Gerar valor aos negócios através de processos eficientes e com qualidade é fundamental para que uma organização tenha sustentabilidade no mercado. Investir em BPM vem sendo um ponto cada vez mais importante para que as empresas mantenham um padrão de organização nas atividades, inserindo a gestão baseada em processos e, consequentemente, conquistando um crescimento nos negócios.

Neste artigo, explicamos o conceito de BPM, como implementá-lo na organização, a diferença desse conceito em relação a BPMN e BPMS e quais são as etapas que fazem parte do ciclo de processo. Confira!

O que é BPM?

Business Process Management ou, em português, Gestão de Processos de Negócio, o BPM é um conjunto de práticas focadas em processos ponta a ponta que ajudam as organizações a aumentarem sua eficiência e qualidade operacional de forma contínua.

As empresas se perdem com facilidade nas estratégias e nos planejamentos dos negócios e, com isso, não conseguem atingir as metas estipuladas. A gestão baseada em processos faz a integração desses processos com base nos objetivos que a empresa deseja ao entregar o produto ou serviço para o cliente. 

Com um gerenciamento de qualidade, o BPM faz análises precisas, executa atividades de forma dinâmica e monitora dados e informações, otimizando o tempo de trabalho e aumentando a produtividade.

Alguns conceitos ajudam os gestores a compreenderem com mais facilidade o funcionamento dessa gestão:

  • Mapeamento de processos: forma de reunir informações de todo o funcionamento do negócio para melhor entendimento dos processos.
  • Padronização dos processos: como os processos serão seguidos pelos colaboradores com um padrão organizado.
  • Business Process Improvement (BPI): também chamada de Melhoria de Processos, ajuda a efetivar as atividades para garantir que atendam as expectativas da empresa.
  • Otimização de processos: ações para aumentar e melhorar o desempenho dos processos organizacionais.

Quais são as vantagens do BPM?

O BPM contribui  para que os processos organizacionais possam ser acompanhados de forma precisa através dos indicadores de desempenho. Com isso, é possível avaliar todos os gargalos que impedem a conquista das metas. São inúmeras as vantagens de aplicar a gestão baseada em processos, entre elas:

  • Controla as atividades em graus de importância para que a entrega final ao cliente seja com qualidade;
  • Amplia o campo de visão dos processos através da melhoria contínua;
  • Contribui para que aumentar a produtividade, a eficiência e a qualidade dos processos;
  • Acompanha os processos em tempo real, contribuindo para a rápida identificação dos gargalos;
  • Ajuda a entender cada processo e a criar melhorias e estratégias a partir das análises organizacionais internas e também dos fatores externos.

Como implementar o BPM em uma empresa?

Para a implementação do BPM, é importante que a empresa faça um mapeamento de todos os processos que são fundamentais na organização, mas que precisam ser reavaliados. Isso facilita o entendimento e a visualização dos colaboradores e, assim, é possível alcançar as metas.

Os gestores precisam entender como está o funcionamento de todas as atividades, quais são os processos com gargalos e o nível de produtividade da equipe, que é a força motriz para o bom andamento e direcionamento da gestão baseada em processos.

Para que a aplicação do BPM seja feita com qualidade e melhoria contínua, são necessárias revisões e monitoramentos constantes, mesmo após a implementação. Para isso, o uso dos indicadores de desempenho são fundamentais para gerenciar a eficiência dos processos.

A gestão baseada em processos ajuda a centralizar o foco nos pontos que precisam realmente de atenção, mas também fornece dados e informações dos resultados positivos, para que os gestores tenham como base o que é preciso manter para conquistar cada vez mais produtividade e lucratividade.

Qual é a diferença entre BPM, BPMN e BPMS?

Por serem siglas muito parecidas, o BPM, o BPMN e o BPMS podem causar confusão de conceitos. Cada uma tem suas particularidades, mas são tipos de gestão baseadas em processos que podem ser interligadas e caminharem juntas.

Esses conceitos estão cada dia mais presentes na rotina das organizações que desejam alcançar metas para se destacar no mercado. As três siglas possuem um ponto em comum, que é a melhora contínua da organização em uma empresa, mas cada uma tem suas características que as diferenciam. Saiba mais a seguir.

BPM

Como já falamos, o BPM ou Gestão de Processos de Negócio são práticas de organização, visualizadas de maneira ampla, de todos os processos que englobam o dia a dia de uma empresa. 

Essa gestão faz o monitoramento e a análise de cada uma das atividades de forma a identificar gargalos que causam problemas e atrasos no andamento e no equilíbrio dos negócios.

O foco do BPM é inserir melhorias contínuas e estratégicas na rotina de atividades da empresa, para que as metas dos negócios consigam ser alcançadas com organização, eficiência, qualidade e produtividade. Essa gestão conquista pontos importantes para os negócios, como:

  • Evitar ou reduzir riscos e problemas gerais com os processos;
  • Diminuir custos;
  • Reduzir falhas humanas;
  • Otimizar o tempo dos processos;
  • Diminuir o retrabalho;
  • Automatizar para melhorar a produtividade e a eficiência;
  • Organizar e padronizar os processos.

BPMN 

Também com o intuito de organizar os processos operacionais a fim de melhorar a qualidade e a eficiência, o Business Process Model and Notation (BPMN) ou, em português, Modelo de Processo de Negócio e Notação, é uma linguagem específica da gestão baseada em processos.

