Você sabia que a Gestão de Stakeholders é um componente crítico para o sucesso de qualquer projeto, seja ele pequeno ou de grande escala?
De acordo com o Project Management Institute (PMI), 90% do trabalho de um gerente de projetos envolve comunicação com os stakeholders, evidenciando a importância desse processo para o andamento e a conclusão bem sucedida de um projeto.
A gestão de stakeholders em projetos envolve a identificação, análise, e engajamento das partes interessadas que podem influenciar ou ser impactadas pelo projeto.
Um exemplo prático pode ser visto em grandes obras de infraestrutura, onde a gestão de stakeholders é essencial para alinhar as expectativas de investidores, comunidades locais, e órgãos reguladores, minimizando riscos e garantindo o cumprimento dos prazos e orçamentos.
Mas, afinal, o que são stakeholders?
O que são stakeholders?
Resumidamente, stakeholders são todos os indivíduos, grupos ou organizações que têm interesse ou estão diretamente impactados pelas atividades e decisões de uma empresa ou projeto.
O termo “stakeholder” pode ser traduzido para o português como “partes interessadas”, o que reflete bem sua importância e envolvimento nas dinâmicas empresariais e organizacionais.
Esses stakeholders podem ser internos ou externos à empresa. Stakeholders internos incluem os colaboradores, gestores e acionistas, que têm um interesse direto no sucesso e na operação do negócio, uma vez que dependem dele para obter salários, dividendos ou alcançar metas profissionais.
Por outro lado, stakeholders externos abrangem clientes, fornecedores, parceiros comerciais, a comunidade local, órgãos governamentais, entre outros. Esses grupos, embora não façam parte da estrutura interna da organização, têm um impacto significativo ou são impactados pelas atividades da empresa.
O que é gestão de stakeholders?
A gestão de stakeholders é o processo estratégico de identificar, analisar e envolver todas as partes interessadas (stakeholders) que têm influência ou são impactadas pelas atividades de uma empresa ou projeto.
Essa gestão visa garantir que as expectativas e necessidades dos stakeholders sejam compreendidas e atendidas, de modo a promover relações positivas e evitar conflitos que possam prejudicar o sucesso da organização.
Além disso, uma gestão eficaz fortalece a reputação da empresa e contribui para a construção de relacionamentos duradouros e mutuamente benéficos.
Em outras palavras, a gestão de stakeholders é uma prática fundamental que visa harmonizar os interesses de todas as partes envolvidas, garantindo que as decisões empresariais sejam sustentáveis e benéficas para todos os envolvidos.
Quais são as fases do gerenciamento de stakeholders?
O gerenciamento de stakeholders é um processo estruturado composto por várias fases, cada uma desempenhando um papel fundamental para garantir que os stakeholders sejam adequadamente considerados e engajados ao longo do ciclo de vida de um projeto.
Abaixo, estão as principais fases do gerenciamento de stakeholders:
1. Identificação dos stakeholders
Nesta etapa, a empresa ou equipe de projeto mapeia todas as partes interessadas que podem influenciar ou serem impactadas pelo projeto, incluindo stakeholders internos e externos. Uma análise criteriosa ajuda a garantir que nenhuma parte interessada relevante seja negligenciada.
2. Análise dos stakeholders
Aqui, é necessário avaliar o nível de interesse, influência e poder de cada stakeholder. Essa análise permite classificar os stakeholders em categorias, como aqueles que precisam de maior atenção e engajamento contínuo, e aqueles que, embora importantes, demandam menos esforço de gerenciamento.
3. Planejamento de engajamento dos stakeholders
É na fase de planejamento de engajamento que são definidas as estratégias para interagir com os stakeholders de maneira eficaz. Neste estágio, a equipe determina como, quando e com que frequência se comunicará com cada grupo de stakeholders.
4. Engajamento dos stakeholders
O engajamento coloca em prática o plano desenvolvido anteriormente. A finalidade é garantir que todos os stakeholders estejam informados, alinhados com os objetivos do projeto e se sintam ouvidos e valorizados.
5. Monitoramento e controle dos stakeholders
Fazer o monitoramento e controle dos stakeholders é uma fase contínua, que ocorre durante todo o ciclo de vida do projeto. Nesta etapa, a equipe de gestão avalia regularmente o envolvimento dos stakeholders, o impacto de suas influências, e ajusta as estratégias de engajamento conforme necessário.
6. Revisão e aprendizado
Ao final do projeto ou de uma fase significativa, a revisão e aprendizado é uma etapa essencial. Nesse momento, a equipe avalia o que funcionou bem no gerenciamento de stakeholders e o que pode ser melhorado para futuros projetos.
Qual é a importância dos stakeholders para a gestão do projeto?
Sinteticamente, os stakeholders são peças-chave para o sucesso de qualquer projeto. Sua influência, conhecimento, e apoio podem determinar a direção e o resultado de um empreendimento.
Por isso, a gestão de stakeholders deve ser tratada como uma prioridade em qualquer projeto, aumentando as chances de sucesso e contribuindo para o fortalecimento da gestão de empresas e para a criação de valor sustentável a longo prazo.
Outros fatores que tornam os stakeholders importantes para a gestão de projeto são:
- Influência no sucesso do projeto: Um cliente satisfeito pode promover o projeto, enquanto um fornecedor insatisfeito pode causar atrasos, por exemplo.
