A sigla DIRF vem de Declaração de Imposto Retido na Fonte e se trata de uma das obrigações tributárias de todas as pessoas jurídicas e algumas pessoas físicas, segundo a legislação referente ao Imposto de Renda.
A seguir, vamos explicar o que é DIRF, quem precisa declarar e como fazer isso. Se quiser saber mais sobre o assunto, é só seguir a leitura.
O que é DIRF e quem deve declarar?
A Declaração de Imposto Retido na Fonte se trata de informar à Receita Federal sobre os rendimentos que o empregador paga ao trabalhador, contando com todos os tributos e contribuições retidos na fonte pagadora.
Essa declaração é uma medida de combate à sonegação fiscal, tanto por pessoas físicas quanto jurídicas. A DIRF é remetida ao ano-calendário anterior — a do exercício 2016 é relativa a 2015, por exemplo.
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte serve para informar os rendimentos pagos a pessoas físicas, inclusive isentos e não tributáveis; para informar o valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidos na fonte; divulgar à Receita Federal pagamentos, créditos, entregas, empregos ou remessas a residentes ou domiciliados no exterior; além de repassar informações sobre planos de assistência à saúde.
Essa declaração deve ser realizada pelas pessoas físicas ou jurídicas que remuneraram pessoas físicas e retiveram impostos sobre essa renda durante o ano-calendário e deve ser realizada mesmo que tenha ocorrido em um único mês. No caso de empresas com filiais, todas as informações devem ser centralizadas na matriz, em um único documento.
Mais detalhes sobre quem deve ou não fazer essa declaração podem ser encontrados na Instrução Normativa RFB N° 1836.
Quais as possíveis punições de não realizar a DIRF?
A fonte pagadora é obrigada a declarar a DIRF se estiver enquadrada na legislação e repassar aos beneficiários o comprovante de rendimentos pagos e de imposto sobre a renda retida na fonte. Essa obrigação é inquestionável.
Por isso, se não o fizer dentro do prazo fixado ou fornecer com inexatidão, ficará sujeita ao pagamento de multa de R$ 41,43 por documento. Parece pouco? Pode não ser: caso a fonte pagadora apresentar informação falsa sobre rendimentos pagos, deduções ou imposto sobre a renda retido na fonte, uma multa de 300% será aplicada sobre o valor declarado de forma errada. Já aquele que se beneficiar na mesma penalidade da informação falsa também será punido.
Na Instrução Normativa SRF N°197 você pode encontrar com mais detalhes quais são as punições legais em caso de irregularidades na DIRF.
Como fazer a DIRF?
A Receita Federal disponibiliza em seu site o Programa Gerador da Declaração (PGD) para download gratuito. Esse programa permite o preenchimento da DIRF manualmente ou importando dados do seu sistema de gestão contábil. Todos os anos uma versão nova e atualizada é lançada, então fique sempre de olho nessas mudanças quando chegar a hora dessa declaração.
Esse arquivo preenchido deve ser enviado em seguida para o Receitanet – também disponível gratuitamente pela Receita Federal – onde passará por validações do sistema. O recibo de entrega só é emitido uma vez que o programa identificar que não existem irregularidades na declaração enviada.
Todas as pessoas jurídicas devem possuir certificação digital para enviar a DIRF, exceto aquelas que optam pelo Simples Nacional.
Se uma DIRF for enviada com erros, ela pode ser retificada com uma nova DIRF contendo os dados corretos, que servirá de substituta para a declaração errônea.
Uma vez feita a declaração é enviada para a Receita Federal, gera-se um número de recibo que pode ser usado para acompanhar o status dessa obrigação. Os status possíveis são: Em processamento (aponta recebimento do documento), Aceita (informa que o documento foi aceito), Rejeitada (informa que o documento tem erros que devem ser retificados), Retificada (indica substituição do documento) e Cancelada (indica que a DIRF foi cancelada e não tem valor legal).
O que fazer para não errar?
Seja por apresentar fora do prazo ou por declarar com erro, a maneira mais eficiente de evitar problemas como esses é contar com profissionais qualificados e experientes para resolver em tempo as demandas.
Eles devem se atualizar frequentemente, já que, como falado anteriormente, as regras da DIRF sofrem alterações da Receita Federal. Esses profissionais têm em mãos instrumentos e ferramentas que promovem agilidade no processo e garantem confiabilidade às informações apresentadas.
A declaração dessa obrigação tributária se tornará algo natural para os que anualmente tiverem que apresentá-la. Ela está integrada à cultura da empresa. A Receita Federal é muito rigorosa quanto à demonstração dos rendimentos, por isso, esse mesmo rigor deve estar presente na vida de quem deve declarar.
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