A prevenção de perdas e de prejuízos com o ERP é uma estratégia importante para evitar problemas com os negócios inesperadamente. Independente do porte e do segmento, qualquer organização está sujeita a ter prejuízos que podem atrapalhar o crescimento e a lucratividade.
Um caso recente de perdas de grandes proporções foi o da Americanas, que encontrou inconsistências em lançamentos contábeis estimados em R$ 40 bilhões. O nível da crise é alto a ponto de afetar bancos e credores ligados à varejista e também as ações da organização na bolsa.
Considerando casos como esse, explicamos neste artigo quais os tipos mais comuns de perdas, o que é a prevenção desses prejuízos e a importância do ERP para evitar problemas, seja de pequenas ou de grandes proporções. Confira!
O que é a prevenção de perdas?
Prevenção de perdas são estratégias com o intuito de evitar ou diminuir gastos desnecessários, desperdícios ou outros problemas ligados ao financeiro da empresa.
Para isso, é fundamental ter um sistema de gestão eficiente e otimizado, que ofereça recursos necessários, como:
- Inventário;
- Controle de todos os setores em tempo real;
- Integração de dados e informações;
- Monitoramento através dos indicadores;
- Cibersegurança.
Com esses recursos disponíveis, os gestores conseguem acompanhar todos os processos da empresa com precisão, através de métricas e relatórios bem detalhados.
Assim, é possível identificar os gargalos com rapidez e em qual setor as falhas ocorrem.
A automatização como aliada permite que a empresa tenha uma visão geral, clara e objetiva de todas as atividades e, principalmente, de onde vêm os possíveis problemas e perdas.
Dessa forma, é mais fácil reduzir ou eliminar desperdícios e estruturar ações corretivas, seja no estoque, na logística, nas vendas ou nas finanças, por exemplo.
Essas ações preventivas são essenciais para evitar que os prejuízos afetem o desempenho da empresa, a relação com clientes e fornecedores, a imagem dela no mercado e, principalmente, a lucratividade.
Quais são os tipos de perdas mais comuns?
Algumas perdas em uma empresa podem ser facilmente resolvidas, enquanto outras podem até mesmo levar o negócio à falência.
Uma pesquisa da ABRAS, que mapeia as principais perdas no varejo brasileiro de supermercados, mostrou que entre as perdas mais citadas estão: quebra operacional, furto externo e interno, erros de inventário e erros administrativos.
São inúmeras as formas de perdas em uma organização e elas podem ser exemplificadas por meio de categorias.
A seguir, listamos as mais comuns no mercado para que os gestores estejam sempre atentos.
Furtos (externos e internos)
Furtos estão entre as perdas mais comuns no mercado e podem ocorrer de forma externa, quando uma pessoa entra no estabelecimento e leva o produto sem ser percebido, e de forma interna, quando é um funcionário que está envolvido.
Nesses casos, é importante investir em segurança, como câmeras e alarmes, por exemplo.
Perdas administrativas
Erros administrativos, mesmo os menores, podem gerar grandes problemas para a empresa e prejuízos no caixa. São eles: falhas ao fazer a precificação, registros errados, cadastros incorretos, deficiência na gestão de compras e estoque, entre outros fatores
Por isso, é fundamental o uso de um sistema eficiente que otimize todos esses processos e reduza as chances de erros.
Perdas operacionais
Quando o fluxo operacional não é monitorado em tempo real, ocorrem grandes chances de problemas que afetam, inclusive, a parte financeira do negócio. Entre os mais recorrentes, estão: falhas de armazenamento, manuseio de produtos sem cuidado, erros nas vendas ou distribuição, entre outros.
Por isso, é essencial o treinamento da equipe de todos os setores.
Perdas no inventário
Inventários, quando feitos de forma manual, têm grandes chances de gerar erros que podem interferir na lucratividade da empresa.
Um sistema de gestão auxilia em todas as etapas do gerenciamento de estoque e na execução de um inventário assertivo. É preciso ser feito com constância, principalmente em épocas de maior volume de vendas.
Quais são os benefícios da prevenção de perdas?
Prevenir perdas é uma ação importante para que a empresa não tenha surpresas desagradáveis e que possam afetar as finanças do negócio.
Ter um planejamento específico para a prevenção é o primeiro passo para os gestores estruturarem estratégias. Outro passo essencial é o uso de um sistema de gestão (ERP) como aliado. Assim, é possível manter toda a equipe, independente do setor, alinhada e atenta às ações preventivas.
Com esses processos e a execução deles com precisão, a empresa atrai inúmeros benefícios, além de evitar problemas inesperados que podem prejudicar toda a organização.
Entre as vantagens de fazer um bom planejamento de prevenção de perdas, estão:
- Equipe mais focada e produtiva a partir de treinamentos;
- Crescimento do faturamento;
- Prevenção de desperdícios, furtos e roubos;
- Alinhamento e integração dos setores.
Como o ERP pode ser um grande aliado na prevenção de perdas?
A tecnologia é cada vez mais necessária para as empresas automatizarem e otimizarem seus processos, mantendo eficiência, qualidade e praticidade na execução das tarefas. Nas ações estratégicas para prevenção de perdas, ela é também uma excelente aliada.
O ERP é um sistema de gestão completo e indicado para auxiliar em cada uma das atividades organizacionais, integrando dados e informações, facilitando a comunicação e o monitoramento dos gestores em cada um dos setores, além de oferecer uma visão geral do negócio.
Com ele, é possível gerenciar todas as áreas da organização, como estoque, logística, operacional, administrativa, financeira, compras e vendas, distribuição, entre outras.
São diversos os benefícios desse software na rotina empresarial e que são fundamentais para prevenir perdas. Entre os principais, podemos citar:
- Atualização de fluxo de recebimento, integrado com o fluxo de caixa;
- Gestão dos pedidos/clientes a serem atendidos em função do estoque disponível;
- Exatidão nas movimentações de saída de estoque;
- Agilidade na devolução (ao fornecedor), caso haja divergência no faturamento;
- Agilidade para tomar decisões preventivas e estratégicas;
- Precisão do ativo circulante, permitindo tomadas de decisão mais assertivas;
- Conciliação das movimentações com cartões de crédito/débito;
- Revisão da estratégia de precificação em função dos resultados obtidos;
- Informações para auxiliar no planejamento financeiro;
- Monitoramento do uso do orçamento (previsto x realizado);
- Monitoramento do ciclo operacional e do ciclo financeiro;
- Informações para análise da rentabilidade do negócio;
- Informações para análise do índice de endividamento da empresa.
Conclusão
Com a centralização de dados do ERP, é possível simplificar as atividades do dia a dia na organização e oferecer informações em tempo real, com relatórios detalhados.
Dessa forma, o planejamento estratégico para prevenção de perdas é executado com eficiência e precisão, garantindo aos gestores maior segurança e diminuição das chances de prejuízos e problemas.
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