O que é sistema back office e qual sua importância?

Por trás de todos os processos principais que envolvem uma organização, chamados de front office, está uma parte muito importante para que todas as atividades possam fluir com eficiência e qualidade: o back office.

Trabalhar essa gestão interna de maneira cuidadosa garante que a empresa funcione em total sintonia com todos os setores. O gestor busca se antecipar e corrigir qualquer tipo de falha e problemas que possam vir a atrapalhar os processos principais e prejudicar os resultados.

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Automatizar essa gestão interna através de um sistema back office é essencial nos dias de hoje para que a organização tenha sucesso nos seus objetivos e se destaque da concorrência.

Neste artigo, explicamos o conceito de sistema back office, a importância e os benefícios dele dentro de uma empresa, o motivo de automatizar o back office e como controlar tudo isso de forma integrada através de um sistema de qualidade. Confira!

O que é um sistema back office?

Antes de chegarmos ao conceito de sistema back office, é preciso entender que o termo, em inglês, significa retaguarda e uma denominação que já é popular no mercado.

São todos os setores da organização que não estão em contato direto com o cliente, ou seja, são colaboradores que não trabalham na linha de frente do negócio.

Geralmente, estão envolvidas nessa retaguarda áreas como administrativa, financeira, jurídica, contábil, logística, embalagens, entre outras.

As operações principais da empresa não acontecem sem o bom funcionamento dessas áreas, que ficam no backstage organizacional. Por isso, é tão importante cuidar de toda essa gestão interna para garantir o sucesso esperado.

Para fazer uma boa gestão desses processos e de forma integrada, é importante ter um sistema back office, que é um software capaz de gerenciar todas as funções e as atividades que estão ligadas ao back office. Entre os vários processos que envolvem esse conceito, alguns se destacam:

• Planejamentos financeiros;
• Execução de pedidos;
• Logística dos canais de distribuição;
• Gestão de estoque.

Uma pesquisa realizada pelo IDC Manufacturing com 460 empresas (com mais de 5 mil funcionários) em 13 países, constatou que 75% delas consideram o sistema ERP essencial para a boa experiência do cliente, além de ser uma importante ligação entre o front e o back office de uma empresa.

A mesma pesquisa ainda mostrou que 40% das organizações com até mil funcionários não usam o software ERP ou investem em sistemas amadores que dificultam todo o processo de gestão e atrapalham nos resultados finais.

Por isso, o sistema back office é de grande importância para integrar todas essas áreas que trabalham na retaguarda, de forma a evitar erros e problemas, melhorar a produtividade e eficiência das atividades e entregar o produto final ao cliente com qualidade.

Uma boa gestão de back office é essencial em uma organização para garantir o sucesso das outras áreas e, principalmente, a satisfação do consumidor. Por ser uma grande força motriz nos negócios, depender de todos os processos manualmente não é uma boa escolha devido às grandes chances de falhas e atrasos.

Automatizar esses processos e melhorar a gestão interna usando a tecnologia a favor é a garantia de que os objetivos em cada setor serão alcançados com maior precisão, com pouco risco de erros e as estratégias finais do negócio serão concretizadas com sucesso.

O sistema back office integra todas essas áreas que estão envolvidas na retaguarda e também fazendo a ponte com as áreas do front office, assegurando que todas as informações sejam compartilhadas, mantendo a comunicação interna da empresa em equilíbrio.

Qual é a importância de ter um sistema back office na empresa?

Os setores que estão inseridos na retaguarda da organização são de grande importância para os resultados finais e o sucesso dos negócios. Por isso, os processos precisam estar em total sintonia e fluidez.

As atividades que envolvem o back office são feitas, em sua maioria manualmente, com muitas burocracias e serviços repetitivos, o que contribui para a ocorrência de erros ao longo das execuções. Portanto, para ter uma rotina otimizada e com baixos índices de falhas, o uso do ERP é ideal.

O sistema back office, além de integrar os setores responsáveis de forma eficiente, funciona como uma gestão de controle dos processos, identificando os gargalos, inconsistências e solucionando com agilidade, precisão e eficácia.

Segundo o estudo Mercado Brasileiro de Software Panorama e Tendências, da Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES), alguns tópicos principais da organização são os motivos de investir em tecnologia:

• 53% querem aumentar a produtividade;
• 33% desejam reter clientes;
• 33% planejam melhorar a experiência do consumidor;
• 32% pensam em investir na modernização do software ERP.

