A redução de custos é uma preocupação constante da maioria dos gestores. Contudo, não é raro encontrarmos casos de economias mal planejadas, que acabaram se tornando problemáticas, como interferindo na qualidade do produto ou serviço e até colocando em risco o crescimento da empresa.
Sem tempo para ler este artigo? Ouça no player abaixo:
Justamente por isso, a redução de custos deve sempre ser feita com bastante planejamento e prudência, avaliando e entendendo muito bem a realidade do seu negócio.
Quer mais dicas? Continue a leitura!
Redução de custos: o que isso significa?
Reduzir os custos de qualquer jeito é fácil, mas, sem dúvidas, não é um método eficiente. Afinal, como dissemos na introdução, realizar isso sem estudo poderá trazer sérias consequências à sua empresa.
Por isso, antes de mais nada, é importante compreender muito bem como seus custos são formados e quais são indispensáveis, por estarem diretamente relacionados ao seu produto, serviço, atendimento ao cliente ou outras áreas importantes do seu negócio.
Assim, a gestão de custos deve ser estratégica, ou seja, pensada de maneira a tornar sua empresa mais eficiente e sem afetar a qualidade da sua marca. Não adianta, por exemplo, reduzir custos com a gestão de pessoas, afinal, seus funcionários são a base da sua empresa.
O resultado poderá ser insatisfação, colaboradores sobrecarregados, má qualidade na produção, atendimento ruim e ineficiente ao cliente e até processos trabalhistas.
O importante, nesse caso, é pensar em formas de automatizar determinadas funções, treinar seus colaboradores para que eles consigam realizar suas tarefas de forma mais eficiente e promover a cultura empresarial do seu negócio entre seus times.
Como montar um plano de redução de custos?
Já deu para notar que a redução de custos é um assunto que exige bastante conhecimento e cuidado, não é mesmo? Para lhe ajudar, separamos algumas dicas importantíssimas que devem ser levadas em consideração na fase de planejamento.
Conheça os seus custos atuais
É impossível reduzir algo que você desconhece. Por isso, o primeiro passo é mapear todos os custos do seu negócio, separando-os em: fixos, variáveis, despesas e perdas.
Os custos são todos os gastos que a empresa tem e que estão diretamente relacionados à produção ou à prestação dos serviços, por exemplo: mão-de-obra, matéria-prima, ferramentas, equipamentos, maquinários etc.
As despesas são os gastos relacionados à gestão e que são fundamentais para manter o negócio funcionando, embora não ajudem a aumentar a receita e não colaborem com o aumento da produção. Por exemplo: aluguel do ponto de venda, pró-labore, salário dos administrativos, contas fixas (água, energia, telefone, internet etc.), material de escritório etc.
Também é importante saber quais custos e despesas acontecem todos os meses com o mesmo valor (fixas) e quais variam dependendo do fluxo de vendas, imprevistos ou problemas (variáveis).
As perdas são aqueles valores empregados em algo que não trará nenhum benefício à empresa.
Lembre-se de anotar todos os custos e despesas, desde a compra de material de escritório até os jantares do setor comercial.
Assim, será mais fácil analisar quais setores ou atividades estão consumindo mais recursos do que deveriam, onde está sendo desperdiçado dinheiro e quais setores são fundamentais (não podem ter os custos operacionais reduzidos).
Aumente a eficiência dos processos
Muitas empresas perdem dinheiro porque têm processos lentos, morosos e altamente burocráticos, o que acaba tomando tempo dos seus colaboradores e gestores e não trazem nenhum benefício real ao negócio.
Por isso, o mapeamento e a análise dos processos internos e externos também é fundamental. Avalie quanto tempo esses procedimentos tomam dos seus funcionários, qual a função de cada ação e se existem maneiras de torná-los mais ágeis e eficientes.
Nesse ponto, a tecnologia poderá ser uma grande aliada, automatizando atividades altamente burocráticas e liberando tempo para que suas equipes possam focar as ações no core business da empresa.
Analise suas parcerias
Fornecedores, logística e até serviços de internet e telefonia podem consumir uma boa parte do orçamento da sua empresa. Ao avaliar cada setor, analise quais custos podem ser reduzidos sem que haja uma perda na qualidade.
É possível tentar uma renegociação com fornecedores, por exemplo, conseguindo preços mais atrativos ou descontos. Se a ideia for trocar o fornecedor, garanta que o novo produto ou matéria-prima terá a mesma qualidade (ou superior) a anterior.
As empresas que realizam entregas ou que precisam despachar seus produtos, precisam se atentar com os custos relacionados ao frete.
Avalie se existem maneiras de reduzir esse valor, sem perder agilidade ou comprometer a segurança da entrega. Uma boa ideia, por exemplo, é investir no transporte de cargas compartilhadas, o que pode ser uma solução interessante para pequenas empresas.
Fique de olho no estoque
Como é o giro do seu estoque? Controlar bem esse setor pode significar uma redução de custos importante ao seu negócio. Afinal, você evitará perdas de mercadoria ou compras indevidas.
Novamente, invista na tecnologia para lhe ajudar nesse processo. Um sistema informatizado de vendas que dialoga entre frente de caixa e estoque é bem interessante. Assim, cada vez que um item é vendido, automaticamente o sistema dará baixa no estoque.
Além disso, esses softwares podem ajudar na hora de emitir relatórios e de analisar o giro médio do seu estoque, indicando os produtos com mais saída, aqueles que estão próximos da data de validade, as marcas favoritas dos seus consumidores, entre outros pontos.
Todas essas questões devem ser muito bem avaliadas pelo setor de compras, tornando as aquisições da sua empresa mais adequadas ao seu público e ao seu fluxo de vendas – evitando perder dinheiro.
Capacite seus colaboradores
Quanto mais treinados seus colaboradores estiverem, mais preparados eles estarão para cumprir suas funções de maneira adequada – além de poderem utilizar os novos conhecimentos ajudando a inovar nos processos internos.
Equipes desmotivadas ou sem capacitação acabam custando mais caro para as empresas e este é um custo difícil de ser identificado.
Mesmo que nesse momento vocês não tenham caixa para contratar palestrantes, por exemplo, invista na capacitação interna, com os próprios gestores e líderes auxiliando no compartilhamento de conhecimentos.
Acerte a vida financeira da sua empresa
Ao entender melhor os seus custos, é possível também avaliar como anda a precificação dos seus produtos ou serviços. Será que o valor cobrado está de acordo com os custos para a produção, incluindo também os impostos, logística, transporte, divulgação e todos os que recaem na sua produção?
Muitas empresas não lucram porque têm dificuldade em precificar adequadamente – e isso se deve, justamente, ao desconhecimento dos custos envolvidos na produção de cada item ou serviço.
Quando você entende melhor os custos operacionais, é mais fácil ter uma política adequada de precificação, que consiga cobrir esses valores e ainda trazer lucratividade ao negócio.
Além disso, quanto menor for o custo de produção da sua empresa, mais fácil será ter preços competitivos e aumentar o valor do seu negócio, atraindo mais clientes.
Use a tecnologia
Em vários tópicos, falamos o quanto a tecnologia pode ser uma parceira interessante. Na verdade, os softwares de gestão ajudam a ter uma visão mais clara e precisa sobre a sua empresa.
Afinal, eles oferecem um controle mais eficiente de todos os setores, permitindo que você analise os dados e os relatórios gerados e tome decisões mais sábias e que realmente tragam vantagem competitiva a sua empresa.
Por isso, na hora de montar um plano de redução de custos, vale a pena investir na tecnologia certa para sua empresa: automatizando seus processos, avaliando seus setores e controlando corretamente a vida financeira do seu negócio.
Agora ficou mais fácil fazer uma redução de custos estratégica na sua empresa? Aproveite e compartilhe nossas dicas nas suas redes sociais!
