A gestão de despesas corporativas é um aspecto fundamental para o crescimento e a sustentabilidade de qualquer empresa. Em um mundo empresarial cada vez mais competitivo, onde cada centavo conta, a capacidade de controlar e gerenciar eficientemente as despesas se torna uma vantagem estratégica crucial.

Mas o que exatamente é gestão de despesas? Em essência, trata-se do processo de monitoramento, controle e otimização de todos os gastos incorridos por uma empresa em suas operações diárias. Desde os custos associados a viagens até a compra de materiais para o escritório, todas as saídas de recursos devem ser cuidadosamente registradas e gerenciadas.

Afinal, o controle das despesas pode ter um impacto direto nos resultados financeiros de uma empresa. Ao implementar práticas sólidas de gestão, as organizações podem identificar áreas de desperdício, reduzir custos desnecessários e direcionar o dinheiro para onde é mais necessário.

Portanto, neste artigo, vamos explorar mais a fundo o conceito e a importância de implementar esse processo na sua empresa. Boa leitura! 

O que é gestão de despesas?

A gestão de despesas corporativas envolve o controle e a otimização dos gastos realizados por uma empresa em diversas áreas, como viagens de negócios, compras de suprimentos, despesas com funcionários, entre outros. A finalidade é garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de maneira eficiente e alinhados com os objetivos estratégicos da organização. 

Uma boa gestão de despesas não ajuda apenas a controlar os custos, mas também pode melhorar a eficiência operacional, aumentar a transparência financeira e garantir o cumprimento das políticas e regulamentos internos e externos.

Qual a diferença entre custos e despesas corporativas?

As diferenças entre custos e despesas são sutis, mas importantes para a contabilidade e gestão financeira da empresa. Os custos estão diretamente ligados à produção de bens ou serviços, sendo gastos necessários para fabricar ou adquirir produtos a serem vendidos. 

Por outro lado, as despesas estão associadas à operação geral da empresa, não diretamente ligadas à produção, mas necessárias para manter o negócio funcionando. 

Por exemplo, uma empresa que vende hambúrguer. Os ingredientes usados na fabricação, como o pão, carne, queijo, bacon, ovos, alface e tomate, são custos corporativos, por serem diretamente necessários na produção do hambúrguer vendido. 

Por outro lado, os gastos com aluguel da loja, marketing, contas de luz, água e salários dos funcionários são despesas corporativas. Afinal, eles são necessários para o funcionamento, mas não têm relação direta com a produção do hambúrguer.

Ainda assim, ambos conceitos são importantes na gestão financeira da empresa, devendo ser monitorados.

Como é feita a classificação dos gastos de uma empresa?

A classificação de despesas é o processo de categorizar os gastos da empresa de acordo com diferentes critérios, como natureza, função, variabilidade ou período de incidência. Essa classificação ajuda as empresas a entender melhor seus gastos, identificar áreas de oportunidade para redução de custos, tomar decisões financeiras mais informadas e elaborar orçamentos mais precisos.

Conheça alguns critérios comuns para classificar as despesas:

  • Despesas fixas;
  • Despesas variáveis;
  • Despesas operacionais;
  • Despesas não operacionais.

Despesas fixas

Despesas fixas são aqueles gastos que uma empresa inevitavelmente enfrenta, sendo previsíveis, embora possam variar em valor ao longo do tempo.

Por exemplo, o pagamento mensal do aluguel do espaço físico onde a empresa opera é um desses custos. Independentemente de eventuais ajustes nos valores, esse pagamento é recorrente.

Despesas variáveis

Já as despesas variáveis são mais imprevisíveis, representando gastos que podem ou não ocorrer. Um exemplo seria o pagamento de comissões a funcionários que obtiveram um desempenho melhor em vendas em um mês específico. Enquanto em um período alguns colaboradores podem se destacar, no próximo mês as vendas podem não alcançar o mesmo patamar.

Além disso, os custos associados à produção também se enquadram como despesas variáveis. Se a empresa decidir aumentar sua produção em um determinado mês, seja devido a sazonalidades ou outras razões, os custos, incluindo impostos, aumentarão proporcionalmente. 

Contudo, esses valores só serão conhecidos após a decisão de aumento da produção.

Despesas operacionais

Despesas operacionais são aquelas fundamentais para a continuidade das operações comerciais e não podem ser facilmente eliminadas. Isso engloba investimentos em publicidade, marketing e a remuneração dos colaboradores.

Despesas não operacionais

Por outro lado, as despesas corporativas não operacionais não guardam relação direta com a atividade central ou o funcionamento diário da empresa. Um exemplo seria os honorários advocatícios pagos para representação em processos judiciais, que não estão diretamente ligados às operações do negócio.

Essas são apenas algumas das maneiras pelas quais as despesas podem ser classificadas. É importante que uma empresa escolha uma estrutura de classificação que seja relevante e útil para sua gestão financeira e tomada de decisões.

Quais são as despesas corporativas reembolsáveis?

As despesas corporativas reembolsáveis são aquelas gastos incorridos pelos funcionários em nome da empresa, mas que são elegíveis para reembolso por parte da organização. Essas despesas geralmente são relacionadas a viagens de negócios, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local.

Essas despesas são reembolsadas mediante apresentação de comprovantes ou documentos que mostrem sua legitimidade e conformidade com as políticas da empresa. O objetivo do reembolso é garantir que os colaboradores não tenham custos pessoais ao desempenharem suas funções profissionais.