- Tomada de decisões informada: Cada stakeholder traz experiências e conhecimentos únicos que podem enriquecer o processo decisório, ajudando a identificar riscos, oportunidades e soluções inovadoras.
- Gestão de riscos: Ao envolver os stakeholders desde o início, a equipe do projeto pode antecipar potenciais problemas e desenvolver estratégias para mitigá-los.
- Apoio e compromisso: Quando as partes interessadas se sentem ouvidas e valorizadas, elas tendem a se engajar mais ativamente, fornecendo recursos, suporte, e colaboração necessários.
- Alinhamento com os objetivos estratégicos: Através da análise de dados e do engajamento contínuo dos stakeholders, é possível ajustar o escopo e as atividades do projeto para maximizar seu valor estratégico.
- Reputação e responsabilidade social: Um projeto que considera as necessidades e expectativas dos stakeholders demonstra uma postura ética e responsável, o que pode melhorar a imagem da empresa e fortalecer suas relações com a comunidade, clientes e parceiros.
Quais são as melhores ferramentas de gestão para gerenciar stakeholders?
As ferramentas de gestão auxiliam na identificação, análise, comunicação e monitoramento das partes interessadas, garantindo que suas expectativas sejam alinhadas e suas necessidades sejam atendidas ao longo do ciclo de vida do projeto.
A seguir, estão algumas das principais ferramentas de gestão ideais para gerenciar stakeholders:
Matriz de análise de stakeholders
A matriz de análise de stakeholders permite mapear os stakeholders de acordo com seu nível de interesse e poder de influência.
Essa matriz geralmente é dividida em quadrantes que ajudam a priorizar o engajamento: stakeholders com alto poder e alto interesse demandam maior atenção e comunicação, enquanto aqueles com menor poder e interesse podem ser monitorados com menos frequência.
Registro de stakeholders
O registro de stakeholders é uma ferramenta que ajuda a manter um banco de dados atualizado com informações detalhadas sobre cada stakeholder, incluindo seus interesses, expectativas, influência, e o plano de comunicação definido para eles.
Essas informações podem ser geridas através de planilhas ou softwares específicos de gestão de projetos, garantindo que todos os membros da equipe tenham acesso às informações necessárias.
Planos de comunicação
Os planos de comunicação são ferramentas de gestão que especificam como, quando e com que frequência os stakeholders serão informados sobre o progresso do projeto.
Eles detalham os canais de comunicação a serem utilizados (e-mails, reuniões, relatórios etc.), as mensagens-chave a serem transmitidas e os responsáveis por cada interação.
Software de gestão de projetos
Softwares de gestão de projetos como Microsoft Project, Asana, Trello e Monday oferecem funcionalidades robustas para a gestão de stakeholders.
Esses softwares permitem a criação de tarefas, a atribuição de responsabilidades, o acompanhamento de prazos e a comunicação centralizada com os stakeholders.
Matriz de poder-interesse
A matriz de poder-interesse é uma ferramenta complementar à matriz de análise de stakeholders, mas com foco específico em entender as dinâmicas de poder e interesse entre as partes interessadas.
Esta matriz ajuda a desenvolver estratégias de engajamento personalizadas, baseadas no nível de influência que um stakeholder pode ter sobre o projeto e no quanto ele se importa com o resultado.
Mapeamento de stakeholders com análise SWOT
O mapeamento de stakeholders combinado com uma análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) oferece uma visão aprofundada das oportunidades e riscos associados a cada stakeholder.
Esta ferramenta de gestão permite identificar quais stakeholders podem trazer benefícios significativos ao projeto e quais podem representar desafios, ajudando na elaboração de estratégias proativas para maximizar oportunidades e mitigar ameaças.
Dashboard de indicadores
Um dashboard de indicadores é uma ferramenta de gestão visual que apresenta de forma clara e objetiva os principais indicadores de desempenho relacionados ao engajamento dos stakeholders.
O uso de dashboards facilita a gestão de indicadores, permitindo que os gestores acompanhem em tempo real o andamento do relacionamento com as partes interessadas e façam ajustes rápidos quando necessário.
ERP (Enterprise Resource Planning)
O ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta poderosa para gerenciar stakeholders ao integrar e automatizar os processos de negócios de uma empresa.
Com um solução ERP como o da Sankhya, por exemplo, é possível centralizar dados e informações necessárias sobre as atividades de diferentes áreas, facilitando a gestão de Stakeholders ao fornecer uma visão completa e em tempo real dos processos e interações.
Entre os benefícios do ERP para a gestão de stakeholders estão:
- Centralização de informações;
- Transparência e acompanhamento;
- Comunicação eficiente;
- Gestão de indicadores de desempenho;
- Previsão e planejamento, entre outros.
Conclusão
A gestão eficaz de stakeholders exige o uso de diversas ferramentas de gestão que ajudem a identificar, analisar, comunicar e monitorar as partes interessadas de forma eficiente. Desde matrizes e registros detalhados até softwares de gestão de projetos, dashboards de indicadores e ERPs.
Essas ferramentas são essenciais para garantir que os stakeholders estejam alinhados com os objetivos do projeto e que suas necessidades sejam atendidas ao longo de todo o processo.
Uma gestão de stakeholders bem estruturada, apoiada pelas ferramentas certas, pode ser o diferencial que leva um projeto ao sucesso.
Portanto, entre em contato com nosso time de especialistas e descubra como o ERP Sankhya pode te ajudar na gestão de stakeholders.
