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O que é RFP?
Essa sigla significa Request for Proposal, ou, livre solicitação de proposta, em portugus - e nada mais é do que uma ferramenta para a gestão dos fornecedores. Com o uso dessa ferramenta, é possível estabelecer padrões de negociação e identificar quem são os melhores fornecedores para o seu negócio.
Assim, a RFP ajuda a dar mais agilidade aos seus times. A sua função é permitir que o gestor compare, sem burocracia, as diferentes ofertas dos fornecedores, avaliando rapidamente o investimento e os detalhes da proposta, gerenciando melhor os cursos e aumentando a produtividade.
Para quem recebe a RFP, ela também é de suma importância, pois ajuda o vendedor a entender melhor as necessidades da empresa compradora, definindo quais são os produtos ou serviços indicados, considerando o preço, a qualidade, a habilidade, entre outros quesitos.
RFP, RFI e RFQ: Qual a diferença?
Mas afinal, o que RFP?
Ao buscar pelo significado de RFP, também é possível encontrar várias informações a respeito do RFI e RFQ. Em geral, entre as três a RFI é a menos detalhada, a RFP conta com um pouco mais de precisão, e a RFQ dispõe de todos os itens discriminados, marca e quantidade ou tempo de duração, no caso dos serviços.
RFP
RFP ou Request for proposal é o modelo mais comum, usado por empresas para demonstrar seu interesse por determinado produto ou serviço, para receber propostas e tomar a melhor decisão.
RFI
Já a sigla RFI significa Request for Information, ou proposta para informação. Ela é usada quando a empresa solicitante deseja saber quais são os produtos fornecidos por determinado fornecedor, nesse exemplo, usar um sistema RFP compras.
RFQ
RFQ significa Request for Quotation, ou pedido de cotação e usada quando a solicitante já sabe quais produtos deseja e em quais quantidades. Ela é feita de forma estruturada e garante que todos os fornecedores receberão as mesmas especificaões detalhadas, tornando o oramento ainda mais fácil de ser comparado, deixando o processo de compras transparente e melhorando a tomada de decisão.
Como elaborar uma RFP para contratação de um software ERP?
É possível encontrar vários modelos prontos de RFP, contudo é importante ter em mente que cada empresa tem necessidades específicas, portanto, a sua RFP será única para o seu negócio. É uma excelente ferramenta para gerenciar melhor o seu orçamento, garantir uma boa comparação entre os fornecedores e tomar uma decisão acertada, baseada nas necessidades da companhia.
Definir os objetivos da contratação
Antes de começar a formatar uma RFP, é preciso entender o que se deseja contratar e o porquê. Inclusive, esses pontos devem estar citados no documento. No escopo da contratação, é importante inserir: o que precisa ser feito, quais produtos ou serviços estão sendo cotados, quando eles precisam estar disponíveis para o negócio, entre outros. Além disso, incluir as premissas para que a contratação ocorra, os resultados esperados, as restrições e problemas que podem comprometer a negociação e outras informações gerais que ajudem o fornecedor a estar mais bem preparado para atender a sua empresa.
Identificar os principais fornecedores
Após esse estudo inicial, é hora de buscar referncias no mercado, por exemplo por meio de indicações de outras empresas, associações ou instituições e também por meio de uma busca ativa, analisando indicações em sites especializados, pesquisas de mercado e outros meios. Nesse momento, é importante começar a separar quais fornecedores efetivamente podem atender tal solicitação. Por exemplo, se for preciso contratar um serviço que deva ser prestado in loco, não é efetivo enviar a RFP para fornecedores de regiões distantes da empresa. Usar o site institucional dos negócios para avaliar os cases de sucesso, empresas atendidas, analisar os comentários de clientes nas redes sociais oficiais dos fornecedores e também no Reclame Aqui é essencial.