Todos esses tópicos mostram que, em uma linha geral, é importante que as empresas valorizem a gestão interna e os trabalhos da retaguarda e utilizem um sistema back office de qualidade. Afinal, é através do bom trabalho dos bastidores que o front office consegue bons resultados de atendimento.

Um sistema eficiente garante uma boa gestão de todas as etapas até chegar à venda, através da integração dos setores responsáveis por esse background e por meio de processos tecnológicos que eliminam os erros e os problemas que atrapalham essas etapas. Esse sistema é um grande aliado dos colaboradores.

Para ter um bom funcionamento desses processos organizacionais, o sistema back office precisa de alguns tópicos importantes e que são a base para que a execução das atividades envolvendo a retaguarda tenham sucesso:

• Equipe bem treinada e qualificada para o uso do software;
• Um bom planejamento;
• Ter indicadores/KPIs confiáveis para as análises de resultados;
• Estruturar metas específicas (voltadas para os setores) e metas gerais.

Uma pesquisa da IDC, empresa de consultoria, pesquisa e análise do setor de TI, apontou que, no ano de 2021, mesmo com a crise que atingiu o mercado devido à pandemia, a área de tecnologia da informação cresceu 8,5%. Em 2022, a expectativa de aumento em investimentos é de aproximadamente 9,4%.

Esses números mostram que empresas que decidem pela inovação e investem em sistemas tecnológicos transformam as tarefas de back office feitas manualmente em processos automatizados, se destacando diante a concorrência e crescendo cada vez mais no mercado.

Com o uso do ERP como aliado na gestão das atividades executadas nos setores de back office, algumas ações que, trabalhadas da forma tradicional, levariam mais tempo e teriam mais probabilidade de erros, passam a ter mais eficiência e qualidade, com:

• Integração de processos;
• Diagnósticos mais precisos;
• Melhora no desempenho dos processos;
• Relatórios detalhados;
• Segurança nos dados;
• Mais mobilidade na comunicação entre setores;
• Diminuição de burocracias;
• Otimização do tempo;
• Centralização de informações.

Quais são os benefícios de ter back office?

Em um mercado cada vez mais competitivo, utilizar softwares de qualidade que trazem inúmeras vantagens para a organização é o diferencial para empresas que desejam ter mais produtividade, se destacar com qualidade e reter clientes.

Ter um sistema back office para automatizar as atividades cotidianas é importante para a gestão e a integração de todos os processos que envolvam os setores de retaguarda. 

Como forma de auxiliar na redução de gargalos, impedindo que essas falhas cheguem até o cliente final, listamos os principais benefícios de investir em um software de gestão para ajudar os setores que fazem parte desse backstage.

Redução de custos

De maneira geral, atividades que envolvem os setores de back office geram despesas altas, tanto pela mão de obra quanto pelos recursos que a empresa precisa destinar a essas áreas. Com um sistema automatizado, é possível reduzir custos, principalmente com materiais muito usados para fazer os trabalhos manualmente. 

Também é possível diminuir gastos com mão de obra e com possíveis erros que, de forma tradicional, acontecem com maior frequência e acabam gerando gastos a mais com o retrabalho, além de atrapalhar na eficiência da produção.

Outra grande vantagem é que através do sistema back office é possível ter um controle e monitoramento dos custos gerados pela retaguarda e, assim, fazer uma gestão controlada e sem desperdícios financeiros.

Otimização do tempo e processos

Com a automatização dos processos, as atividades que antes demoravam a ser executadas, principalmente as burocráticas, passam a ser feitas em um tempo menor. Com essa otimização de tempo, a empresa abre espaço para o aumento na produção.

As tarefas de cunho repetitivo passam a ser executadas com mais agilidade, o que melhora os processos e faz tudo ser mais dinâmico.

Outro ponto positivo é a diminuição das burocracias documentais, já que a automação simplifica essas atividades que demandam um tempo maior.

Integração de setores

Um bom software para gestão facilita a distribuição das informações e centraliza todas as atividades, de forma prática, para os setores que englobam o back office. Essa integração de dados auxilia os processos do cotidiano e gera resultados positivos na entrega dos serviços.

Informações, por exemplo, sobre toda a parte de gestão do estoque, os níveis de produtividade dos setores da retaguarda, as métricas e resultados, os dados mais burocráticos, entre outros fatores, são fáceis de serem acessados com o sistema back office e tudo em tempo real com precisão de detalhes.

Diminuição e antecipação de possíveis riscos e falhas

Uma das funções principais e mais importantes dos setores que fazem parte do back office é estar por dentro de tudo que está acontecendo na empresa, inclusive na “linha de frente” ou também chamada de front office. 

Por isso, o uso de um software específico facilita a integração de todas as informações e, assim, ajuda a diminuir e também antecipar problemas que possam atrapalhar a entrega ao cliente final e os resultados.

Análise eficaz das métricas

São muitos dados emitidos diariamente em uma empresa e esses indicadores são o ponto chave de uma boa gestão. Uma análise desses relatórios e dados de forma eficaz ajuda os gestores a entender o que está indo no caminho dos objetivos propostos e o que é preciso eliminar ou modificar.

O monitoramento e a análise das métricas são a base de uma gestão organizacional e, por isso, ter um sistema back office que faça a automatização com informações detalhadas ajuda a manter as ações eficazes e o desenvolvimento de novas estratégias, quando necessário.

Flexibilidade de acesso

Ter a possibilidade do acesso remoto ao sistema back office, tanto em computador quanto no celular, é uma ótima vantagem para os profissionais que precisam acompanhar as informações em tempo real de onde estiverem. Ter o controle ativo da rotina de backstage é um grande diferencial diante da concorrência.

Com a tecnologia cada vez mais facilitando as atividades empresariais, os softwares ERP estão mais conectados com essas necessidades organizacionais. Isso ajuda os gestores quando precisam fazer tomadas de decisões instantâneas, solucionar problemas ou passar informações importantes a qualquer hora e lugar.

As vantagens do sistema back office por segmentos

A aplicação do sistema back office pode ser feita em qualquer segmento que a empresa atue, atendendo suas necessidades de forma personalizada, oferecendo vantagens específicas e integrações de comunicação que geram agilidade e eficácia nos processos de retaguarda.

Varejo

No Varejo, o sistema organiza as demandas de toda a equipe e atua nas gestões de estoque, custos, vendas, entregas e, principalmente, de indicadores, ajudando no aumento do faturamento. 

Atacado e Distribuidor 

O sistema para Atacado e Distribuidor otimiza os processos do armazém, gerencia estoques, melhora a performance na utilização dos equipamentos, facilita a rastreabilidade, permite a integração das atividades e possibilita rapidez no processo de faturamento.

Indústria

O sistema back office para Indústria atua diretamente nos equipamentos e nas máquinas, atendendo toda a parte operacional com praticidade. Otimiza a gestão de custos, da produção, dos processos, do relacionamento com fornecedores e dos indicadores.

Serviços

No segmento de Serviços, o software atua na gestão de projetos, de processos e indicadores, além de gerenciar de forma precisa a performance de toda a equipe e também dos colaboradores terceirizados.

Agronegócio

O back office para Agronegócio engloba a gestão de custos, insumos, armazenagem, comercialização e indicadores, através de uma visão ampla com múltiplas possibilidades.

Por que automatizar o back office?

O Índice de Automação do Mercado Brasileiro 2020 mensurou o grau de automação de organizações dos segmentos de indústria, comércio e serviços, mostrando um crescimento de  3% com relação ao ano de 2019. 

Em um mercado cada dia mais tecnológico e com clientes cada dia mais exigentes, as empresas que investem na automatização do back office conseguem se destacar. A otimização de tempo e a diminuição dos riscos de falhas aumentam a produtividade com qualidade e geram satisfação ao consumidor final.

As informações e os dados precisos e disponibilizados em tempo real ajudam os gestores a manterem uma análise minuciosa dos resultados, o que facilita identificar onde estão os gargalos e quais atividades e ações estão positivas.

O que observar antes de escolher um software para back office?

Para alcançar os objetivos propostos pela organização, é preciso escolher um sistema back office de qualidade e que atenda a todas as necessidades da empresa.

Listamos alguns tópicos importantes para levar em conta na hora de investir e escolher um software.

Operações bancárias

Escolha um sistema que permita efetuar operações bancárias de forma rápida e prática, otimizando o tempo que seria maior fazendo transações da forma tradicional e controlando as informações através da centralização do programa. A integração do sistema com os bancos permite uma gestão financeira mais segura.

Sistema multicanal (omnichannel) 

Para ter um controle e uma análise da organização em todas as suas atuações (e-commerce, lojas físicas, representantes, franquias, etc.), é preciso um sistema que integre todos esses canais. O software precisa atender esse tipo de empresa de forma a disponibilizar informações precisas dos multicanais em tempo real.

