O controle das atividades em uma empresa precisa se basear em dados para ser possível buscar o melhor desempenho em seus diversos setores. Nesse artigo destacamos a importância de acompanhar indicadores para atacado distribuidor. 

Por meio de indicadores, as empresas do segmento conseguem converter dados em informações relevantes para a tomada de decisões, fazer correções importantes para uma gestão de alta performance e, consequentemente, executar atividades com qualidade. 

Ações bem fundamentadas em indicadores têm maior potencial para gerar aumento da produtividade, otimização do tempo e destaque no mercado.

Neste artigo, explicamos o que é indicador de performance, a importância de definir e acompanhar esses indicadores, quais são os principais para atacado distribuidor e como o ERP é um grande aliado no acompanhamento. Confira!

O que é indicador de performance?

Indicadores de performance, também conhecidos como indicadores de desempenho, são ferramentas fundamentais para medir a eficiência da empresa. Esses índices conseguem avaliar o nível de sucesso dos negócios e se as metas estão sendo atingidas conforme os objetivos propostos.

Com o uso dos indicadores, os profissionais da área conseguem avaliar se as atividades do setor estão sendo executadas com qualidade e eficiência, além de possibilitar tomadas de decisão mais certeiras (para melhorias, correções ou apenas para manter o que já está positivo e de acordo com as metas). 

Esses indicadores são conhecidos também pela sigla KPI (Key Performance Indicators) e são o ponto chave para que os gestores possam avaliar se as performances estão fluindo de acordo com o planejamento ou se é necessário mudar as estratégias. Os KPIs geram resultados quantitativos e também qualitativos, fornecendo aos profissionais informações completas.

Por que é tão importante definir e acompanhar indicadores?

Para executar ações certeiras, de acordo com os objetivos propostos no planejamento, é preciso definir os KPIs mais estratégicos para a empresa, de acordo com ações importantes para o crescimento dos negócios.

Os indicadores são necessários para que a execução das atividades seja melhor direcionada em cada processo, até chegar ao que é proposto no objetivo final. Por isso, ter uma gestão de KPIs de qualidade é essencial para acompanhar todas as etapas.

Nos últimos anos, o segmento atacado distribuidor vem enfrentando uma série de desafios. O  consumo no Brasil ainda não se recuperou dos impactos provocados pela pandemia e, que também desencadeou a volta da inflação e do aumento das taxas de desemprego.

A redução do consumo impacta diretamente no atacado distribuidor, que exerce um papel fundamental na cadeia de consumo nacional, participando de 51,3% das operações do mercado varejista, segundo estudo realizado pela Associação Brasileira de Atacadistas e Distribuidores (Abad) e a consultoria NielsenIQ, em 2021.

Esse cenário requer uma postura ainda resiliente e grande capacidade de adaptação. Para tanto, é fundamental que gestores do segmento disponham de indicadores comerciais e financeiros, permitindo a tomada de ações corretivas tempestivas e a projeção de tendências para continuar atendendo ao varejo, evitando o desabastecimento, ao mesmo tempo em que busca resultados cada vez melhores.

Ter os KPIs bem definidos na organização é essencial para o crescimento produtivo e, consequentemente, de mercado. Muitas ações fundamentais precisam estar interligadas aos indicadores. Dessa forma, é possível conquistar grandes progressos nos processos, alinhamento estratégico e bons resultados.

Na hora de definir os indicadores para atacado distribuidor, os gestores precisam entender quais são as prioridades do negócio e qual é o foco do planejamento estratégico. Estando claras essas essas prioridades, alguns pontos são grandes aliados durante a definição dos KPIs que serão mais funcionais:

  • Quantificação (ter contagens como base);
  • Confiabilidade (ter informações seguras);
  • Continuidade (ter elementos para checagem contínua);
  • Comparabilidade (ter modelos reais para comparar);
  • Simplicidade (ter cálculos simples que facilitem as tomadas de decisões).

Quais são os principais indicadores do atacado distribuidor?

Como dito, é importante levar em consideração as prioridades do momento para o negócio ao definir seus indicadores. Isso porque um número muito grande de indicadores pode tornar inviável o acompanhamento.

No atacado distribuidor, os indicadores normalmente giram em torno dos processos de gestão de estoque, gestão logística, gestão financeira e atendimento ao cliente. Vejamos em detalhes alguns destes indicadores.

Estoque

Indicadores de estoque estão entre os mais importantes para o segmento atacado distribuidor. Isso porque, se há falhas nos estoques, todos os outros processos podem ser prejudicados, principalmente a venda final. 

Com os indicadores de estoque, é possível fazer avaliações de desempenho, detectar desperdícios e vencimento de produtos, além de analisar problemas nos pedidos.

