e corrigir falhas antes de colocar o novo ERP em operação;
  • Implementação gradual: implemente o ERP em etapas, reduzindo o impacto nas operações diárias e permitindo ajustes conforme preciso;
  • Suporte contínuo: estabeleça um suporte técnico sólido para resolver problemas rapidamente e assegurar o uso eficiente do sistema ao longo do tempo;
  • Monitoramento e otimização: acompanhe o desempenho do ERP após a aplicação e busque melhorias contínuas para aumentar seus benefícios.

Qual o momento ideal para troca de ERP?

De acordo com pesquisa da IDC, o mercado global de sistemas ERP tem uma projeção de aumento anual de 10,4% no período de 2022 a 2027.

A evolução digital, motivada pela urgência de se adaptar rapidamente às transformações do mercado e pela busca por maior competitividade, tem se consolidado como um dos principais impulsionadores desse progresso.

Porém, essa urgência precisa de cautela quando a empresa deseja mudar de ERP, para não gerar problemas nos processos e resultados.

Determinar o momento ideal para trocar de ERP garante uma transição tranquila e evita impactos negativos nas operações da empresa. Tudo varia conforme o segmento de atuação da organização e as sazonalidades do mercado.

Por exemplo, setores de varejo podem ter maior movimentação em datas como o Natal ou a Black Friday.

Já empresas no setor agrícola enfrentam picos de demanda em épocas de colheita e também depende da região do Brasil e do tipo de cultura que essas desenvolvem, como soja, milho, sorgo, café etc. Época de plantio e de safra são as piores para a implementação de um ERP.

Para as empresas de turismo, por exemplo, janeiro e fevereiro é o momento de maiores vendas. Então, não faz sentido a troca de ERP, sendo ideal a mudança na baixa temporada, quando o volume de operações é menor.

Nesse contexto, a implantação de um novo sistema deve ser planejada para ocorrer em períodos de menor atividade, evitando momentos de alta demanda.

Assim, escolher o momento certo, levando em conta as características e demandas do mercado, ajuda a diminuir interrupções e garantir que o novo ERP traga resultados eficazes.

A ideia, portanto, é que a corporação avalie qual é o melhor momento do fluxo do seu negócio e da sua cadeia de valor para fazer uma implantação de ERP que implique o menor risco possível. 

Ou seja, no momento em que os negócios não sofrerão um impacto profundo de algum problema que tenha ocorrido na implantação.

6 dicas de como saber a hora certa de trocar de ERP

Analisar sinais claros de que o sistema atual já não atende às demandas é o primeiro passo para a troca de ERP, mas é importante seguir outras dicas que são necessárias para uma mudança de sucesso. A seguir, listamos 6 dicas para identificar o momento certo.

1. Quando os processos estão muito lentos e ineficientes

Se a empresa enfrenta atrasos frequentes nas operações e dificuldades para acompanhar a produção, isso pode ser um sinal de que o ERP atual está ultrapassado.

Softwares lentos ou incapazes de lidar com a demanda prejudicam a produtividade e afetam a capacidade de atender aos clientes com agilidade.

2. Quando o crescimento da organização exige mais recursos

Se o ERP não consegue acompanhar o aumento de clientes, produtos ou transações, ele pode se tornar um obstáculo ao crescimento. Uma solução moderna e escalável suporta a expansão do negócio, evitando gargalos operacionais e perdas financeiras.

3. Quando há necessidade de maior integração tecnológica

A falta de integração com ferramentas modernas, como plataformas de e-commerce, CRMs ou soluções fiscais, prejudica a agilidade e dificulta a adaptação às demandas do mercado.

Um ERP que permite conectar diferentes áreas organizacionais de forma fluida melhora o gerenciamento, reduz retrabalho e otimiza processos.

4. Quando os custos de manutenção são elevados

Manter um ERP obsoleto pode se tornar caro, com gastos frequentes em atualizações, suporte técnico e correções. Se esses gastos não oferecem um retorno significativo, investir em um sistema mais moderno e econômico pode ser mais vantajoso a longo prazo.

5. Quando o ERP não atende às regulamentações

Se o software não está em conformidade com normas fiscais, trabalhistas ou do setor, isso pode expor a organização a multas e penalidades, além de prejudicar sua reputação.

Optar por uma solução atualizada garante que o negócio esteja sempre em compliance, evitando riscos legais e fortalecendo a confiança no mercado.

6. Quando os usuários enfrentam dificuldades constantes

Se colaboradores relatam problemas recorrentes no uso do ERP ou se a equipe resiste ao sistema atual, isso indica que ele não é intuitivo nem eficiente. Um sistema mais acessível e funcional pode melhorar a experiência dos usuários e aumentar a produtividade.

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Com foco na gestão integrada, ele conecta áreas como financeiro, estoque, vendas e fiscal, promovendo eficiência e tomada de decisão baseada em dados. Sua interface intuitiva e suporte especializado garantem uma implantação eficiente e resultados rápidos.

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