Você já se viu perdido em um labirinto de planilhas eletrônicas? Muitas empresas enfrentam essa situação. Neste artigo, vamos explorar os principais desafios do uso excessivo de planilhas e oferecer dicas práticas para uma gestão mais eficiente.

As planilhas eletrônicas são ferramentas populares para realizar cálculos, análises e gerar relatórios. No entanto, seu uso excessivo e isolado pode criar problemas sérios para as empresas. 

Principais desafios das planilhas eletrônicas e dicas de como enfrentá-los.

1. Falta de integração com outros sistemas

Planilhas podem limitar o acesso a sistemas fundamentais, como BI, CRM e Data Warehouse, fontes cruciais para decisões bem informadas. Esse isolamento prejudica a análise de dados, deixando-a desatualizada ou incompleta.

Dica: Conheça e utilize esses sistemas em conjunto com as planilhas para informações mais ricas e precisas, caso realmente precise utilizar planilhas. 

2. Erros de definição e conceitos

Planilhas criadas sem padronização e documentação podem gerar resultados incorretos. Erros de digitação, lógica ou referências são comuns e comprometem a confiabilidade das informações.

Dica: Padronize e documente fórmulas e critérios nas planilhas. Além disso, valide os dados com outras fontes para aumentar a precisão.

Busque, caso precise mesmo utilizar planilhas, que os dados estejam no padrão dos sistemas que utilizam na empresa, assim a integração se torna mais fácil. 

3. Desperdício de talento

O uso repetitivo de planilhas pode sufocar o potencial criativo dos colaboradores, prendendo-os a tarefas operacionais. Além disso, versões diferentes dificultam o trabalho em equipe.

Dica: Automate processos repetitivos com macros e scripts. Explore funcionalidades avançadas, que podem liberar tempo para atividades mais estratégicas.

Use sistemas que façam a integração e assim tenha todos os dados em um único lugar já fazendo a visão de dashboard para você. 

4. Informações incorretas

As planilhas, quando não atualizadas ou integradas, acabam acumulando dados incompletos ou imprecisos. Isso leva a decisões pouco informadas.

Dica: Valide constantemente os dados e integre as planilhas a sistemas confiáveis. Utilize auditorias e controle de versões para assegurar precisão.

5. Dependência excessiva

Planilhas muitas vezes se tornam a fonte primária de dados, tornando a empresa vulnerável a erros, perdas e desatualizações, especialmente em cenários de mudança.

Dica: Diversifique suas fontes de dados. Considere o uso de sistemas automatizados para consolidar dados, permitindo uma visão mais ampla e eficiente.

6. Retrabalho constante

Planilhas duplicadas ou conflitantes geram retrabalho, aumentam o risco de erro e consomem tempo que poderia ser usado de forma mais produtiva.

Dica: Invista em automação e padronização. Controle o acesso e a versão das planilhas para manter a segurança e consistência dos dados.

7. Perda de tempo

O tempo gasto com planilhas é significativo, e os colaboradores perdem a oportunidade de focar em atividades estratégicas.

Dica: Utilize recursos avançados de automação, crie templates e invista em treinamento para que sua equipe aproveite melhor as funcionalidades das planilhas, caso realmente precise trabalhar com planilhas eletrônicas, caso contrário busque sistemas que automatizam o processo e seja confiável com o seu banco de dados. 

8. Decisões descentralizadas

Planilhas favorecem a análise individualizada, que muitas vezes ignora o panorama organizacional. Decisões isoladas podem impactar negativamente o alinhamento da empresa.

Dica: Promova a colaboração em tempo real e incentive o uso de gráficos e tabelas dinâmicas para uma visão completa e integrada dos dados.

9. Desperdício de recursos

Erros nas planilhas geram gastos desnecessários e dificultam o uso de alternativas mais eficientes e inovadoras.

Dica: Treine sua equipe para aproveitar ao máximo as planilhas e adote boas práticas de segurança e padronização para evitar erros.