Por isso, com base no planejamento estratégico da empresa, os profissionais da área devem mensurar esses KPIs com constância:

O ciclo operacional vai desde a entrada de uma mercadoria adquirida, passando pela venda e indo até o recebimento por ela. Saber quanto tempo levará entre a compra e a venda de um produto (que corresponde ao seu ciclo econômico) e em quanto tempo você receberá por essa venda é fundamental para a definição da estratégia de compras, de forma que se dependa o mínimo possível de capital de giro.

Ciclo Operacional =
Ciclo Econômico + Prazo Médio de Recebimento das Vendas

Para a redução do seu ciclo econômico, a principal ação possível é a definição de estratégias de compras alinhadas à sua capacidade de vendas já demonstrada, ou seja, estratégias que levem em consideração o giro diário dos produtos.

Giro Diário =
Quantidade Vendida no período / Dias úteis no período

Em muitos dos casos, as vendas do segmento atacado distribuidor possuem algum nível de recorrência e, diante disso, é possível projetar a tendência de vendas, tendo como base o histórico recente e projetando o crescimento esperado ou ajustando as estimativas de acordo com as sazonalidades aplicáveis.

Isso evita a perda de vendas por ruptura de estoques e minimiza o risco de compras exageradas, que implicariam na imobilização de capital sob a forma de estoques.

Enquanto o giro diário observa o volume de venda por dia útil de cada produto, outro indicador importante para analisar a saúde financeira do negócio e a qualidade dos produtos armazenados é o giro de estoque. Sua proposta é calcular a taxa de renovação dos seus estoques. Essa taxa é obtida dividindo-se o CMV (custo das mercadorias vendidas) do período pelo seu saldo médio de estoque.

Giro de Estoque =
CMV do período/Estoque Médio

Quanto maior esse índice, mais alto é o nível de rotatividade do estoque, o que permite criar ações destinadas a evitar que os itens fiquem ultrapassados e diminuir o custo de armazenamento.

O acompanhamento desses KPIs e a realização frequente de ações para melhoria dos seus resultados, aliados a uma boa gestão de estoque, certamente garantem às empresas do segmento uma maior produtividade e menor dependência de capital próprio para custear suas operações. 

Logística

No atacado distribuidor, os indicadores de performance logística são importantes para a imagem da empresa, já que estão ligados à opinião do cliente final quanto à qualidade e à entrega dos produtos.

Esses indicadores devem ser construídos visando identificar e minimizar falhas, diminuir perdas, facilitar as tomadas de decisões, além de reduzir custos operacionais muitas vezes desnecessários:

  • Tempo de ciclo do pedido; 
  • Tempo de atraso; 
  • OTIF (On Time and In Full).

Do inglês Order Fulfillment Cycle Time (OFCT), o tempo de ciclo do pedido mensura o tempo que um pedido leva para chegar até o cliente. Essencialmente, esse indicador mostra para a empresa o tempo total da experiência de compra do cliente, medindo o sucesso da entrega, de ponta a ponta. É simples de se calcular, mas importante para identificar os pontos que podem trabalhar a melhoria da eficiência operacional: requisição, processamento ou entrega.

Tempo de Ciclo do Pedido =
tempo de requisição + tempo de produção (processamento) + prazo de entrega

Já o tempo de atraso é um indicador da eficiência dos processos internos, que mostra quantos atrasos ocorreram e quanto tempo em média eles duraram. Quanto menor a média de atrasos, mais eficiente é a logística da sua empresa. 

Tempo de Atraso =
Média (Qtd Pedidos entregues em atraso * Duração atraso)

Esse KPI evidencia a necessidade de aumentar a eficiência logística. Trabalhar na melhoria do tempo de atraso é trabalhar indiretamente na fidelização de clientes, uma vez que esse é um ponto que gera confiança para a construção de parcerias sólidas. 

Complementando a visão do tempo de atraso, o indicador OTIF (On Time and In Full) mede tanto a pontualidade (on time – em tempo) quanto a integridade (in flull – completo) das entregas, visando manter a experiência do cliente dentro de um nível de excelência. É calculado multiplicando os índices de pedidos entregues no prazo e entregues sem ocorrências (extravios, avarias, erros). Quanto mais próximo de 100%, mais eficiente é sua operação.

OTIF  =
% Entregas no prazo * % Entregas sem ocorrências

Perceba que estamos apresentando alguns indicadores operacionais para monitoramento da eficiência dos seus processos logísticos, mas que eles estão diretamente relacionados ao aumento da satisfação dos seus clientes e, consequentemente, no aumento da sua competitividade de mercado.

Financeiro

Muitos dos indicadores apresentados até aqui influenciam nos resultados financeiros dos atacadistas e distribuidores. O ciclo financeiro, por exemplo, é obtido pela diferença entre o ciclo operacional e o seu prazo médio de pagamento a fornecedores. Portanto, quanto menor o ciclo operacional, menor o ciclo financeiro e menor é sua necessidade de capital de giro, ou seja, é sinal de que a empresa está otimizando seu fluxo de caixa e evitando a captação de recursos externos.

Além do ciclo financeiro, que é focado em caixa, as empresas do segmento também precisam se preocupar com o resultado econômico. Para tanto, são comumente usados os seguintes indicadores:

A margem de contribuição avalia o quanto um produto, serviço ou mesmo toda a empresa contribuíram para o pagamento das despesas fixas após o pagamento das despesas variáveis. É obtida da seguinte forma:

Margem de contribuição =
faturamento – (custos variáveis + despesas variáveis)

Este KPI é norteador da estratégia de precificação de produtos e serviços, bem como da própria estratégia do negócio ou de projetos, demonstrando se vale a pena continuar trabalhando determinada iniciativa ou linha de produtos.

Conhecer a margem de contribuição é um pré-requisito para obter o próximo KPI: o ponto de equilíbrio, que é um indicador essencial para todas as empresas. Por meio dele, é possível entender o momento em que os custos fixos são cobertos pela margem de contribuição e que a empresa passa, efetivamente, a ter lucros.

Por fim, o indicador mais utilizado por investidores para avaliar o desempenho financeiro de um negócio é o EBITDA (Earnings before interest, taxes, depreciation and amortization). Em português, a sigla significa “Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização”. 

Para obter seu índice em percentual, o cálculo é o seguinte:

Margem EBITDA =
EBITDA ÷ receita líquida x 100

Quanto maior a margem, melhor a rentabilidade do negócio.

Atendimento ao cliente

Ao trabalhar na evolução dos indicadores dos processos de gestão de estoque, logística e financeiro, o atacadista visa proporcionar a melhor experiência aos seus clientes, o que permite crescer de maneira saudável.

Assim, é importante analisar se os KPIs monitorados nesses processos e suas ações decorrentes realmente estão impactando positivamente os indicadores de atendimento ao cliente. Os mais conhecidos indicadores nesse ponto, também adotados no atacado distribuidor, são o CSAT e o NPS.

O CSAT (Customer Satisfaction Score) mede a satisfação do cliente logo após um ponto de contato com sua empresa. No atacado distribuidor, pode ser logo após a realização de uma compra, por exemplo. O objetivo da pesquisa é fazer com que o cliente resuma, de maneira rápida, como foi a sua experiência. Normalmente, é usada uma escala de 1 a 5 e, para se obter o índice CSAT, divide-se o total de clientes satisfeitos (notas 4 ou 5) pelo total de respostas obtidas.

CSAT =
Total clientes satisfeitos / Total respondentes

Já o NPS (Net Promoter Score) busca medir, além da satisfação, também a lealdade dos seus clientes. A pergunta central desta pesquisa é “o quanto você recomendaria a empresa?”, em uma escala de 0 a 10. 

As respostas são organizadas da seguinte forma:

  • Detratores: notas de 0 a 6;
  • Neutros: notas de 7 a 8;
  • Promotores: notas de 9 a 10.

Os neutros são ignorados na apuração do índice, que é obtido por meio do cálculo:

NPS =
% de promotores – % de detratores

O resultado coloca sua empresa em uma das zonas de avaliação:

  • Zona crítica (até 0), 
  • Zona de aperfeiçoamento (até 50), 
  • Zona de qualidade (até 75), ou 
  • Zona de excelência (até 100).

A empresa sempre vai buscar alcançar a pontuação máxima, mas é importante se posicionar frente à concorrência em sua área de atuação.

Por que ter um ERP para o acompanhamento de indicadores?

Para que o segmento atacado distribuidor possa fazer uma boa gestão de qualidade por meio dos indicadores que apresentamos, em especial aqueles relacionados às suas operações, é essencial usar a tecnologia como aliada em todos os processos.

O ERP facilita o acompanhamento das etapas dos KPIs, relacionando dados e informações e fornecendo relatórios que ajudam na construção do planejamento estratégico dos negócios.

A obtenção dos dados para esses indicadores por meio de um ERP para atacado e distribuição traz agilidade e confiabilidade das informações, provendo segurança para que planos de ação sejam definidos.

O ERP Sankhya faz a integração de todos os processos, automatizando todas as atividades do atacado distribuidor, centralizando dados e garantindo informações precisas. Ele é essencial no monitoramento dos indicadores, já que contribui para analisar o desempenho de cada um de forma tempestiva e eficaz.

Se a sua empresa busca ter mais dinamismo, eficiência, otimização e produtividade, o ERP possibilita uma gestão com inúmeros recursos para o acompanhamento de indicadores para atacado distribuidor e outros segmentos. Para estar à frente dos concorrentes e se destacar no mercado, é preciso investir em tecnologias que sejam aliadas.

O desempenho do seu negócio está sendo avaliado da forma correta? Baixe nosso guia prático para te auxiliar em como acompanhar de forma correta os indicadores da sua empresa.