Saiba como o onboarding no ERP deve ser feito para auxiliar a sua equipe no processo de adoção do sistema.

A rotina de trabalho geralmente é corrida e muitos colaboradores e gestores precisam se locomover de um lugar a outro para executar tarefas. Nesse sentido, o ERP é um aliado para auxiliar na mobilidade, mantendo a praticidade e a eficiência dos trabalhos. No entanto, nem sempre é simples o processo de fazer a equipe adotar o sistema.

Hoje quero conversar com vocês a respeito dos desafios do onboarding no ERP, ou seja, como colocar a equipe a bordo de um projeto de implantação. Confira!

Aproveite para ler o nosso conteúdo sobre o que é ERP e como ele pode beneficiar as empresas >

Saiba os desafios da troca de sistema e como deve ser feito o onboarding do ERP

Sempre que há uma troca de ERP, existe o desafio de fazer com que os colaboradores da empresa adotem o novo sistema e se engajem na implantação. 

Isso é um desafio porque, muitas vezes, depende de comunicação, adoção de uma nova ideia e, em alguns momentos, implica em fazer com que as pessoas trabalhem mais, antes que comecem a executar melhor as tarefas.

Por isso é importante que haja uma estratégia para fazer com que as pessoas venham a aderir a esse novo sistema e que a estrutura do software facilite isso.

Eu sempre enfatizo aqui que os ERPs modernos são baseados em processos e não em módulos, como era até pouco tempo atrás. Quando ele é baseado em um módulo tradicional e engessado, você acaba exigindo dos colaboradores uma dose maior de treinamento.

Inclusive, existem ERPs que se vangloriam de ter um treinamento difícil, pois vendem a ideia de que o profissional vai se tornar melhor, através de um  treinamento difícil e que requer muito esforço por parte das pessoas.

E você sabe o que acontece ao final? Os colaboradores se tornam especialistas no ERP e não no processo. A pessoa se torna alguém apto a fazer o seu processo se encaixar nas regras do software, muitas vezes precisando que haja um controle adicional por trás, por meio de planilha, relatório ou algum tipo de procedimento separado.

Por outro lado, os ERPs mais modernos são baseados em processos. Quando faz a implantação com base no diagnóstico do que é esse processo que se executa, o sistema pode ser adaptado. 

Entre os ajustes que permitem ser feitos, podemos citar a tela, para ficar adequada ao que o usuário precisa, e o processo, para que o passo a passo seja exatamente o que o usuário executa. Desse modo, o usuário vai ter um treinamento mais suave e baseado nas tarefas que ele faz e não no modo como o sistema interpreta.

Como será o ERP de amanhã?

Um estudo feito pela TNS Research apontou que empresas que investem em tecnologia crescem 60% mais do que as que não. Além disso, essas mesmas organizações passam a ter um aumento na receita. Entre os serviços mais citados na pesquisa, a mobilidade é uma das que se destaca. 

Nesse sentido, o ERP de amanhã vai ser baseado em processos e muito provavelmente será um ERP Composable. Aquela estrutura grande, madura, estável e confiável do software muitas vezes precisa ser complementada nos dias de hoje por alguns aplicativos ágeis. Quando é feita a logística, por exemplo, alguns processos precisam ocorrer no sistema, como: 

  • Faturamento;
  • WMS;
  • Separação;
  • Unitização;
  • Expedição.

Mas pode ser que a roteirização esteja em um aplicativo. Em seguida, no processo de expedição, talvez você precise de um outro app para o seu motorista fazer check-in e check-out nos clientes, para saber o que já foi entregue e o que não. Depois, para fazer o pagamento do frete, é necessário outro sistema em outra plataforma da transportadora e o mesmo pode acontecer com outras tarefas.

Em resumo, o que acontece é que você tem o sistema ERP no centro e os softwares satélites que fazem tarefas específicas de forma mais ágil e simples e que estão fora do sistema principal.

Como treinar os usuários nesse encadeamento?

O ideal é que usuário não precise ter um manual explicando o que é preciso ser feito em cada processo. O software de gestão empresarial deve alertar automaticamente todas as ações e os resultados de maneira que o colaborador não precise ser treinado para uma função que é fundamental na estrutura do sistema e, sim, para a execução do processo que ele executa.

Com isso, ele vai se tornar um expert no processo, de maneira que, quando você for fazer uma implantação de ERP, em vez de contar com especialistas no sistema e, vai contar com especialistas no processo. Somente os softwares mais modernos conseguem proporcionar essa possibilidade e tem essa preocupação genuína de fazer com que o negócio se torne melhor.

Apesar da maturidade, da estabilidade e da credibilidade que o sistema ERP tem, é preciso que ele seja capaz de se adaptar à vida real conforme a realidade dos dias de hoje e sem exigir que o colaborador se torne um especialista na ferramenta.

Existe uma grande dificuldade das pessoas em aderir à implantação do ERP se isso significar que elas precisam fazer um grande esforço para compreender como funciona, sem que o software se esforce para compreender como é o processo.

É importante construir uma ligação em que a pessoa se comprometa com o ERP e o sistema se comprometa com o processo. Assim, a execução fica mais prática e fácil.

Assista ao vídeo em que falei mais sobre este assunto.

Você já teve alguma experiência com a implantação de um ERP, para fazer as pessoas aderirem ao novo sistema? Comente aqui e vamos trocar algumas ideias a respeito. 

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