Hoje, quero conversar com você a respeito de um assunto muito relevante e cada vez mais discutido. De um lado, temos a gestão de dados e, do outro, a gestão de documentos. Quais são os pontos de contato e quais são as diferenças entre esses dois conceitos?

Conceitos de gestão de dados e gestão de documentos

A gestão de dados, como sempre falamos sobre esse assunto aqui, diz respeito ao fato de que um volume cada vez maior de dados é gerado na internet e o sistema precisa dar conta de tudo. 

Muitos detalhes estão envolvidos nessa gestão e é preciso fazer ciência de dados, promover uma série de prospecções de negócio e usar inteligência artificial. Aplicar a gestão de dados na sua empresa proporciona benefícios como:

  • Otimização de processos;
  • Melhor direcionamento de dados e informações;
  • Auxílio nas estratégias e nas tomadas de decisões;
  • Redução de burocracias em atividades feitas manualmente;
  • Aumento da produtividade;
  • Melhora da qualidade dos dados;
  • Alinhamento dos setores da empresa;
  • Transparência nas operações;
  • Diminuição de erros.

A gestão de documentos é um pouco diferente no sentido de que muitas vezes os documentos contêm dados que certamente fazem parte da análise, mas possuem um formato que pode ser de natureza legal.

Possui a característica de eventualmente precisar deixar de ser digital para se tornar material, papel ou de fato um documento que possa ser aprovado pela justiça e pelos órgãos fiscalizadores. Mas a digitalização de documentos traz muitas vantagens para a organização, como:

Como funciona a gestão de documentos nas empresas?

A gestão de documentos costuma ser onerosa para as empresas. Muitas vezes, é preciso ir atrás de uma pasta que contém um contrato porque o advogado, o juiz ou quem seja a pessoa responsável requer a cópia assinada pelo cliente.

Em outras situações, também é preciso buscar um material porque, por exemplo, o fiscal da Vigilância Sanitária só aceita o laudo carimbado pelo responsável químico, o engenheiro responsável ou pelo responsável fitossanitário da operação.

Nesse sentido, a gestão de documentos por um lado diz respeito a digitalizar o máximo de laudos possíveis, mas, por outro, é importante manter uma relação com tudo aquilo que pode vir a ser necessário ser impresso ou apresentado juridicamente como prova e como rastreabilidade de uma operação.

Vamos imaginar, por exemplo, uma situação em que um laudo de qualidade deve ser assinado por um farmacêutico, um engenheiro, um especialista, um fiscal ou uma empresa e, por motivos de exigência da legislação, esse documento precisa estar disponível fisicamente. É oneroso para as empresas manterem esse tipo de arquivo. Por isso, um ERP é essencial.

Por que o ERP é importante para a gestão de documentos?

No dia a dia, a empresa precisa apenas das informações e o papel acaba gerando um grande volume que não será útil, além de ocupar espaço físico da empresa. No processo de gerenciamento, são muitos os documentos que precisam ser arquivados, como:

  • Contratos e acordos empresariais;
  • Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
  • Relatórios contábeis e gerenciais;
  • Orçamentos e previsões orçamentárias;
  • Registros de cadastro dos clientes;
  • Contas;
  • Guias de recolhimento de impostos;
  • Planos e projetos;
  • Cópias de documentos trabalhistas dos funcionários;
  • Documentos virtuais.

Se um especialista ou um fiscal pedir ou se for preciso rastrear, é necessário que o documento esteja digitalizado no ERP. Esse conteúdo deve estar disponível no ambiente digital para que todas as pesquisas sejam feitas. 

E, então, só para quando for necessário fazer uma impressão, é possível buscar o documento original que foi assinado e carimbado, validado ou reconhecido em cartório. Só nas últimas consequências é que se utiliza o papel que está guardado.

Essa característica da gestão de conteúdo tem muito a ver com a interconexão entre os documentos. Às vezes, quando você precisa de um contrato, um laudo, uma planilha de investimentos ou um dado qualquer, não será apenas um e sim vários, que estão guardados em lugares distintos e dizem respeito a processos variados.

Quando você vai buscar, por exemplo, informação sobre uma manutenção preventiva, isso diz respeito a um determinado contrato, cliente, data e também a uma determinada circunstância. Tudo isso precisa ter uma ligação, que, na gestão de documentos e gestão de conteúdo, se encontra usando tag ou etiqueta.

Como a gestão de dados e documentos funciona no ERP?

Quando você guarda determinado conteúdo, é preciso que o software faça a conexão dele com os vários outros documentos, que também fazem parte daquele documento. É necessário ter uma estrutura de taxonomia para classificar todos eles. Assim, ao usar o software de gestão de conteúdo, que é chamado de ECM (Enterprise Content Management) e procurar por laudos do produto X no contrato Y, o software fornece tudo.

O sistema traz uma grande quantidade de conteúdos, sendo necessário filtrar. Os documentos podem ter versionamento, restrição de visualização, datas de validade e o próprio sistema gerencia todas essas características. 

Se você precisa de um laudo que deve ser feito anualmente, ele vai te avisar com a antecedência que esteja parametrizada em 30, 40 ou 50 dias e indicar o momento de realizar esse laudo e de refazer essa atividade.

Todos os dados e informações de que você precisa estão de forma totalmente digital no software. Documentos e dados são digitalizados e estruturados de modo que você possa fazer a gestão do conteúdo da maneira como a legislação exige ou da maneira como o compliance da empresa exige.

É por esse aspecto que o ECM, a gestão de conteúdo ou a GED (Gestão Eletrônica de Documentos) são diferentes da gestão de dados. Os dados servem como volume, análise e abrangência, enquanto a gestão de conteúdos deve te levar para um documento ou processo específico. Existem pontos de contato e pontos de distinção.

Através de uma boa gestão de dados e gestão de documentos, o seu negócio consegue ser mais produtivo, melhorar a relação com clientes e fornecedores, planejar com mais eficácia as estratégias, além de evitar multas e autuações do governo.

Aproveite para assistir ao vídeo do meu canal que gravei sobre o assunto:

Esse é um assunto grande e relevante. Se você tiver alguma observação a fazer, seja concordando, discordando ou fazendo um acréscimo, deixe seu comentário e vamos trocar ideias.