Em tempos de transição digital, inteligência artificial (IA) e constante adaptação do ser humano ao “Mundo VUCA”, cada minuto se torna um recurso precioso, e a gestão do tempo nunca foi tão necessária.
Um milésimo de segundo pode definir o sucesso ou fracasso das empresas. E o gerenciamento do tempo é visto como a saída na potencialização da produtividade e nos ganhos exponenciais.
Todos têm 24 horas por dia. Portanto, o tempo é o recurso disponível mais democrático e quem sabe utilizá-lo com inteligência se destaca em qualquer mercado, pela alta performance e produtividade. Mas, afinal, o que é gestão do tempo e como fazê-la?
O que é gestão do tempo?
A princípio, o termo “gestão do tempo” trata da habilidade em fazer o controle do tempo, planejamento, organização e ter disciplina para executar tarefas e atividades com eficiência e em um curto espaço de tempo.
Mas o gerenciamento de tempo vai muito além e passa a ser uma das soft skills mais procuradas por empresas entre os colaboradores.
Isso acontece por causa do excesso de informações, responsabilidades e estresse gerado pela sensação de que o tempo parece estar passando mais rápido. E os profissionais que conseguem fazer gestão do tempo mantendo o foco no que é importante têm um diferencial no mercado.
Resumidamente, a gestão do tempo representa o uso de uma série de processos e ferramentas que ajudam na execução de atividades e projetos, garantindo o cumprimento de prazos e proporcionando resultados satisfatórios.
Qual é a importância da gestão do tempo?
O gerenciamento de tempo auxilia gerando clareza dos próximos passos a serem dados e, por isso, beneficia as empresas no cumprimento de metas, aumento da receita e geração de lucro.
Além disso, a gestão de tempo proporciona um ambiente organizacional mais leve.
Com uma competição global cada vez mais acirrada, pressão por resultados, exigência de produtividade e performance elevada, a gestão do tempo permite que o volume de informações seja organizado e transformado em conhecimento.
E o conhecimento aplicado na prática vira sabedoria. Com sabedoria, os funcionários conseguem ter mais equilíbrio pessoal e profissional e os departamentos das empresas, que são constituídos por pessoas, se tornam mais ágeis.
Na medida em que os colaboradores sabem gerir prazos e responsabilidades, conseguem fazer uma melhor entrega dentro do tempo definido.
Alguns dos benefícios da gestão de tempo são: redução do estresse, melhora no prazo de entrega e aumento da produtividade.
Gestão do tempo e produtividade
A produtividade nada mais é do que fazer a coisa certa, na hora certa e da maneira correta, e um bom gerenciamento de tempo faz com que a clareza de propósito esteja presente em cada etapa.
Isso significa que a gestão de tempo mostra constantemente quais caminhos devem ser percorridos e, em caso de imprevistos, gera a clareza de como resolver os obstáculos rapidamente encontrando novas direções.
A produtividade engloba qualidade de vida (da empresa e do funcionário), saúde financeira, saúde emocional, decisões assertivas, entrega no prazo, entre outras.
E a gestão do tempo bem praticada eleva esses fatores, assim como uma má gestão de tempo aumenta as chances dos “ladrões de tempo” invadirem os ambientes corporativos. Interrupções, troca excessiva de e-mails, mau uso de redes sociais, falta de limite de responsabilidades e ausência de foco nas reuniões reduzem a produtividade.
Para conciliar produtividade e gerenciamento de tempo, existem boas práticas como: estabelecimento de prioridades, definição de responsabilidades, entre outras. Confira agora 5 dicas para melhorar a gestão do tempo.
5 dicas para melhorar a gestão do tempo
Existem inúmeras ferramentas e métodos de gestão do tempo disponíveis por aí. Conforme dito anteriormente, o gerenciamento de tempo é uma soft skill muito importante que gestores e CEOs devem desenvolver pessoalmente e nas corporações.
Para simplificar, separamos 5 dicas para melhorar a gestão do tempo imediatamente no dia a dia de um negócio que busca produtividade e resultados em primeiro lugar.
1. Gere clareza
Antes de mais nada, é necessário definir onde a empresa está e aonde quer chegar. Para começar um bom gerenciamento de tempo é preciso focar no que realmente importa.
A missão, a visão e os valores do negócio devem estar muito claros para todos os funcionários, assim como quais são os objetivos, as necessidades, os pontos fortes, as fraquezas, as oportunidades de negócios, as ameaças, os princípios e os propósitos.
