Ter uma boa gestão na empresa, com todas as informações integradas de forma a facilitar a rotina de trabalho é importante para uma maior produtividade e o crescimento do negócio. E o inventário de estoque é um recurso fundamental nesse processo.

A gestão de estoque contabiliza a quantidade exata de produtos e o valor total de capital parado, permitindo que a empresa mantenha um estoque com rotatividade e tenha conhecimento da quantidade necessária de mercadorias que realmente precisam ser estocadas.

Neste artigo, explicamos como funciona o inventário de estoque, a importância de fazê-lo com frequência, como otimizá-lo e o passo a passo para a sua empresa ter uma boa gestão de estoque. Confira!

O que é o inventário de estoque?

O estoque de uma empresa é um dos pontos mais importantes de um processo de gestão. É nele que se tem as informações precisas da quantidade e dos valores de produtos parados. 

Através do inventário de estoque, é possível identificar quais mercadorias estão sem movimentação e quais delas é necessário manter uma maior quantidade, além de ter o detalhamento exato de cada uma.

O estoque representa grande parte do dinheiro investido da empresa em produtos, por isso a importância de se manter uma gestão de estoque organizada para evitar perdas e roubos.

Além disso, o inventário de estoque mantém alinhadas as entradas e as saídas de mercadorias que estão registradas no sistema da empresa. Isso permite ter um controle dos produtos armazenados há muito tempo e dos que estão em falta, atrapalhando a rotatividade e, consequentemente, o faturamento da empresa.

Ou seja, uma boa gestão de estoque melhora o fluxo logístico da empresa, fornece informações precisas que facilitam processos de outros setores e aumenta a qualidade no atendimento ao cliente, com dados exatos da quantidade de mercadorias disponíveis para venda.

Qual é a importância do inventário de estoque?

Um dos principais benefícios de ter uma gestão de estoque em dia é que ele mantém a empresa alinhada com a quantidade de produtos disponíveis (catalogados, ordenados e classificados) para pronta entrega. Isso significa mais qualidade no atendimento ao cliente e pode, inclusive, levar à fidelização dele.

Além de permitir que a empresa tenha conhecimento de quais são as prioridades de compra e as quantidades na hora de investir em mais produtos para não ter prejuízo, listamos algumas vantagens de fazer um inventário de estoque:

  • conhecimento dos produtos com defeito;
  • informação de quantidade de mercadorias (em excesso ou escassas);
  • facilidade para encontrar os produtos;
  • menor risco de ficar sem o produto e causar insatisfação no cliente;
  • possibilidade de previsão para reposição;
  • manutenção de gastos da empresa em equilíbrio.

Para ter uma boa gestão de estoque e manter atualizadas a todo momento as informações a respeito das mercadorias, é importante que a empresa invista em um bom software de gestão (ERP).  

Uma pesquisa realizada pela IDG Research Services mostrou que organizações que utilizam sistema de gestão crescem 35% mais rápido e tem 10% a mais de produtividade. Com softwares específicos, a empresa faz a integração das suas atividades de rotina de forma mais eficiente e tem pouca margem para erros. O inventário de estoque é um exemplo.

Ou seja, a gestão de estoque é importante para todas as áreas e atividades da empresa, uma vez que ela impacta a organização de forma geral. Com o inventário de estoque, é possível identificar possíveis falhas das mercadorias cadastradas no sistema, evitar rupturas (quando a reposição não é feita da maneira correta), aumentar a conversão de vendas e garantir o cumprimento da legislação.

Passo a passo para fazer o inventário de estoque corretamente

Como o estoque é uma das partes principais da empresa, é preciso mantê-lo em organização para que o fluxo logístico funcione de forma equilibrada. Muitos gestores não fiscalizam com a devida frequência e, dessa forma, o nível das vendas fica abaixo do esperado.

Ter um passo a passo exato do que é necessário fazer em um inventário de estoque facilita as rotinas dos gestores e deixa a atividade mais eficiente e prática. Listamos algumas dicas de como fazer essa gestão sem complicações.

1. Definir o horário a ser feito

A escolha do horário certo a ser feito o inventário de estoque é a primeira etapa a ser definida pelos gestores. Por ser uma atividade demorada e que requer paciência, tempo e atenção, é importante ser feita em um período tranquilo da empresa ou até fora do horário de expediente. 

Organizar as mercadorias, fazer a contagem, datar cada uma delas e conferir todo o processo final é bem mais fácil quando não há fluxo de entrada e saída de produtos no momento. Se não é possível fazer fora do horário de trabalho, escolher um momento mais tranquilo do dia é importante.

2. Manter o espaço organizado

Fazer um inventário de estoque em um ambiente bagunçado tem grandes chances de não dar certo. A probabilidade da contagem sair errada, mesmo com ajuda de um sistema, é grande. 

Uma boa maneira de deixar o espaço pronto para o inventário de estoque é organizando os produtos por categorias de acordo com a funcionalidade de cada um. Dessa forma, fica visualmente prático e fácil para quem for contar e registrar.

3. Ter atenção na contagem

O inventário de estoque é um processo que pode demorar bastante e que exige máxima atenção dos funcionários que forem realizá-lo. A contagem precisa ser feita de produto por produto, sem pressa. 

Um pequeno erro de contagem, mesmo feito em sistema, fará com que os colaboradores tenham que repetir todo o processo. Nesse momento, também é importante prestar atenção em itens que possam estar danificados.

4. Fazer a recontagem

Inventário de estoque feito em sistema tem chances pequenas de erros, mas, como a contagem é feita por pessoas, pode acontecer de passar despercebido. Como, por exemplo, esquecer de pegar um item na hora de contar ou até mesmo contar o mesmo item mais de uma vez.

A recontagem é necessária para que não tenha margem para falhas e deve ser feita por outro funcionário. Dessa forma, o inventário de estoque fica bem feito e sem falhas que possam atrapalhar outras atividades.

5. Atualizar o inventário com frequência

Com o grande fluxo de entrada e saída de produtos da empresa, a gestão de estoque deve ser feita com frequência para que a contagem esteja sempre atualizada e não atrapalhe as atividades dos outros setores, principalmente o de vendas.

A dica é estipular um prazo de atualização do inventário de acordo com o tamanho da empresa e suas necessidades. Ter o registro de todos os itens sempre em dia melhora a organização, otimiza processos e facilita o dia a dia dos funcionários.

6. Investir em um software de qualidade

Ter um sistema ERP que ajude a empresa a otimizar os processos e deixar a gestão mais dinâmica é essencial para o crescimento e a produtividade, além de entregar um inventário de estoque preciso, com detalhes de cada produto. Um bom software de gestão de estoques também fornece relatórios atualizados da situação do estoque, o que facilita a logística de compra e venda.

O sistema ajuda os gestores a saber quais mercadorias precisam de reposição e quais estão paradas e, dessa maneira, os funcionários conseguem manter um atendimento de qualidade aos clientes.

Como vimos, fazer o inventário de estoque é essencial para manter a organização da empresa. Quer saber como tornar esse e outros processos mais eficientes? Assine a nossa newsletter para receber mais conteúdos como esse.