Você já ouviu falar que o fenômeno, conhecido como Shadow IT, tem ganhado força entre equipes de negócios, profissionais de TI, gestores de projetos e até executivos? 

Imagine um profissional de marketing utilizando um software de automação não aprovado para agilizar campanhas ou um gestor de projetos recorrendo a plataformas externas para organizar tarefas da equipe. 

Esses são exemplos clássicos de Shadow IT, uma prática que pode parecer inofensiva, mas que traz riscos significativos, como falhas de segurança e violações de conformidade.

Neste texto, você vai entender o que é Shadow IT, porque ele tem se tornado tão comum nas organizações e os perigos que essa prática pode representar. 

Seja você um gestor buscando mais eficiência, um profissional de TI em busca de controle ou um executivo interessado em tomar decisões ágeis, conhecer os riscos do Shadow IT é essencial para proteger e otimizar os processos da sua empresa.

O que é Shadow IT?

O termo Shadow IT se refere ao uso de sistemas, dispositivos, softwares, aplicações ou serviços de tecnologia que não são aprovados ou gerenciados pela equipe de TI de uma organização. 

Essas soluções muitas vezes surgem porque os colaboradores buscam maneiras mais ágeis e convenientes de realizar suas tarefas, mas fazem isso fora dos padrões ou processos estabelecidos pela empresa.

Por que o Shadow IT ocorre?

O Shadow IT geralmente aparece em organizações em que os processos de TI são vistos como lentos ou restritivos. Funcionários acabam recorrendo a ferramentas alternativas para atender suas necessidades. 

Por exemplo, alguém pode utilizar um serviço de armazenamento na nuvem não autorizado para compartilhar arquivos, ou aplicativos de mensagens instantâneas que não foram homologados pela empresa.

Esse comportamento pode ser impulsionado por fatores como:

  • Necessidade de maior produtividade;
  • Insatisfação com as soluções corporativas disponíveis;
  • Facilidade de acesso a ferramentas modernas e intuitivas, entre outros. 

Exemplos práticos de Shadow IT

Conforme dito anteriormente, o Shadow IT trata-se do uso de tecnologias, ferramentas ou serviços não autorizados pela equipe de TI da empresa, com o objetivo de aumentar a produtividade ou simplificar tarefas.

A seguir, exploramos exemplos práticos de Shadow IT e como eles impactam as organizações.

Armazenamento em nuvem não autorizado

Muitos colaboradores utilizam serviços de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Dropbox ou OneDrive, para compartilhar ou acessar arquivos de forma mais rápida e prática. 

No entanto, ao fazer isso sem a aprovação da TI, dados sensíveis da empresa podem ser expostos a riscos de segurança.

Aplicativos de mensagens instantâneas

O uso de aplicativos como WhatsApp, Telegram ou Slack, sem homologação, é outro exemplo de Shadow IT. Embora essas ferramentas facilitem a comunicação, elas podem criar brechas de segurança se informações confidenciais forem compartilhadas sem criptografia adequada ou monitoramento.

Softwares de edição de documentos e apresentações

Plataformas como Canva, Prezi ou ferramentas online gratuitas são frequentemente utilizadas por colaboradores para criar apresentações e materiais gráficos. 

Caso esses serviços não sejam autorizados, os dados enviados para esses sistemas podem ser comprometidos ou utilizados fora do controle da empresa.

Planilhas e ferramentas de gestão não oficiais

Equipes podem recorrer a ferramentas como Airtable, Trello ou Asana para gerenciar projetos e tarefas, especialmente se acharem que as soluções corporativas são inadequadas. 

Sem supervisão da TI, esses sistemas podem conter informações críticas armazenadas fora do ambiente seguro da organização.

Hardware pessoal

Colaboradores utilizando dispositivos pessoais, como notebooks, pendrives ou smartphones, para acessar ou transferir dados corporativos é um exemplo claro de Shadow IT. 

Isso pode levar à perda de dados ou contaminação por malwares se os dispositivos não tiverem segurança adequada.

Uso de VPNs e redes públicas

Em busca de maior flexibilidade, algumas pessoas utilizam VPNs não autorizadas ou acessam redes Wi-Fi públicas para trabalhar remotamente. Esse tipo de Shadow IT pode expor a empresa a ataques cibernéticos e roubo de dados.

Plataformas de análise de dados

Softwares como Tableau, Power BI ou Google Analytics, quando usados sem o conhecimento da equipe de TI, podem levar a inconsistências na análise de dados ou à exposição de informações sensíveis.

