O gestor de contratos é um cargo fundamental nas empresas, sendo encarregado de supervisionar e administrar os contratos estabelecidos pela organização. Essa função é essencial para garantir a integridade e o sucesso das relações contratuais.

Com tantas demandas diferentes, a gestão de contratos tem se tornado um setor estratégico, auxiliando os negócios a terem mais eficiência e segurança no controle do ciclo de vida dos documentos.

Neste artigo, entenda o que é a gestão de contratos, a sua importância, o que um gestor de contratos faz e quais são suas responsabilidades, por que uma organização deve contratar esse profissional e qual é a tecnologia ideal para essa área. Confira!

O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos envolve planejamento, supervisão e administração de todos os contratos estabelecidos pela empresa com seus parceiros, fornecedores ou clientes. 

É o conjunto de processos e estratégias que garantem eficiência, segurança e controle no ciclo de vida dos contratos da organização.

O principal objetivo do setor não é redigir contratos ou formalizar acordos, mas sim evitar riscos que possam ocorrer durante as etapas do documento.

Ou seja, por meio de uma série de processos bem estabelecidos, o gestor de contratos consegue controlar todas as cláusulas, assegurando o cumprimento correto de tudo o que foi acordado, dando mais segurança jurídica às partes e evitando expor a empresa a multas e sanções, como por quebra contratual.

Essa prática abrange desde a negociação e a elaboração dos contratos até o monitoramento do cumprimento dos termos e das condições acordadas, incluindo prazos, entregas e pagamentos. 

Além disso, fazer a gestão de contratos também engloba a resolução de disputas, renegociações quando necessário e a garantia de conformidade com as leis e regulamentos pertinentes.

Qual é a importância da gestão de contratos para uma empresa?

Ao garantir que todos os contratos firmados estejam devidamente administrados e cumpridos, a gestão de contratos ajuda a minimizar riscos, evitar litígios e garantir o alinhamento das partes envolvidas aos termos acordados. 

Além disso, um gerenciamento eficaz contribui para a transparência e a integridade das operações comerciais, promovendo relacionamentos saudáveis e de confiança com fornecedores, parceiros e clientes. 

Por meio da organização e do monitoramento contínuo dos contratos, a organização pode otimizar seus recursos, aumentar o valor dos acordos e reduzir possíveis impactos negativos, assegurando assim sua competitividade e sucesso no mercado.

O que um gestor de contratos faz e quais são suas responsabilidades?

O gestor de contratos é o profissional responsável por administrar e supervisionar o ciclo de vida de todos os documentos e contratos de uma empresa.

Ele pode ter uma série de tarefas, atividades e responsabilidades dependendo da companhia. Por exemplo:

  • Elaborar os documentos, negociando com as partes envolvidas e revisando alterações;
  • Identificar erros contratuais, evitando riscos à empresa;
  • Garantir boas práticas de negociação;
  • Verificar a conformidade do documento em relação às legislações e às políticas da organização;
  • Assegurar o cumprimento de todas as cláusulas contratuais durante a vigência do documento;
  • Controlar prazos;
  • Realizar o armazenamento e o arquivamento correto dos documentos;
  • Identificar o momento de encerrar ou renovar os contratos;
  • Acompanhar possíveis alterações nas legislações, anexando novas regras aos contratos;
  • Fiscalizar os contratos, evitando fraudes, erros ou não execução dos termos;
  • Avaliar a qualidade dos serviços contratados ou dos produtos entregues pelos fornecedores;
  • Garantir a segurança dos dados e o sigilo das informações.

    Para que esse profissional consiga realizar de forma satisfatória o seu serviço, é essencial ter um bom alinhamento e uma comunicação clara com todas as áreas da organização, como jurídico, financeiro, compras etc.

    O gestor de contratos também orienta as negociações e esclarece as partes sobre as cláusulas e os pontos de cada contrato, oferecendo informações precisas para os demais gestores, auxiliando na tomada de decisões mais assertivas.