Workflow

É importante que cada ação dos processos da retaguarda seja planejada e controlada através da comunicação interligada dos setores envolvidos, para que as atividades sejam dinâmicas. Desde a entrada do pedido até a saída ao cliente final, as ações precisam de um bom andamento através de um sistema de qualidade.

Legislação fiscal

Cumprir obrigações fiscais exige uma gestão que facilite as tarefas do cotidiano. Um ERP de qualidade ajuda na automatização desses processos de forma prática, diminuindo as chances de erros que envolvem essas obrigações legais.

Jurídico

As atividades de cunho jurídico da empresa, por conterem muitas informações importantes e por vezes burocráticas, devem ter sua gestão majoritariamente automatizada.

O sistema back office facilita a organização das informações tanto internas quanto externas. O software também precisa auxiliar de forma dinâmica toda a equipe desse setor, para que atividades complexas sejam executadas com mais facilidade.

Controle de estoque

O estoque precisa fluir de forma precisa e alinhada com todos os outros setores. Sendo assim, o sistema deve disponibilizar funcionalidades importantes em uma gestão de estoque, como inventário, abastecimento, movimentação de mercadorias, expedição, separação, entre outras ações.

Controle dos prazos de validade

Para evitar gastos desnecessários, aumento de custos, insumos vencidos ou em excesso, é preciso ter um controle exato dos prazos de validade. O sistema back office deve oferecer uma boa rastreabilidade desses produtos, permitindo um gerenciamento de cada item e facilitando o acompanhamento pelos gestores.

Como funciona o back office usando ERP Sankhya?

Responsável por todas as atividades que englobam os bastidores de uma organização, o back office é tão importante e necessário quanto o front office. 

Por isso, uma empresa que visa alcançar seus objetivos com ótimos indicadores e a satisfação do seu cliente final deve prezar pelo investimento em um software de qualidade para a automatização de todos esses processos.

Um ERP em sintonia com as tarefas cotidianas oferece uma gestão profissional integrando todos os setores que estão envolvidos direta ou indiretamente na retaguarda.

Os benefícios deste software para o sucesso dos negócios são inúmeros, como:

• Facilita a comunicação entre vários setores (integração de informações);
• Gera relatórios precisos, ajudando nas análises necessárias;
• Otimiza o tempo de atividades mais demoradas e burocráticas;
• Ajuda nas estratégias e nas tomadas de decisões;
• Reduz custos desnecessários para as finanças da empresa;
• Organiza e centraliza dados e informações em tempo real;
• Diminui chances de erros e problemas nas atividades;
• Tem um baixo custo operacional.

Para back office, o ERP Sankhya é uma solução de integração completa e possui vários tópicos essenciais para os setores que trabalham na retaguarda, atendendo vários tipos de demandas com agilidade e eficiência. Entre as áreas em que o software atua estão:

• Cadastro de produtos;
• Ordem de serviço;
• Ordem de produção;
• Controladoria;
• Gestão de compras;
• Gestão de contratos;
• Gestão financeira;
• Gestão tributária;
• Logística;
• Indicadores gerenciais.

O Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) da Sankhya funciona como um banco de dados, otimizando as tarefas do cotidiano da organização, reduzindo os trabalhos manuais e simplificando o fluxo dos negócios.

O ERP Sankhya é o único no Brasil 100% web (na nuvem) com uma tecnologia de alta performance, disponível de forma web, mobile, flexível, de fácil customização e com Inteligência Artificial.

Os setores que trabalham na retaguarda precisam de um sistema back office que faça com que as atividades sejam produzidas com qualidade, assertividade e agilidade. Há inúmeras vantagens em investir no ERP Sankhya para otimizar os processos de back office:

• Possibilita a portabilidade: as plataformas operacionais diferentes podem ser transferidas para o ERP.
• Interface: possibilita a comodidade no uso de aplicativos de desktop na web e adaptação do layout.
• Mobilidade: é possível utilizar o software por meio de dispositivos móveis. Assim, é fácil e prático ter acesso a qualquer informação e em tempo real.
• Design empático: as informações são disponibilizadas de forma prática, facilitando visualmente o uso do sistema e com um passo a passo didático.

A Sankhya tem a solução ideal de ERP para as necessidades do seu negócio. Quer melhorar a produtividade do  back office da sua empresa, alcançar bons resultados e se destacar no mercado? Conheça o ERP Sankhya e solicite um orçamento!