Uso do RFI
Caso haja necessidade de uma contratação bastante específica ou de algum serviço o qual não há muito contato e nem certeza se será útil para determinada realidade, é mais efetivo o uso do RFI (Request For Information), como por exemplo uma empresa que quer contratar um serviço de CRM e quer entender quais as vantagens traria para sua empresa e quais são as opções disponíveis no mercado. Essa ferramenta poderá ser enviada às empresas fornecedoras para que elas forneçam uma descrição detalhada do produto ou serviço ou de todos os produtos e serviços que ela oferece e que podem ajudar a resolver a demanda.
ERP Departamentalizado x EIP nica Jornada
Ainda hoje, os ERPs integram vários sistemas distintos, cada um cumprindo sua atividade específica na gestão, o que exige treinamentos em ambientes diferentes, com equipamentos apropriados para a execução de cada tarefa, fazendo com que o usuário precise ter vários aprendizados para execução de cada atividade.
O EIP guia cada usuário à solução que ele precisa no momento necessário. O foco é na melhor jornada de cada pessoa. Enquanto hoje, o usuário que utiliza um ERP precisa sair para uma solução de BI, entrar numa outra plataforma bancária, acessar um outro sistema de fretes ou cotações etc., ou seja, cada sistema resolve um problema de forma isolada e o usuário tem que acessar os diferentes ambientes.
Ao propor uma única jornada, o usuário percebe que está em uma plataforma de inteligência, sendo necessário apenas um treinamento correspondente à única plataforma, sem precisar mudar de ambiente nem entrar em equipamentos distintos, o que exigiria outros aprendizados.
Tudo que o usuário precisa pode ser encontrado na própria plataforma. Isso faz parte de um processo com começo, meio e fim, no qual todas as interações são realizadas no momento apropriado, da forma apropriada e personalizada aos seus interesses.
ERP Prevê informações x EIP Analisa informações para você
Nos ERPs, o sistema prevê relatórios e informações para que o próprio usuário faça as suas análises e tire suas conclusões. São eles que precisam estudar o comportamento do sistema para que apliquem suas decisões, que nem sempre estão baseadas nas melhores práticas de gestão, além de muitas vezes o usuário trabalhar às cegas, sem saber exatamente o que deve ser feito para atender a estratégia da empresa.
No EIP, o próprio sistema faz análises a partir de uma biblioteca de informações e recursos de inteligência artificial. Isso possibilita que o EIP se manifeste a respeito dos dados que estão no sistema e forneça insights, predições e alertas para que os usuários executem suas atividades ou tomem decisões baseadas em análises já produzidas e entregues pelo EIP ao conjunto de usuários que precisam daquela informação.
Ao estudar o comportamento do usuário, a plataforma de inteligência pode conduzir a aplicação dos fundamentos da gestão, o que é importante no caso de algumas pessoas da empresa não terem conhecimento de toda a estratégia.
Elaborar o contrato
Após fazer a escolha, é preciso notificar a vencedora e oferecer um feedback às demais empresas, agradecendo a participação. Por fim, solicitar a elaboração de um contrato seguindo tudo o que foi descrito na RFP. Além disso, inserir cláusulas de confidencialidade, publicidade e outros aspectos jurídicos essenciais para a sua companhia.
RFP de ERP de uma forma eficiente
Um bom RFP para a contratação de um ERP precisa contar com as informações sobre a atual situação do seu negócio, os planejamentos e expectativas para o futuro, além dos principais gargalos que é esperado que o ERP resolva ou ajude a melhorar – além das informações básicas que já listamos nos outros tópicos. Você poderá organizar as informações do RFP para ERP da seguinte maneira:
01
Informações do fornecedor
Perguntar sobre quando a empresa foi fundada, quais os principais produtos ou serviços e em quais setores ela atua, qual é a missão, visão e valores, quais os principais canais de atendimento oferecidos ao cliente, quantos funcionários possui atualmente, onde fica localizada a sede e as filiais, quais os setores da empresa, qual o principal produto/serviço e os seus diferenciais, quem são os principais clientes e quais os setores de atuação deles. A partir desse apanhado geral, é possível encontrar os fornecedores com mais solidez e experiência no mercado, além de buscar por aqueles que estejam acostumados a lidarem com a sua área e as exigências de negócios semelhantes ao seu, tanto na área de atuação como na estrutura.