    Quando pode haver problemas durante a vigência de um contrato, como a execução incorreta de um serviço, atrasos na entrega de mercadorias e outras questões, é o gestor de contratos que precisa solucioná-los, anexando a documentação ao contrato e relatando as ocorrências.

    Como a maioria das empresas dispõe de uma série de contratos vigentes ao mesmo tempo, o gestor e sua equipe precisam ter organização para conseguir acompanhar todos os documentos e garantir que tudo esteja de acordo com a negociação.

    Por que uma empresa deve ter um gestor de contratos?

    Um controle eficiente dos contratos pelo gestor assegura a entrega correta de serviços e produtos e a conformidade com cláusulas acordadas, além de evitar exigências não previamente estabelecidas.

    É também esse profissional que acompanha o prazo de encerramento dos contratos, evitando problemas com o não encerramento ou a renovação que podem, por exemplo, causar um desabastecimento de um item primordial para o funcionamento do negócio.

    Se esses pontos não são geridos corretamente, a empresa pode ser prejudicada em relação ao cumprimento de metas, além de ter atrasos nas operações organizacionais e perda de tempo e dinheiro, com prejuízos financeiros e má reputação no mercado.

    Em relação aos contratos firmados com os clientes, um bom gerenciamento permite que a organização entregue tudo o que foi acertado dentro do prazo e com a qualidade esperada. Isso é fundamental para melhorar os resultados e a satisfação dos consumidores.

    Não é incomum, por exemplo, que alguns clientes façam exigências de itens que não estão dispostos no contrato. Se a empresa não realizar a gestão desses documentos, pode sofrer prejuízos entregando produtos ou serviços fora do que foi acordado. 

    O gestor de contratos também deve acompanhar as alterações nas legislações, já que essas mudanças podem onerar alguma das partes envolvidas e, se isso não for acompanhado de perto, esses prejuízos financeiros só poderão ser percebidos e calculados ao final do contrato, com acréscimo de juros.

    Se a organização presta ou contrata serviços com preços baseados em moedas estrangeiras, esse acompanhamento é essencial, conferindo diariamente o câmbio e estimando tendências de queda ou de alta no valor dessas moedas. 

    As alterações cambiais não previstas acabam levando as instituições a pagarem valores mais altos ou receberem mais baixos, os quais impactam o orçamento do negócio.

    Como a tecnologia pode auxiliar o gestor de contratos?

    Segundo levantamento da Capterra, em 2024, 71% das organizações entrevistadas pretendem investir em softwares. 

    Os sistemas são cada vez mais fundamentais para a automação das tarefas e operações organizacionais, principalmente atividades feitas de forma manual, que demandam tempo e são propensas a erros.

    Para um gestor de contratos, a tecnologia é uma ótima aliada, pois permite digitalizar e disponibilizar todos os documentos para os setores relacionados da empresa, automatizar processos e convergir informações, o que garante um controle ainda mais preciso.

    Por isso, para uma gestão de contratos de excelência, é essencial que a organização invista em um sistema ERP de qualidade e tenha disponíveis os principais recursos de que um gestor precisa. 

    O ERP Sankhya auxilia o gestor de contratos em todas as operações de forma eficiente, precisa e otimizada. Entre as diversas funcionalidades que esse sistema oferece, estão:

    • Cadastro de contratos, contendo tudo o que a empresa precisa para fazer a gestão;
    • Cálculo automático do reajuste dos contratos, conforme o método estabelecido e na data-base adequada;
    • Capacidade de anexar inúmeros documentos e arquivos digitais ao contrato;
    • Notificação para a área comercial sobre data de término ou reajuste dos contratos;
    • Emissão do contrato a partir do sistema, com assinatura digital;
    • Provisão de receitas e despesas financeiras de contratos geradas automaticamente.

    O sistema faz a integração das informações e permite um controle assertivo e adequado de cada contrato e de todos os dados que impactam esse setor.

    Por isso, é fundamental investir em um software completo e com todos os recursos necessários para a melhor atuação do gestor de contratos da sua empresa.

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