Uma vez que a empresa deixa essas informações claras, torna mais fácil o processo de tomada de decisões dos gestores e subordinados.
Nesse passo pode-se usar a matriz SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats) ou também chamada de FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças), um método mundialmente utilizado para definição de planejamento estratégico.
2. Defina metas claras
Uma vez que os objetivos estão claros, é momento de definir metas e estratégias certeiras. Para este passo, aconselhamos o uso do conceito SMART, quando são definidas metas Específicas (S), Mensuráveis (M), Atingíveis (A), Relevantes (R) e Temporais (T).
O conceito SMART facilita a gestão do tempo, garantindo que as metas sejam executadas com mais eficiência, dentro dos prazos definidos.
3. Desenvolva um plano de ação mensurável
Para ter certeza de que as metas serão cumpridas, é necessário que a equipe responsável pela gestão de tempo construa um plano de ação mensurável, com indicadores de performance adequados, que permitam o acompanhamento do resultado das tarefas e atividades.
O plano de ação deve informar quais tarefas serão feitas, por quem, quando, onde e de que forma. Além dos prazos e dos agendamentos, devem ser definidas também as prioridades.
Nessa etapa pode ser usada a matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz urgente/importante.
Depois de definidas as tarefas, estipula-se as obrigações, delegando para os responsáveis de cada atividade e setor. É sempre bom começar pelas tarefas mais importantes e mais urgentes.
No plano de ação, também é possível incluir planejamentos operacionais, prever e evitar imprevistos, eliminar excessos e manter o foco somente no que deve ser executado, deixando somente o essencial.
4. Execute mais e procrastine menos
Com o plano de ação em mãos, é hora de colocá-lo em prática. Para facilitar a execução, a gestão de tempo usa ferramentas e métodos que vão garantir as entregas dentro dos prazos. É bom se atentar para alguns pontos na execução.
- Não subestime a duração de uma tarefa;
- Evite distrações;
- Organize pausas;
- Evite as multitarefas;
- Realize atividades parecidas em sequência;
- Faça o mais difícil primeiro;
- Use ferramentas e métodos.
Algumas técnicas, ferramentas e métodos muito utilizados pela gestão do tempo são: Método Pomodoro; Princípio de Pareto; Metodologia GTD; Google Agenda; Asana, Trello, entre outros.
5. Equilibre
Na medida em que as tarefas e as atividades são concluídas, é necessário verificar se elas estão trazendo os resultados esperados. Caso contrário, é preciso reestruturar e adaptar os planejamentos.
Nessa etapa, é importante rever os resultados alcançados, revisar responsabilidades, otimizar reuniões e processos, dizer “não” para determinadas demandas, alterar e flexibilizar os planejamentos e prazos e centralizar as informações em um local só.
É fundamental que as informações e os dados dos processos estejam unificados, facilitando o gerenciamento de tempo. E um software de gestão pode ser uma excelente ferramenta.
ERP na gestão do tempo
Uma das principais funções do ERP (sistema integrado de gestão empresarial) é otimizar e agilizar processos. Portanto, empresas que fazem uso dessa tecnologia ganham mais tempo e, consequentemente, focam mais em estratégias do que em atividades repetitivas.
Conforme dito anteriormente, a gestão de tempo não é só a administração de horas, atribuições, obrigações e tarefas, mas a clareza do que é realmente importante para a corporação. Essa clareza vem de dados precisos e objetivos reunidos no ERP.
Com essas informações em mãos, os gestores e CEOs podem tomar decisões mais certeiras com maior velocidade, assim como identificar novos caminhos, erros e oportunidades com mais agilidade.
Na era digital, unir boas práticas de gestão do tempo com o uso do ERP gera competitividade ilimitada, melhora a comunicação entre setores da empresa, aumenta capacidade de gestão em tempos de crise, além de ser um excelente instrumento para resolver pendências.
Unir o gerenciamento de tempo e um ERP aumenta resultados e, consequentemente, a receita do negócio. Isso acontece porque o sistema consegue fazer o gerenciamento de todas as atividades e processos desde o começo até o pós-venda.
Por meio do ERP Sankhya, é possível enxergar em dashboards tudo o que está acontecendo em todos departamentos da empresa em formato de números, gráficos e formulários, facilitando a visão do negócio.
Quando um gestor une técnicas de gestão de tempo com um ERP, consegue priorizar e delegar melhor as funções, definir objetivos e metas e monitorar os indicadores de performance (KPIs) com mais facilidade.
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