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Características do ERP
A RFP para ERP pode ser tão simples ou complexa quanto o seu negócio precisar. O ideal é mapear na RFP o cenário mais próximo possível da realidade da sua empresa. Existem modelos de RFP com mais de mil pontos a serem analisados, porém alguns pontos são básicos que toda RFP deve ter:
- Design e facilidade de uso;
- Portabilidade para outras plataformas;
- Mobilidade (permitindo acessar as informações tanto pelo browser, como via apps em smartphones e tablets);
- Computação na nuvem;
- Interface;
- Banco de dados usado;
- Data Warehouse (tecnologia própria ou terceirizada);
- Funcionalidades;
- Níveis de segurança;
- Presença de Business Intelligence (BI) e inteligência artificial;
- Níveis de personalização permitidos;
- Se é possível trabalhar sem conexão à internet;
- Como é o suporte técnico e a manutenção;
- Como é a política de atualizações.
A partir desses dados, é possível começar a entender quais soluções são mais indicadas para suas necessidades e realidade. Se o início do uso do ERP está acontecendo agora, é importante que o software tenha um design simples e intuitivo e que a empresa ofereça suporte para o treinamento de pessoal, por exemplo. Já se a ideia é aprimorar a gestão por indicadores, um ERP integrado com inteligência artificial e BI fará toda a diferença, permitindo ter acesso a relatórios precisos, facilitando a tomada de decisão.
03
Módulos específicos
Nessa parte, questionar ao fornecedor sobre os módulos disponíveis no ERP e as funcionalidades presentes em cada um – o que será essencial para encontrar a solução adequada às necessidades da sua empresa. Por exemplo:
Comercial
Gestão de estoque, CRM, workflow, cotação eletrônica, comércio exterior e e-commerce.
Gestão de pessoas
Gestão da folha de pagamentos, recrutamento e seleção, automação do ponto eletrônico, gestão de competências, banco de currculos, gerenciamento por indicadores gráficos.
Contábil
Escrituração fiscal integrada com a Receita Federal e Estadual, SPED fiscal e contábil, NF-e/SAT, NFC-e/ NFS-e, e-Social, CT-e, Bloco K, controle patrimonial.
Financeiro
Fluxo de caixa e DRE, margem de contribuição, ciclo financeiro e operacional, múltiplas moedas, controle da inadimplência e ponto de equilíbrio.
BI
Gestão estratégica, BI móvel, inteligência artificial.
Esses são só exemplos, e a sua empresa deverá pensar no que precisa em cada um dos módulos e quais são essenciais para atender suas necessidades. Você também pode questionar ao fornecedor se o software terá capacidade para acompanhar o do seu negócio.
Vantagens da RFP
Como montar uma RFP
É possível encontrar vários modelos prontos de RFP, contudo é importante ter em mente que cada empresa tem necessidades específicas, portanto, a sua RFP será única para o seu negócio. É uma excelente ferramenta para gerenciar melhor o seu orçamento, garantir uma boa comparação entre os fornecedores e tomar uma decisão acertada, baseada nas necessidades da companhia. É importante olhar para algumas questões quando se pretende criar uma RFP:
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Por que fazer uma RFP para ERP?
Utilizar uma RFP para a contratação do ERP garante que o mesmo seja muito mais eficiente, permitindo que o fornecedor tenha uma visão muito clara da sua empresa e de suas necessidades de negócio. Uma RFP pode otimizar o tempo de tomada de decisão, elencando pontos e parâmetros de forma clara e focando os esforços do processo de contratação e implementação do seu ERP onde eles são realmente necessários.
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