Se você ainda precisa digitar pedidos de compra, está na hora de rever seus processos. Você tem noção de como o seu processo de compras pode ser mais ágil e eficiente ao adotar práticas mais modernas? É sobre isso que eu quero conversar com você hoje.

Será que o seu processo de compras ainda está no século 20?

Sério! Não é possível que no século 21 você ainda digita pedidos de compra, né? Existe uma teoria clara de como uma boa compra deve ser feita e um ERP pode te ajudar muito nisso.

O fato é que um bom processo de compras deve ser automatizado. É claro que existem muitas considerações intelectuais, de experiência e de conhecimento de negócio que só seres humanos vão ter. Mas as rotinas, os processos e o passo a passo deve sim ser automatizado.

Por exemplo, como você sabe o que precisa ser comprado na empresa? Antigamente, existia aquela característica de ir lá no estoque dar uma olhada e ver se estava baixo. E, então, comprar mais daqueles produtos que você percebia que tinha em menor quantidade, certo? Bem no olho mesmo, sem medir nada.

É dessa mesma época aquela figura do estoque que as empresas apresentavam com orgulho: “essa pessoa tem o estoque todo da empresa na cabeça”. Como se isso fosse uma vantagem. Tenho uma notícia para você: isso é coisa do século passado. Colaborador nenhum deve ficar responsável por conhecer o estoque de cor, como era feito antigamente.

Até porque hoje os estoques são muito mais diversificados. É impossível que um ser humano normal detenha o conhecimento do giro, do fluxo e do estoque mínimo de tantos produtos, mesmo que seja uma empresa pequena.

Então, hoje em dia, esse colaborador que sabe tudo do estoque na cabeça não precisa existir mais. Basta que a sua empresa tenha um bom ERP que o próprio sistema vai dominar grande parte do conhecimento necessário sobre o estoque, liberando os colaboradores para terem funções mais estratégicas e não meramente operacionais como no passado.

E como o sistema ERP detecta qual é o ponto de ressuprimento do estoque?

É simples: você estabelece para o sistema uma métrica, aquela mesmo que você usa quando vai fazer a conta olhando para o estoque.

Vamos imaginar que, por exemplo, você tem um produto que vende 1.000 unidades por mês e o ERP sabe que o seu lead time de fornecimento (ou seja, o tempo que o seu fornecedor leva para satisfazer o seu pedido) é de 15 dias.

Sendo assim, se a sua empresa vende 1.000 produtos por mês e o fornecedor leva 15 dias para entregar, então o seu ponto de ressuprimento é 500 unidades.

Mas você não pode contar com apenas 500 produtos, porque o seu fornecedor pode atrasar ou ainda pode ser que a sua empresa tenha uma venda extemporânea e falte estoque. Então, você estabelece, por exemplo, uma margem de 10% ou 15%.

Dessa forma, o seu ponto de ressuprimento vai ser as 500 unidades referentes ao lead time mais 10% ou 15%, ou seja, 550 ou 575 unidades, supondo que você vai fazer uma cobertura de estoque para 30 dias.

Então, é isso o que você precisa informar para o seu sistema.

A partir daí, como funciona o processo de compras?

O seu ERP vai analisar o período dos últimos meses, verificar se o giro está subindo ou descendo, estabelecer qual é o ponto de ressuprimento e fazer uma sugestão de compra com a porcentagem de acréscimo ideal.

Assim, quando o estoque alcançar esse ponto de ressuprimento, o sistema vai informar que está na hora de fazer uma nova compra.

E não importa se você tem 5 mil, 10 mil ou 20 mil itens. Quando você abrir o seu ERP, vai estar lá: “hoje é dia de comprar esses produtos, nessas quantidades, por causa desse giro, dessa margem, desse estoque, desses pedidos” etc.

A partir dessa sugestão, você pode simplesmente acatá-la e automaticamente é realizado o pedido de cotação ou mesmo de compra, sem que você tenha que digitar nada.

Se você já tem uma negociação com determinado fornecedor, o pedido de compra já pode ser gerado. Em outra situação, em que você tenha que fazer uma cotação, o seu ERP pode mandar um e-mail para os fornecedores e levá-los para um portal de cotação, onde eles poderão inserir a oferta que eles têm para a sua empresa, colocando preço, prazo de pagamento, prazo de entrega, valor de frete etc.

Em seguida, já tendo o cálculo dos diferenciais de alíquota e os cálculos correspondentes ao que vai ser tributado naquela operação (créditos e débitos de impostos), o próprio sistema faz a classificação de qual é a melhor oferta, informando ao comprador.

Além disso, o sistema permite reabrir a cotação, porque você pode inclusive querer que o seu fornecedor melhore a oferta. Então, você tem acesso ao histórico das ofertas e aquela que você fechou. Fica tudo registrado e de acordo com as normas de compliance de segurança de compras.

Depois disso, quando você aprova, o seu fornecedor emite uma nota fiscal de compra e o sistema avalia se ela coincide com o pedido de forma automática, uma vez que tudo está registrado no pedido. O sistema faz toda essa verificação e validação da nota sem nenhuma interação humana.

Por que fazer isso de forma automatizada?

A única interação humana realmente necessária é a inspeção de entrada. Ou seja, quando chega o caminhão na empresa com as mercadorias, é preciso fazer uma conferência.

Mas, depois disso, o sistema faz o desdobramento automático de tudo o que precisa acontecer no processo de compras: 

Também é possível notificar quem estava esperando aquele produto, seja um gerente de produção ou um gerente de vendas, por exemplo. Isso também vale para aquelas compras que são originadas a partir de encomenda, e não de giro.

Resumindo, o processo de compras precisa ser automatizado para liberar os compradores para fazerem outras atividades que um sistema não é capaz de fazer, como desenvolver fornecedores e encontrar as melhores ofertas.

E aí na sua empresa, como é o processo de compras? Compartilhe conosco quais são os desafios que você enfrenta. Estamos à disposição para encontrar a melhor solução para você.

Veja também o vídeo em que falo sobre esse assunto no meu canal do Youtube: