A apuração de custos é um fator fundamental para definir de maneira correta os preços de produtos e serviços. Assim como um planejamento estratégico que a empresa cria para direcionar o alcance de objetivos, ter os valores de mercadorias calculados com exatidão é a forma correta para não correr riscos com os resultados.

Todo o processo de apuração de custos é importante para um melhor direcionamento dos negócios e, consequentemente, o aumento dos lucros. Pular essa etapa pode gerar conflitos e prejuízos financeiros.

Hoje, quero conversar com você a respeito da apuração de custos, como executá-la de forma correta na sua empresa e por que é um assunto tão polêmico e que ainda gera alguns conflitos. Confira!

A importância de um bom ERP na apuração de custos

Embora cada empresa tenha uma disciplina de apuração de custos, esse processo tem características únicas e, muitas vezes, os ERPs são limitados em relação a essa questão. Trazem algumas métricas pré-determinadas e pré-definidas às quais as empresas têm necessariamente de aderir. 

E, para fazer algo que seja mais adaptado ao seu negócio, é comum ser necessário o uso de soluções fora do ERP, como uma planilha, um controle, um tipo de trabalho adicional para conseguir apurar os custos. E essa não é a opção correta. O seu ERP precisa ser suficientemente flexível para incorporar qualquer que seja a sua métrica de apuração de custos.

Ainda que isso tenha algo exclusivo da empresa, é preciso que o ERP ofereça a opção de fazer uma fórmula de apuração de custos, do mesmo jeito que seria feito no Excel, por exemplo. Ou seja, você não pode ficar restrito às métricas que o ERP impõe, pois ele tem que ser flexível. 

Não é tão simples fazer uma métrica de apuração de custos do ponto de vista gerencial. Você reúne vários executivos e faz debates, mas quando se chega a uma métrica, qualquer que ela seja, o ERP precisa ser suficientemente flexível para incorporá-la sem customização, controles adicionais e planilhas.

Outro aspecto importante e sempre polêmico da apuração é o fato de que, muitas vezes, as empresas só sabem qual é o seu custo no final do ciclo. Ou seja, o trabalho acontece sem ter exatamente o custo definido e, somente ao gerar o relatório no dia 5 do mês subsequente, por exemplo, é que o gestor descobre qual foi o custo praticado ao longo do mês.

Essa não é a maneira correta, pois é fundamental saber qual o custo da operação agora. Existem algumas questões que podem ser apuradas instantaneamente como:

  • o custo da matéria-prima;
  • o custo dos insumos;
  • o custo de algumas operações de frete, entre outros.

Outros custos só podem ser definidos ao final do período, como por exemplo, a folha de pagamento. Ela pode ter hora extra, abstenção ou um tipo de mobilidade de pagamentos variáveis que só é possível saber exatamente no fechamento da folha no final do mês. Porém, sempre existe um planejamento, porque o nível de modificação do valor da folha não é aleatório, uma vez que é possível saber qual é a faixa de normalidade a que a empresa está habituada, além de ter acesso ao histórico de pagamento.

Ou seja, o exato custo é definido só ao final, mas, com o auxílio do histórico, você consegue fazer um valor arbitrado para o período, que vai ser próximo do valor que vai chegar ao final.

Como funciona a apuração de custos no sistema?

Algumas empresas têm uma postura mais conservadora e arbitram um número que está um pouco acima da média. Outras possuem uma postura mais realista e analisam realmente o que é a média dos últimos tempos e o que estão preparadas para provisionar como despesa no final do período.

O fato é que o sistema permite estabelecer um critério de média e de adesão a um histórico de pagamento para que, no decorrer do período, mesmo que o custo não seja absolutamente real, você não vai errar por 5% ou por 8%. Talvez erre por 0,5% ou 1%.

É importante estabelecer uma métrica para que esse custo padrão, ou SC (Standard Cost), como a teoria chama, seja adequado para funcionar como um norte para o desempenho do dia a dia. Assim, é fácil saber no dia 10, 12 e 14, por exemplo, qual é o custo que está praticando. 

Pode acontecer de, até o final, ser preciso revistar ou reprocessar o custo, mas você vai saber se está perto ou longe da métrica e da meta de custo ou do que foi definido como resultado para o período determinado. Assim, os colaboradores conseguem avaliar se precisam correr atrás ou se estão em dia com a meta de custo.

Outro elemento importante da apuração de custos é a base da precificação. Muitas vezes, o preço vai ser determinado pelo custo que você está realizando ou o que o mercado determina.

Mas é necessário saber qual é a margem que vai ser praticada em relação ao custo para que funcione como um balizamento do preço que será praticado. Isso só é possível se a apuração de custo for fornecida em tempo real.

O que o ERP tem que estar apto a fazer?

Outro ponto que pode acontecer é que nem sempre o preço será baseado no custo do que se tem em estoque, comprado ou produzido. Às vezes, ele será baseado no preço do fornecedor. Se ele muda a tabela de preço, mesmo que ainda não tenha efetuado a compra, pode vir a repercutir no aumento de preço.

Quando o seu fornecedor muda o preço, você precisa ter um método de captura desse valor, seja por importação da tabela de preço, leitura no site ou algum tipo de integração. 

O sistema deve fazer a leitura da tabela de valores e os cálculos de custos, considerando a geração de preço que o seu fornecedor propôs. De acordo com uma fórmula de precificação, que também tem que ser flexível, o sistema já tem que oferecer a você uma sugestão de preço automaticamente.

Com a sugestão oferecida pelo ERP, o próximo passo é analisar a conveniência de fazer a majoração de preço. Quando o fornecedor gera uma nova tabela, o sistema faz a leitura, gera o custo e o preço e mostra ao gestor que, de acordo com a modificação feita, existe um novo preço sugerido. 

Se estiver de acordo, basta confirmar. Se não, é possível fazer os ajustes de maneira automática, flexível e instantânea. Esse processo se tornou um fator decisivo na rentabilidade das empresas porque os preços mudam a todo momento.

Disponibilizei um vídeo sobre este assunto no meu canal.

Sua empresa precisa ter uma gestão de custo e de preço em que o ERP não seja um freio para a necessidade de automação e, sim, uma ajuda para tornar todas essas ações instantâneas.

Você já teve alguma experiência de administração de custo ou de preço que envolveu algum desses problemas ou alguma solução bacana? Inscreva-se no canal e compartilhe conosco!