Quando deixar as planilhas eletrônicas para investir em um sistema ERP?

Para empresas que desejam se manter competitivas, é essencial buscar formas de acelerar processos internos sem comprometer a qualidade. E a melhor forma de fazer isso é investindo em tecnologia.

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) automatiza tarefas, otimiza o tempo e reduz erros e retrabalhos. Implementar um ERP é uma estratégia poderosa, mas muitas empresas ainda operam com planilhas manuais ou eletrônicas, que não compartilham dados de maneira integrada.

Como um ERP com módulos integrados melhora a gestão empresarial

Um sistema ERP traz boas práticas de gestão ao centralizar e padronizar informações em um único banco de dados. Com módulos integrados que abrangem áreas como suprimentos, produção, vendas, financeiro e controladoria, o ERP facilita uma visão unificada da empresa.

Essa padronização de processos torna a execução das tarefas mais organizada e disciplinada, reduzindo custos operacionais e melhorando os controles. Além disso, elimina gargalos e diminui a margem de erro, promovendo uma gestão mais eficiente e ágil em todas as áreas da empresa.

Por que a integração de sistemas é essencial?

Cada software é único, com sua própria programação e objetivos específicos. Integrar sistemas permite que esses diferentes componentes se conectem, traduzindo dados para que trabalhem em conjunto e mantenham a produtividade e relevância da empresa.

Com o uso de diversos softwares, um enorme volume de dados é gerado, como informações sobre clientes, pedidos, faturas, vendas e cadastros. Quando esses sistemas não “conversam” entre si, cria-se uma lacuna que pode comprometer o desempenho do negócio. 

Essas integrações simplificam a comunicação entre sistemas e automatizam processos, eliminando tarefas manuais e evitando erros. 

Com isso, os sistemas tornam-se mais eficientes e a empresa ganha em produtividade e organização.

Vixting – Um case de sucesso sobre automatização 

A Vixting é uma empresa brasileira especializada em soluções de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) e gestão ocupacional, oferecendo um sistema digital completo que transforma a forma como as empresas gerenciam esses aspectos. 

Com foco em automação e integração com os departamentos de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), a Vixting facilita a centralização de informações essenciais, como exames médicos, gestão de EPIs, controle de vencimentos de treinamentos e qualificações do eSocial, entre outras funções.

O case de sucesso da Vixting em transformação digital destaca seu impacto em mais de 300 empresas e cerca de 100 mil pessoas atendidas. O sistema SST da Vixting substitui processos manuais por uma gestão digital que automatiza desde o agendamento de exames ocupacionais até a emissão de relatórios legais. 

Esse avanço ajuda empresas a reduzirem a carga administrativa e a aumentarem a segurança dos colaboradores, além de melhorarem a conformidade regulatória com menos riscos operacionais​.

Conclusão

Em resumo, a utilização excessiva de planilhas pode representar um grande entrave ao crescimento e à eficiência das empresas. Apesar de suas facilidades iniciais, as planilhas eletrônicas não são capazes de oferecer a integração e a automação necessárias para sustentar a competitividade em ambientes empresariais modernos.

Ao investir em sistemas de gestão integrados, como o ERP, as empresas conseguem centralizar informações e padronizar processos, o que reduz significativamente o retrabalho e os erros. Além disso, o uso de sistemas automatizados promove maior segurança e consistência nas informações, permitindo uma visão estratégica e colaborativa dos dados. A Vixting exemplifica esse sucesso ao aplicar automação e integração em Saúde e Segurança do Trabalho, comprovando que a digitalização proporciona maior eficiência, segurança e conformidade regulatória.

Portanto, ao trocar o “labirinto de planilhas” por sistemas integrados e automatizados, as empresas não só aumentam sua produtividade como se preparam melhor para os desafios do futuro.

Esse texto foi escrito pela Vixting, empresa do grupo Sankhya especializada em soluções de saúde e segurança do trabalho (SST) e gestão ocupacional, oferecendo um sistema digital completo que transforma como as empresas gerenciam esses aspectos.