Esses exemplos práticos de Shadow IT demonstram como tecnologias não autorizadas podem comprometer a segurança, a conformidade e a eficiência das operações corporativas. 

Além disso, essas práticas dificultam o monitoramento e a governança da TI, gerando potenciais custos extras para corrigir falhas ou atender a regulamentos de proteção de dados.

Quais são os riscos do Shadow IT para as empresas?

Reforçamos que embora o Shadow IT possa parecer inofensivo, ele traz uma série de riscos significativos para as organizações. Separamos alguns, confira! 

  • Falhas de segurança: sistemas não autorizados podem expor dados sensíveis a vulnerabilidades, facilitando ataques cibernéticos.
  • Falta de conformidade: o uso de ferramentas não regulamentadas pode colocar a empresa em desacordo com leis de proteção de dados, como a LGPD ou GDPR.
  • Perda de controle: a equipe de TI perde a visibilidade sobre os dados e os fluxos de trabalho, dificultando a manutenção e o suporte técnico.
  • Custos inesperados: soluções alternativas podem gerar custos adicionais devido à necessidade de correção de problemas ou implementação de novos sistemas.

Como gerenciar o Shadow IT de forma eficiente?

Para mitigar os riscos do Shadow IT, as empresas precisam adotar estratégias proativas. Entre elas, elencamos:

  • Educação dos colaboradores: é essencial conscientizar os funcionários sobre os riscos associados ao uso de tecnologias não autorizadas.
  • Monitoramento e auditoria: ferramentas que identificam e rastreiam o uso de sistemas externos podem ajudar a equipe de TI a manter o controle.
  • Políticas claras: estabelecer diretrizes que detalhem o uso permitido de softwares e serviços, oferecendo opções corporativas adequadas.
  • Melhoria das soluções internas: investir em tecnologias robustas e intuitivas reduz a necessidade de os colaboradores buscarem alternativas. 

Por exemplo, o ERP Sankhya é uma excelente opção pois centraliza informações e processos em uma única plataforma, eliminando a necessidade de os colaboradores buscarem ferramentas externas para atender às demandas. 

Isso reduz significativamente o uso de soluções não autorizadas, ao mesmo tempo que oferece acesso seguro e rastreável às informações corporativas.

Uma das principais razões para o surgimento do Shadow IT é a rigidez de algumas soluções corporativas. 

O ERP Sankhya combina flexibilidade com governança, permitindo que as equipes adaptem módulos e funcionalidades às suas necessidades específicas sem comprometer os padrões de segurança da organização.

Também é projetado para se integrar facilmente a outras plataformas corporativas, evitando que colaboradores procurem ferramentas alternativas fora do controle da TI, já que o sistema oferece integração com CRMs, soluções de automação de marketing, plataformas de gestão de projetos e mais.

Com funcionalidades avançadas de monitoramento, o ERP Sankhya permite que a TI tenha visibilidade completa sobre os processos e as ferramentas utilizadas. Relatórios detalhados ajudam a identificar potenciais usos de Shadow IT, facilitando ações corretivas e preventivas.

Ademais, o ERP Sankhya garante que todas as operações estejam em conformidade com regulamentos de proteção de dados, como LGPD e GDPR. Com isso, a empresa reduz os riscos associados ao Shadow IT, protege informações sensíveis e evita penalidades legais.

Além das funcionalidades técnicas, o ERP Sankhya promove uma cultura de uso seguro e eficiente de tecnologia. 

Ao oferecer treinamentos e suporte, a solução ajuda a educar colaboradores sobre os perigos do Shadow IT e a importância de utilizar ferramentas homologadas pela empresa.

Conclusão

Ainda que o Shadow IT represente desafios, ele também pode ser visto como uma oportunidade para as empresas identificarem lacunas nas suas soluções e processos. 

A adoção de ferramentas externas pode indicar a necessidade de inovação ou adaptação da infraestrutura tecnológica interna.

Ao tratar o Shadow IT como um sinal de que algo precisa melhorar, as organizações podem transformar um risco potencial em um catalisador para a modernização e o crescimento.

É inegável que o Shadow IT é uma realidade em constante crescimento no ambiente corporativo, e entender seus impactos é essencial para qualquer organização. 

Combinando educação, monitoramento e melhorias internas, é possível minimizar os riscos e aproveitar os benefícios.

E você, está preparado para lidar com o Shadow IT na sua empresa?

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