Quando determinado negócio envolve a vida das pessoas, todo cuidado é pouco. Essa frase se aplica à maior parte das empresas distribuidoras de produtos hospitalares. 

No Brasil, as fornecedoras de insumos médicos e hospitalares atendem à demanda de hospitais e clínicas médicas no que diz respeito à vários itens. Alguns desses produtos são itens descartáveis, instrumentos cirúrgicos, dispositivos terapêuticos e, também, diagnóstico e imagem.

Devido à abrangência do segmento, esse mercado enfrenta alguns desafios específicos. 

Particularidades no segmento de distribuição de produtos médicos

Trata-se de um negócio com características específicas. Entre elas, a diversidade de itens, necessidade de atendimentos rápidos, prazos curtos de entrega, segurança para conservação.

Além disso, é necessário um transporte adequado e grande número de fornecedores e condições de negociação. 

Uma das principais características do segmento é a rastreabilidade produto. Ou seja, rastrear do momento que os produtos saem da fábrica até a entrega ao hospital ou clinica.

Isso porque, os distribuidores têm que localizar, tudo o que vendem e entregam.

Nesse sentido, os sistemas de gestão empresarial são grandes aliados das distribuidoras e também de hospitais e clínicas. 

Principais desafios das distribuidoras de produtos hospitalares

Os distribuidores de produtos hospitalares são responsáveis por garantir que um produto específico esteja disponível para o uso de médicos, técnicos e enfermeiros de acordo com as necessidades de cada procedimento.

Para garantir que isso aconteça, a gestão de compras, estoque, logística, rastreamento e descarte precisa ser eficaz.

  • Compras: a medicina é uma das áreas onde o avanço científico parece ser mais veloz, o que leva a um grande número de empresas que fabricam de uma simples gaze até próteses sofisticadas. As distribuidoras podem optar por uma especialização ou por terem um estoque diversificado. Em ambos os casos, será necessário gerenciar um grande número de fornecedores, tanto nacionais quanto globais. Nesse segmento, a importação de produtos pode ser corriqueira, o que vai exigir uma dose extra de atenção para a gestão fiscal e tributária nos relacionamentos com os fabricantes. 
  • Logística: os distribuidores de produtos hospitalares precisam garantir a eficiência em seus processos logísticos, para que os insumos necessários estejam disponíveis no tempo, quantidade e local necessários, de forma segura e com custo adequado. Tudo deve ser identificado, numerado e devidamente armazenado em sistema, para que garantir a rastreabilidade. 
  • Estoque: no segmento hospitalar, o que entra no estoque precisa ser devidamente identificado, para cumprir as normas de rastreabilidade. Quando as mercadorias chegam e se movimentam ao longo da cadeia, é importante que tudo seja acompanhado. Hospitais e clinicas médicas não costumam manter muitos itens em estoque, pelas dificuldades de armazenamento, prazos de validade curtos, demanda baixa, etc. Por isso, distribuidores precisam estar preparados para atender às demandas de maneira rápida, segura e eficiente. 
  • Transporte: insumos e equipamentos hospitalares são muito diversos entre si e cada um tem uma necessidade na hora do deslocamento. No caso dos distribuidores, os itens saem da fábrica, seguem para um depósito e só depois são direcionados ao cliente final. Por serem cargas frágeis, com necessidade de controle de temperatura e prazos de validade mais curtos, o planejamento é fundamental. A falta de cuidado no transporte pode determinar a perda de lotes inteiros.
  • Financeiro: parte dos insumos e equipamentos hospitalares podem envolver rotinas de importação, o que vai implicar em políticas tributárias e de faturamento diferenciadas. Muitas vezes, trabalhar com um distribuidor é melhor para hospitais e clínicas, pois eles não possuem a estrutura necessária aos processos envolvidos na negociação entre dois países. 

Como um sistema de gestão ajuda o segmento 

Para ajudar as distribuidoras de produtos médicos na gestão de seu negócio, um dos grandes aliados é um bom sistema de ERP. Por meio dele, é possível acompanhar os produtos de ponta a ponta, monitorar nível de estoque dos clientes, garantir a rastreabilidade e manter a documentação organizada e acessível.

Na área de compras, o ERP tem um módulo para a gestão de fornecedores e contratos. Todas as informações sobre os itens cadastrados, condições negociadas, prazos de entrega, prazos de validade, condições de pagamento, etc, ficam cadastradas no sistema, permitindo um acompanhamento em tempo real. Se um fornecedor oferece determinada vantagem adicional (como rapidez de entrega), o gestor do contrato pode tomar decisões alinhadas à necessidade do cliente, mesmo que o valor possa ser mais alto.

Distribuidores de produtos hospitalares mantém seus estoques dentro de um limite mínimo de segurança. Como são itens com prazos curtos de validade e condições de armazenamento diferenciadas, é importante contar um sistema de controle em tempo real, como é o caso do WMS, em que os produtos são organizados e retirados das prateleiras de acordo com a data de validade. 

A integração entre a área de compras e estoque, por meio do ERP, garante que o produto estará disponível de acordo com a necessidade da clínica ou hospital. Os módulos voltados para logística estão integrados com o cliente e também com a gestão de estoque a transporte, a fim de que todo procedimento médico possa contar com os insumos certos, no momento certo, para o paciente certo.

O ERP vai contribuir também para a gestão dos contratos, das contas a pagar e a receber, de acordo com as movimentações corporativas. Todas as transações ficam registradas, permitindo a análise dos fluxos financeiros, da otimização das compras e dos prazos de entrega. Além disso, quando o sistema é alimentado de maneira adequada, ele vai permitir às distribuidoras rastrear cada produto vendido, desde que o hospital tenha também feito os registros necessários.

O ERP contribui para que o trabalho do gestor seja mais efetivo, uma vez que cada etapa do processo é registrada e documentada formalmente.

Os sistemas de gestão atuais possuem módulos gerenciais que atendem a todas as necessidades desse segmento, contribuindo para tornar os processos mais eficazes e menos sujeitos a erros.

A Sankhya possui uma área especializada para distribuidores de produtos hospitalares, pronta para atender a necessidade da sua empresa.