Despesas não reembolsáveis

Já as despesas não reembolsáveis são aquelas gastos que não são elegíveis para serem pagos pela empresa. Geralmente, essas despesas são consideradas de natureza pessoal ou não relacionadas às atividades comerciais da empresa. 

Alguns exemplos comuns incluem:

  • Compras de itens de consumo pessoal, lazer, entretenimento ou despesas familiares;
  • Pagamentos de multas de trânsito, taxas de estacionamento por infrações, ou outras penalidades não relacionadas às operações comerciais da empresa;
  • Gastos realizados sem autorização prévia da empresa ou que não estão de acordo com as políticas internas de despesas.

Em resumo, as despesas não reembolsáveis são aquelas que a empresa não está disposta a cobrir como parte de suas operações comerciais ou que não são consideradas essenciais para o desempenho das atividades dos funcionários.

Desafios comuns na gestão financeira

Muitas empresas enfrentam desafios ao lidar com esse aspecto crucial de suas operações financeiras. Na hora de gerir os gastos, alguns problemas são mais comuns de acontecerem na gestão, veja algumas estratégias para ajudar a superá-los.

Falta de visibilidade e controle

Um dos principais desafios é a falta de visibilidade e controle sobre as despesas, principalmente, quando a gestão é realizada de forma manual. Isso pode resultar em gastos excessivos, fraudes e dificuldades na tomada de decisões financeiras informadas. 

Para amenizar esses riscos, a saída é implementar um sistema de gestão de despesas, pois eles permitem que as empresas monitorem e rastreiem os gastos em tempo real, além de automatizar o processo de aprovação de despesas.

Processos manuais 

Muitas empresas ainda dependem de processos manuais, burocráticos e demorados para gerenciar suas despesas, o que pode levar a atrasos no reembolso, erros e ineficiências operacionais.

Novamente, investir em tecnologia para automatizar a operação ajuda a reduzir a carga de trabalho e acelera o ciclo de reembolso. Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também melhora a experiência do funcionário, proporcionando um processo mais rápido e transparente.

Cumprimento das políticas de despesas

Outro desafio comum é garantir o cumprimento das políticas de despesas estabelecidas pela empresa. Os funcionários podem violar as regras, resultando em despesas não autorizadas ou não conformes, por exemplo. 

Uma forma de resolver esse problema é promovendo treinamentos dos colaboradores sobre para garantir o cumprimento das políticas. Além disso, a automação pode desempenhar um papel importante ao aplicar regras e restrições automaticamente durante o processo de submissão de despesas.

Principais processos na gestão de despesas

A gestão de despesas envolve uma série de processos essenciais para controlar e otimizar os gastos da empresa. Normalmente, essas atividades são rotineiras no departamento financeiro, incluindo:

  • Planejamento orçamentário: Definição de metas e alocação de recursos financeiros para diferentes áreas da empresa, incluindo despesas operacionais, investimentos e contingências;
  • Autorização de despesas: Estabelecimento de procedimentos para autorizar despesas, incluindo a definição de limites de gastos, aprovações hierárquicas e políticas de reembolso;
  • Registro e contabilização: Registro de todas as despesas incorridas pela empresa, seja por meio de sistemas ou manualmente;
  • Controle de gastos: Monitoramento regular das despesas em relação ao planejamento orçamentário, identificando desvios e tomando medidas corretivas quando necessário para evitar gastos excessivos ou não autorizados;
  • Reembolsos e pagamentos: Processamento de reembolsos de despesas para os colaboradores ​​e pagamentos de fornecedores, garantindo conformidade com políticas internas e prazos estabelecidos;
  • Análise e relatórios: Análise periódica dos dados de despesas para identificar tendências, padrões de gastos e oportunidades de economia. Elaboração de relatórios gerenciais para fornecer informações relevantes aos tomadores de decisão;
  • Auditoria e compliance: Realização de auditorias internas para garantir a conformidade com políticas de despesas, leis e regulamentos aplicáveis, além de identificar possíveis fraudes ou irregularidades.

Esses processos trabalham em conjunto para garantir que os recursos financeiros da empresa sejam utilizados de forma eficiente e em conformidade com os objetivos estratégicos.

Por que adotar um sistema para gestão de despesas?

Além dos processos tradicionais, a tecnologia desempenha um papel importante na modernização e eficiência da gestão de despesas no setor financeiro. A adoção de softwares proporciona uma série de benefícios, incluindo automação de tarefas, análise de dados em tempo real e maior conformidade com as políticas da empresa.

Outro ponto positivo não é apenas aumentar a eficiência e a transparência, mas também capacitar as empresas para tomar decisões financeiras mais inteligentes e estratégicas. Integrar soluções tecnológicas adequadas pode ser um diferencial competitivo significativo para as organizações que buscam maximizar seus recursos e alcançar seus objetivos.

Um exemplo de sistema para gestão de despesas é o Espresso, uma plataforma parceira da Sankhya. Com o Espresso, seus colaboradores podem facilmente enviar recibos de despesas através do celular, eliminando a necessidade de guardar notinhas e agilizando o processo de prestação de contas.

A plataforma oferece recursos avançados, como o uso de inteligência artificial para detecção de fraudes, e reduz em até 80% o tempo gasto para controlar as despesas, eliminando tarefas manuais e toda a burocracia do processo. Além das funcionalidades como fluxo de aprovações, classificação de despesas, controle de quilometragem, cartão corporativo e muito mais.

O Espresso fornece um sistema completo para realizar toda a sua gestão de adiantamentos, reembolsos e prestação de contas. Além disso, integra-se com o ERP Sankhya, automatizando de ponta a ponta a gestão financeira na sua empresa.