Através de um fluxograma com linguagem específica para a gestão dos processos, o BPMN permite fazer o mapeamento com desenhos das atividades a serem trabalhados no processo. É uma maneira prática para que gestores e colaboradores entendam de forma precisa cada tópico abordado.

Com o BPMN, é possível determinar a ordem que as tarefas dos processos serão executadas de forma ilustrativa, para que amplie o campo de visão dos gestores envolvidos e também dos colaboradores e, assim, a gestão seja entendida e aplicada corretamente.

Veja o vídeo do Mestre do ERP no qual ele elenca o porquê seu sistema de gestão deve ser baseado em processos:

BPMS

De forma totalmente automatizada, o Business Process Management System (BPMS) ou, em português, Sistema de Gestão de Processos de Negócio integra todas as características das siglas anteriores através de softwares. 

É o sistema que traz todo o suporte que o BPM necessita em cada uma de suas etapas, além de permitir o mapeamento de processos (BPMN) de forma totalmente digital. Ele proporciona uma execução eficaz e de qualidade, com análises e monitoramentos em tempo real de cada execução.

Quais são as etapas do ciclo de processo de BPM?

É preciso seguir etapas no momento de estruturação do BPM para fazer as transformações necessárias e da maneira certa. Seguindo essas fases, a organização consegue modificar os processos de maneira organizada e alinhada com a gestão.

Análise

Essa etapa compreende o processo em sua forma atual (“AS-IS”) e como ele cumpre seus objetivos. São poucas as pessoas que conhecem o trabalho que realmente precisa ser feito. Então, é preciso ter o detalhamento do que deve ser feito em cada tarefa do processo para atender às metas pretendidas.

Devido à alta complexidade das organizações e ao volume de processos, no passo de análise, é preciso focar em levantar os processos que geram maior valor (receita), altos custos (despesas) ou alto impacto à corporação.

Além de evidenciar o fluxo e os participantes do processo, no passo de análise, deve-se buscar responder às seguintes questões:

  • Qual é o objetivo do processo?
  • Quais são os objetivos que não estão sendo atingidos?
  • Quais são as variações do processo?
  • Quais são os gargalos já conhecidos?

Desenho

Nesta etapa, é feita a construção da nova versão otimizada do processo alinhado à estratégia da organização com foco no cliente, seja ele interno ou externo. É neste momento que é realizada a implantação da solução de BPMS para otimização de processos.

Também é comum a adoção de automações para que o trabalho dos colaboradores seja reduzido ou até mesmo eliminado.

Vale lembrar que é fundamental a aplicação das melhores práticas para se obter o melhor resultados no processo, como:

  • Definir um único representante do processo para ter contato com o cliente (solicitante);
  • Focar em atividades que geram valor e tentar eliminar as que não geram;
  • Minimizar handoffs ou o impacto deles, aumentando a clareza da informação;
  • Padronizar o processo;
  • Definir métricas de performance.

Gerenciamento de desempenho

No gerenciamento, os gestores monitoram o desempenho do processo, buscando identificar gargalos e pontos de melhoria.

Nesta etapa, é importante deixar claro o que exatamente está sendo monitorado e por quê. Vale lembrar que formalizar o sistema de medição aos gestores e participantes do processo é um passo fundamental para obtenção de melhores resultados.

As ferramentas de BPMS são grandes aliadas desta etapa do ciclo. Normalmente, elas trazem diversos dashboards gerenciais com indicadores de desempenho dos processos já nativos na ferramenta ou, então, permitem sua construção de forma personalizada, o que aumenta ainda mais o poder analítico dos gestores.

Transformação

A transformação de processo é a etapa de aplicação do conceito de melhoria contínua, visando otimizar o processo. Ou seja, é o redesenho e/ou reengenharia do processo para minimizar erros, gaps e gargalos identificados durante o gerenciamento de desempenho. 

Neste passo, também é muito importante listar os benefícios das mudanças tanto para liderança executiva e gestores quanto para participantes do processo, de modo a criar maior engajamento das pessoas e sucesso na transformação.

E, então, recomeça-se na fase de desenho, seguida de gerenciamento de desempenho e, depois, de transformação, e assim por diante. Assim, é executada constante evolução do processo, ou seja, ciclo BPM.

O sistema BPM da Sankhya

Segundo o estudo “Mercado Brasileiro de Software – Panorama e Tendências 2020”, realizado pela ABES – Associação Brasileira de Software, a indústria de tecnologia cresceu 22,9% em 2020. Por isso, é importante que as empresas caminhem junto com a tecnologia e invistam em sistemas como aliados para o alcance dos objetivos e o destaque no mercado.

O sistema ERP da Sankhya oferece um módulo para automatização e gerenciamento de processos chamado SankhyaFlow. O sistema permite à empresa modelar seus processos por meio da notação BPMN e orquestrar sua execução de forma inteligente e eficiente. Além disso, disponibiliza indicadores de gestão em tempo real aos líderes para buscarem melhoria contínua e otimização nos processos.

A Sankhya possui a melhor solução de gestão para a sua empresa, seja qual for o segmento. Conquiste mais eficiência, processos otimizados e gestão assertiva do seu negócio. Fale com um consultor e solicite uma proposta!